Die PflegeDigital Software umfasst folgende Rollen mit den zugehörigen Daten:

Produkte sind der Startpunkt der operativen Betreuungsprozesse. Über die Produktdefinition steuern Sie grundlegende Funktionen, wie die zu verplanende Dauer der Leistung, die Art der Abrechnung und die zugehörige Dokumentation. PflegeDigital beinhaltet bei der ersten Anmeldung bereits ein kleines Produktsortiment, welches speziell auf Betreuungsdienste zugeschnitten ist. Somit können sie sofort loslegen und sehen praktisch, wie unterschiedliche Produkte angelegt werden können. Produktmerkmale sind im Einzelnen:

Die Betreuungsplanung setzt sich aus wiederkehrenden Besuchen und Leistungen zusammen. Sie reflektiert die längerfristigen Vereinbarungen mit den Patienten / Kunden und stellt somit die längerfristig geplante Arbeit des Dienstes dar. Die Betreuungsplanung wird in PflegeDigital durch die Leitung des Dienstes festgelegt. Wichtige Funktionen im Rahmen der Betreuungsplanung sind:

Aber wann geht es in der Betreuung schon nach Plan? Die Besuchsplanung die tatsächliche Planung für einen gegebenen Tag. Die Besuchsplanung ändert sich also abhängig von täglichen Ereignissen, beispielsweise der Abwesenheit von Kunden oder der Abwesenheit von Mitarbeitern. Die Besuchsplanung kann auch von Alltagsbetreuern selbständig geändert oder ergänzt werden. Wichtige Funktionen im Rahmen der Besuchsplanung sind:

Die Besuchsdurchführung umfasst die komplette Unterstützung der Alltagsbetreuer bei der Arbeit beim Patienten. Die Besuchsdurchführung findet komplett auf den Mobilgeräten statt und umfasst die Information zu den geplanten Leistungen, die Erfassung des Besuchsbeginns und des Besuchsende, sowie die Dokumentation der Leistungen. Wichtige Funktionen der Besuchsdurchführung sind:

In PflegeDigital ist ein eigener Messenger Dienst integriert. Diese Integration erlaubt ein hohes Maß an Datensicherheit. So werden in Gegensatz zu vielen kommerziellen Messenger Diensten keine Metadaten gespeichert, die nicht zwingend für die Verteilung der Nachrichten nötig sind, es werden keine Metadaten ausgewertet und selbstverständlich keine Metadaten an Dritte, beispielsweise zu Werbezwecken, weitergegeben. Der Inhalt der Nachrichten in nur für den jeweiligen Absender und die jeweiligen Empfänger einsehbar. Darüber hinaus beinhaltet der Messender Dienst eine Reihe von Sicherheitsmechanismen, die das versehentliche Versenden von privaten Daten an falsche Empfänger verhindern. Beispielsweise können Nachrichten aus der Besuchsdokumentation nur entweder an Alltagsbetreuuer gesendet werden, die auch dem Patienten / Kunden zugeordnet sind oder an Gruppen, in denen der jeweilige Kunde Mitglied ist. Selbstverständlich können auch Kunden und deren Angehörige / Bezugspersonen den Dienst nutzen und so mit Ihnen auch ohne zu Telefonieren und außerhalb der Bürozeiten in Kontakt treten. Wichtige Funktionen des Nachrichtendienstes sind:

Die Rechnungslegung ist speziell auf die Anforderungen von Betreuungsdiensten ausgelegt, insbesondere auf die Abrechnung von Leistungen nach den Paragraphen §39, §45a und §45b des SGB XI. Die Ermittlung der Kostenträger und ggfs. der Papierannahmestellen erfolgt automatisch basierend auf der IK Nummer der Krankenkassenkarte, so dass die Datenpflege durch Ihren Dienst minimiert ist. (Anmerkung: leider sind wir bei der Ermittlung der Kostenträger und Papierannahmestellen auf die Qualität der regelmäßig vom GKV Spitzenverband veröffentlichten Daten angewiesen. Sollte es also einmal dazu kommen, dass eine Rechnung falsch erstellt wird, so sprechen Sie uns gerne hierzu an. Wir klären die Korrektur der Daten und erfassen die korrigierten Daten in unserer Datenbank. Somit profitieren all unsere Kunden gleichermaßen von der sich stetig verbessernden Datenqualität.). Die wichtigsten Funktionen der Rechnungslegung sind:

Die Arbeitszeiterfassung in PflegeDigital erlaubt die schnelle und unkomplizierte Erfassung von Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende. Die Daten werden in Berichten zur monatlichen Übersicht der Arbeitszeit, detaillierten Stundenzetteln sowie einer Besuchsübersicht ausgewertet und können in EXCEL exportiert werden. Von dort können sie beispielsweise in der Lohnbuchhaltung weiterverarbeitet werden. Die wichtigsten Funktionen der Arbeitszeiterfassung sind:

Die Benutzeroberfläche und Benutzerführung von Pflegedigital ist weitestgehend an die von gängigