Übersicht über PflegeDigital
Verschaffen Sie sich einen ersten Überblick über PflegeDigital, sein User Interface und die Funktionen
PflegeDigital ist eine umfassende Software für ambulante Pflegedienste. Die Software ist als ‚Software as a Service / Software als Dienstleistung‘ (SaaS) konzipiert und kann Ihnen somit mit dem größtmöglichem Komfort zur Verfügung gestellt werden. Der Zugang erfolgt über Standard-Mobiltelefone und Standard Webbrowser auf Desktop PCs / Laptops. Es sind keine separaten lokalen Installationen notwendig; der komplette Betrieb der Software in der Cloud wird durch uns sichergestellt.
Systemanforderungen sind:
Es ist eine entscheidende Eigenschaft von SaaS Produkten, dass diese regelmäßig verbessert und im Funktionsumfang erweitert werden. Diese Weiterentwicklungen erfolgen in aller Regel auf Wunsch mehrerer Kunden. So wollen wir sicherstellen, dass unsere Produkte möglichst gut Ihren Anforderungen entsprechen und sie diese wertbringend einsetzen können. Sie werden per E-Mail über die jeweils neuen Funktionen informiert. Sollten Sie neue Produktanforderungen oder Verbesserungsvorschläge haben, so sprechen Sie uns einfach an. Ihr Feedback ist sehr wertvoll für uns.
Die Mobile Apps können im Google Play Store oder Apple App Store heruntergeladen werden. Die entsprechenden Links finden Sie auf unserer Webseite https://pflegedigital.net oder sie finden die Apps unter dem Suchbegriff PflegeDigital. Die Apps sind jeweils nur in den Stores in Deutschland, Österreich und der Schweiz erreichbar. Sollte Ihr Mobilgerät auf einen anderen Store eingestellt sein, so müssen Sie Ihren Store Account entsprechend ändern.
Entscheidend für das Funktionieren der Mobile Apps ist die übereinstimmende Version zwischen der Web-App und den Mobile Apps. Die Versionen werden beim Login abgeglichen und bei Abweichungen der Nutzer zur Aktualisierung der App aufgefordert.
Die Web-App erreichen Sie über unsere Webseite https://pflegedigital.net unter Login, oder direkt unter https://app.pflegedigital.net.
Die PflegeDigital Software umfasst folgende Rollen mit den zugehörigen Daten:
Produkte sind der Startpunkt der operativen Betreuungsprozesse. Über die Produktdefinition steuern Sie grundlegende Funktionen, wie die zu verplanende Dauer der Leistung, die Art der Abrechnung und die zugehörige Dokumentation. PflegeDigital beinhaltet bei der ersten Anmeldung bereits ein kleines Produktsortiment, welches speziell auf Betreuungsdienste zugeschnitten ist. Somit können sie sofort loslegen und sehen praktisch, wie unterschiedliche Produkte angelegt werden können. Produktmerkmale sind im Einzelnen:
Die Betreuungsplanung setzt sich aus wiederkehrenden Besuchen und Leistungen zusammen. Sie reflektiert die längerfristigen Vereinbarungen mit den Patienten / Kunden und stellt somit die längerfristig geplante Arbeit des Dienstes dar. Die Betreuungsplanung wird in PflegeDigital durch die Leitung des Dienstes festgelegt. Wichtige Funktionen im Rahmen der Betreuungsplanung sind:
Aber wann geht es in der Betreuung schon nach Plan? Die Besuchsplanung die tatsächliche Planung für einen gegebenen Tag. Die Besuchsplanung ändert sich also abhängig von täglichen Ereignissen, beispielsweise der Abwesenheit von Kunden oder der Abwesenheit von Mitarbeitern. Die Besuchsplanung kann auch von Alltagsbetreuern selbständig geändert oder ergänzt werden. Wichtige Funktionen im Rahmen der Besuchsplanung sind:
Die Besuchsdurchführung umfasst die komplette Unterstützung der Alltagsbetreuer bei der Arbeit beim Patienten. Die Besuchsdurchführung findet komplett auf den Mobilgeräten statt und umfasst die Information zu den geplanten Leistungen, die Erfassung des Besuchsbeginns und des Besuchsende, sowie die Dokumentation der Leistungen. Wichtige Funktionen der Besuchsdurchführung sind:
In PflegeDigital ist ein eigener Messenger Dienst integriert. Diese Integration erlaubt ein hohes Maß an Datensicherheit. So werden in Gegensatz zu vielen kommerziellen Messenger Diensten keine Metadaten gespeichert, die nicht zwingend für die Verteilung der Nachrichten nötig sind, es werden keine Metadaten ausgewertet und selbstverständlich keine Metadaten an Dritte, beispielsweise zu Werbezwecken, weitergegeben. Der Inhalt der Nachrichten in nur für den jeweiligen Absender und die jeweiligen Empfänger einsehbar. Darüber hinaus beinhaltet der Messender Dienst eine Reihe von Sicherheitsmechanismen, die das versehentliche Versenden von privaten Daten an falsche Empfänger verhindern. Beispielsweise können Nachrichten aus der Besuchsdokumentation nur entweder an Alltagsbetreuuer gesendet werden, die auch dem Patienten / Kunden zugeordnet sind oder an Gruppen, in denen der jeweilige Kunde Mitglied ist. Selbstverständlich können auch Kunden und deren Angehörige / Bezugspersonen den Dienst nutzen und so mit Ihnen auch ohne zu Telefonieren und außerhalb der Bürozeiten in Kontakt treten. Wichtige Funktionen des Nachrichtendienstes sind:
Die Rechnungslegung ist speziell auf die Anforderungen von Betreuungsdiensten ausgelegt, insbesondere auf die Abrechnung von Leistungen nach den Paragraphen §39, §45a und §45b des SGB XI. Die Ermittlung der Kostenträger und ggfs. der Papierannahmestellen erfolgt automatisch basierend auf der IK Nummer der Krankenkassenkarte, so dass die Datenpflege durch Ihren Dienst minimiert ist. (Anmerkung: leider sind wir bei der Ermittlung der Kostenträger und Papierannahmestellen auf die Qualität der regelmäßig vom GKV Spitzenverband veröffentlichten Daten angewiesen. Sollte es also einmal dazu kommen, dass eine Rechnung falsch erstellt wird, so sprechen Sie uns gerne hierzu an. Wir klären die Korrektur der Daten und erfassen die korrigierten Daten in unserer Datenbank. Somit profitieren all unsere Kunden gleichermaßen von der sich stetig verbessernden Datenqualität.). Die wichtigsten Funktionen der Rechnungslegung sind:
Die Arbeitszeiterfassung in PflegeDigital erlaubt die schnelle und unkomplizierte Erfassung von Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende. Die Daten werden in Berichten zur monatlichen Übersicht der Arbeitszeit, detaillierten Stundenzetteln sowie einer Besuchsübersicht ausgewertet und können in EXCEL exportiert werden. Von dort können sie beispielsweise in der Lohnbuchhaltung weiterverarbeitet werden. Die wichtigsten Funktionen der Arbeitszeiterfassung sind:
Die Benutzeroberfläche und Benutzerführung von Pflegedigital ist weitestgehend an die von gängigen, modernen Softwareprodukten für Privatnutzer angelehnt. Damit erreichen wir ein schnelles Zurechtfinden von neuen Nutzern in PflegeDigital, eine steile Lernkurve und eine hohe Akzeptanz bei der Einführung von PflegeDigital.
Die Oberfläche der Web-App ist für alle Benutzerrollen grundsätzlich gleich aufgebaut, die zur Verfügung stehenden Funktionen hängen jedoch von der jeweiligen Benutzerrolle ab. Das folgende Bild zeigt den Aufbau der Web-App:

Wie auch die Oberfläche der Web-App sind auch die Benutzeroberflächen der Mobile Apps von gängigen, modernen Apps aus dem Konsumentenbereich inspiriert und erleichtern so den Einstieg.
Die Mobile Apps haben zwei Ansichten:
Die beiden Ansichten der Mobile Apps:
Android:

Ansicht ‚Ausgecheckt‘

Ansicht ‚Eingecheckt‘
iOS:

Ansicht ‚Ausgecheckt‘

Ansicht ‚Eingecheckt‘
Die Funktionen der Mobile Apps sind:
Um ein intuitives Benutzen von PflegeDigital zu erlauben haben wir uns auf eine Reihe von Farbcodes festgelegt, die durchgängig in der Web-App und den Mobile Apps genutzt werden.
Bei Nachrichten werden:
Bei Besuchen werden:
PflegeDigital bietet eine Reihe von Exportschnittstellen für Arbeitszeitberichte und Besuchslisten in EXCEL, sowie den Export des Buchungsstapels der Rechnungen im DATEV-Format.
Funktionen von PflegeDigital
Beschreibungen der detaillierten Funktionsweise von PflegeDigital
Grundfunktionen
Das Erstellen des Passworts zur Erstanmeldung und das Zurücksetzen des Passworts geschieht in gleicher Weise. Diese Vorgänge sind sowohl in der Web-App, als auch auf den Mobilgeräten möglich und werden in der Folge Schritt für Schritt beschrieben.
Falls Sie das Passwort über den Link in der Einladungsemail festlegen, beginnen Sie direkt in Schritt 3. Der Einstieg über die App oder den Link der Web-Adresse ist jedoch gleichwertig.


Schritt 1:
Im Anmeldebildschrim, klicken Sie auf ‚Passwort vergessen‘.
WICHTIG: Beim zurücksetzen des Passwortes über die Mobile Apps müssen die AGBs über die Checkbox akzeptiert werden.


Schritt 2:
Geben Sie nun Ihre e-Mail Adresse an, mit der sie sich bei PflegeDigital identifizieren und fordern sie das Einmalpasswort an. Dieses erhalten Sie innerhalb weniger Sekunden per e-Mail.


Schritt 3:
Identifizieren Sie sich mit dem Einmalpasswort.


Schritt 4:
In der Web-App kommen Sie nun auf eine Seite, auf der Sie das neue Passwort festlegen können.
In der Mobile-App wird das Eingabefeld für das Einmalpasswort und der ‚Verifizieren‘ Button deaktiviert und die Eingabefelder für das neue Passwort aktiviert.
Um Tippfehler zu vermeiden muss das neue Passwort zwei mal eingeben werden und die Passwörter müssen übereinstimmen.
Nun gelangen Sie zum Anfangsbildschirm und Sie können sich mit dem neuen Passwort einloggen.
Der Log-in und Log-out erfolgt sowohl in der Web-App als auch in den Mobile Apps auf gleiche Art und Weise. Zum Log-in benötigen Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort. Aus Sicherheitsgründen erfolgt der Log-in immer mit Hilfe einer Zwei-Faktor-Authentifizierung. Nach Eingabe von E-Mail und Passwort, klicken Sie auf ‚Login‘ und Sie erreichen den Bildschirm zur Eingabe des Einmalpasswortes. Dieses erhalten Sie innerhalb von wenigen Sekunden in einer E-Mail. Geben dies nun ein und schließen den Log-in ab.
Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben können Sie das Passwort unter ‚Passwort vergessen‘ zurücksetzen. Hierzu wird ihnen wieder ein Einmalpasswort per E-Mail zugesandt, mit dem Sie Ihre Identität bestätigen und dann das Passwort neu festlegen können. Sie finden mehr unter dem Punkt ‚Erste Anmeldung & Passwort zurücksetzen – Schritt für Schritt‘.
WICHTIG: Die Sicherheit Ihrer Daten und der Daten Ihrer Kunden ist sehr wichtig. Stellen Sie daher sicher, dass Sie niemals Ihr Passwort oder Mobiltelefon mit anderen teilen, dass Ihr Mobilgerät und Computer nicht Fremden zugänglich ist und dass Ihr E-Mail-Konto nur für Sie einsehbar ist.

Zum Log-out gehen Sie einfach auf das entsprechende Menü und klicken auf Log-out / Abmelden.
Die Mobile-Apps und die Web-App bleiben für fünf Stunden nach der letzten Eingabe geöffnet und zugänglich. Nach fünf Stunden ohne Interaktion erfolgt aus Sicherheitsgründen ein automatischer Log-out. Ebenso ist in der Web-App aus Sicherheitsgründen ein neuer Log-in erforderlich, wenn das Browserfenster geschlossen wird oder die Seite neu geladen wird.
Über die Schaltfläche ‚Nachricht‘ in der Mobile App, bzw. den Menüpunkt ‚Nachrichten‘ in der Web App gelangen Sie in den internen Nachrichtendienst. Hier können die Nachrichten gelesen und beantwortet werden.


Die Nutzung des Nachrichtendienstes ist an Dienste angelehnt, die aus dem Konsumentenbereich bekannt sind, was die Bedienung intuitiv und schnell erlernbar macht. In der Nachrichtenübersicht erscheinen die Nachrichten in chronologischer Reihenfolge absteigend. Konversationen, die ungelesene Nachrichten enthalten sind fett dargestellt. Durch Tippen gelangen Sie in die entsprechende Konversation.
Über das Sprechblasensymbol am unteren, rechten Bildschirmrand der Mobile App können Sie eine neue Konversation beginnen oder eine neue Gruppe erstellen. Das selbe erreichen Sie in der Web-App über die Schaltflächen ‚Neue Nachricht‘ und ‚Neue Gruppe‘.

Zur besseren Übersichtlichkeit können Sie in der Mobile App über die Suchfunktion eine Person suchen oder über den Filter die Darstellung einschränken.


Auswahl der Kontakte für eine neue Konversation

Auswahl der Kontakte für eine neue Gruppe sowie eingabe des Gruppennamen
WICHTIG: Gruppennamen dürfen nur Buchstaben Zahlen enthalten, keine Sonderzeichen oder Leerzeichen. Es ist nicht möglich neue Gruppen mit Sonder- oder Leerzeichen anzulegen.
Das Hinzufügen und Entfernen mit Mitgliedern von Gruppen kann nur durch den Ersteller der Gruppe in der Web-App über die Gruppeneinstellungen erfolgen. Für die anderen Mitglieder der Gruppe erscheint der Ersteller an erster Stelle, so dass Sie ihn identifizieren und kontaktieren können, falls eine Gruppe geändert werden soll.
WICHTIG: Auf der Mobile App können Gruppen erstellt werden, jedoch nicht geändert werden.
Über den Menüpunkt ‚Berichte‘ kommen Sie in das Reporting-Modul von PflegeDigital. Der Umfang der Berichte wird ständig erweitert. Für die Berichte kann jeweils der Berichtszeitraum ausgewählt werden und der Bericht im EXCEL Format zur Weiterverarbeitung exportiert werden. Derzeit stehen folgende Berichte zur Verfügung:
Stammdaten
Unter ‚Einstellungen‘ finden können Sie die Einstellungen der Daten für Ihr Unternehmen einsehen und ändern:
Logo
Hier können Sie das Logo Ihres Unternehmens hochladen. Dieses Logo erscheint auf Ihren Rechnungen
WICHTIG: Damit das Logo unversehrt wiedergegeben wird, muss die Größe 140 x 70 Pixel sein
Persönliche Details:
Hierbei handelt es sich um die persönlichen Daten des ersten Dienstleiters / der ersten Dienstleiterin, der / die angelegt wird. Diese Person hat dann die Aufgabe, weitere Benutzer anzulegen. Es kann sich hierbei um den Inhaber oder Geschäftsführer des Dienstes handeln, dies ist aber nicht zwingend der Fall.
Heimatadresse
Die ist die Anschrift des ersten Dienstleiters / der ersten Dienstleiterin, der / die angelegt wird. Diese Adresse kann sowohl hier in den Einstellungen als auch im Menüpunkt ‚Pflegedienstleitung‘ geändert werden.
Kontaktdaten
Hier werden die Kontaktdaten des ersten Dienstleiters / der ersten Dienstleiterin, der / die angelegt wird, festgelegt.
Arbeitsorganisationsdaten
Hier werden die Arbeitszeitdaten des ersten Dienstleiters / der ersten Dienstleiterin, der / die angelegt wird, festgelegt. Diese haben heute noch keine Bewandtnis im System, und sind somit auch keine Pflichtdaten. Die Daten werden für zukünftige Softwarefunktionen benötigt werden.
Firmeninformationen
Die rechtlichen Informationen zu Ihrer Firma sind erforderlich, um handelsrechtlich gültige Rechnungen zu erstellen. Die hier angegebenen Funktionen erscheinen auf Ihren Rechnungen.
Büroadresse
Die Büroadresse ist die Straßenanschrift Ihres Firmensitzes. In zukünftigen Softwareversionen ist es vorgesehen, auch Fahrten ins oder vom Büro mit geplanten Fahrzeiten zu versehen. Für diese ist die Büroadresse relevant.
Postanschrift
Die Postanschrift ist die postalische Anschrift Ihres Unternehmens. Sie kann von der Büroadresse abweichen, wenn beispielsweise Postfächer verwendet werden.
Die Postanschrift kann durch setzen der Checkbox ‚Identisch mit der Büroanschrift‘ übernommen werden. Hierbei wird im Moment des Setzens der Checkbox die Büroanschrift übernommen. Falls sich die Büroanschrift ändert, muss die Checkbox erneut aktiviert werden, um die korrigierten Daten zu übernehmen.
Rechnungsadresse
Die Rechnungsadresse kann von der Büroadresse abweichen, beispielsweise wenn Rechnungen direkt zu Buchhaltungsdienstleistern geschickt werden sollen. Diese Anschrift wird verwendet, um die PflegeDigital Rechnungen zu adressieren.
Die Rechnungsadresse kann durch setzen der Checkbox ‚Identisch mit der Büroanschrift‘ übernommen werden. Hierbei wird im Moment des Setzens der Checkbox die Büroanschrift übernommen. Falls sich die Büroanschrift ändert, muss die Checkbox erneut aktiviert werden, um die korrigierten Daten zu übernehmen.
Bankdaten
Die Bankdaten Ihres Dienstes werden benötigt, um die entsprechenden Zahlungsinformationen auf Ihren Rechnungen anzugeben.
Kontaktdaten
Die Kontaktdaten erscheinen als Kontaktmöglichkeit für Rückfragen auf Ihren Rechnungen. Hier können Sie wahlweise die Daten eines Mitarbeiters oder allgemeine Kontaktdaten angeben.
Rechnungsdaten
Die Rechnungsdaten werden zur Erstellung Ihrer Rechnungen, sowie zur Vorauswahl von Informationen zur Rechnungssteuerung benötigt:
IK Nummer: Ihre IK Nummer, wie sie auf den Rechnungen an gesetzliche Kranken- und Pflegeversicherungen erscheint.
Regional Code: Der Regionalcode entspricht dem Bundesland des Sitzes Ihres Unternehmens. Es entscheidet über die Steuerung von Rechnungen, wenn Kostenträger je nach Bundesland unterschiedliche Rechnungsempfänger oder Papierannahmestellen je nach Bundesland haben:
- Schleswig-Holstein
- Hamburg
- Niedersachsen
- Bremen
- Nordrhein-Westfalen
- Hessen
- Rheinland-Pfalz
- Baden-Württemberg
- Bayern
- Saarland
- Berlin
- Brandenburg
- Mecklenburg-Vorpommern
- Sachsen
- Sachsen-Anhalt
- Thüringen
Art des Dienstes: Die Art des Dienstes kann in manchen Fällen die Steuerung der Rechnungslegung beeinflussen. Mögliche Arten des Dienstes sind:
- frei gemeinnütziger Anbieter (Sozialstation)
- privat gewerblicher Anbieter
- öffentlicher Anbieter
- sonstiger Pflegedienst
Abrechnungsvertrag ID: Die ID des Abrechnungsvertrages ist das Tarifkennzeichen des Preisverzeichnisses des gültigen Tarifbereiches. Für ambulante Betreuungsdienste ist es nicht relevant.
Rechnungsart: Die Rechnungsart wird es in der Zukunft in der Abrechnung per DTA ermöglichen, unterschiedliche Arten der Art der Abrechnung festzulegen, beispielsweise die Abrechnung über eine Abrechnungsstelle mit- und ohne Inkassovollmacht. Zum derzeitigen Zeitpunkt ist nur die Abrechnung vom Leistungserbringer und die Zahlung an die IK des Leistungserbringers möglich.
Punktwert: Der Punktwert legt bei Leistungen, die über Punkte abgerechnet werden, den Wert eines Punktes fest.
Test Indikator: Der Testindikator legt des Teststatus für die Einführung der Abrechnung per DTA fest. Zum derzeitigen Zeitpunkt ist nur die Abrechnung par Rechnung möglich und damit ist dieses Feld noch nicht von Bedeutung.
Bilanzierungsstandard: Der Bilanzierungsstandard legt den im DATEV Export verwendeten Kontenrahmen für die Gegenkonten der Umsatzbuchungen fest. Möglich sind die Kontenrahmen SKR03 und SKR04.
Anforderung Leistungsnachweis: Hier können Sie die Standardeinstellung zur Anforderung der Leistungsnachweise in Ihrem Unternehmen festlegen. Mehr dazu unter ‚Festlegung der Einstellungen für Leistungsnachweise‘.
Rechtliche Hinweise / MwSt. / Zahlungsbedingungen: Hier kann ein Freitext festgelegt werden, der im Fußbereich der Rechnungen erscheint. Hier können beispielsweise auch Hinweise auf eine Abtretungserklärung eingefügt werden, die der Kunde anstatt einer separaten Abtretungserklärung unterschreiben kann.
Steuerdaten
Die meisten ambulanten Betreuungsdienste sind nach §4 Nr. 16 Satz 1 UStG umsatzsteuerbefreit. Somit können hier diese Umsatzsteuerbefreiung für die Rechnungen Ihres Dienstes eingestellt werden, sowie die anderen Umsatzsteuerdaten eingestellt werden.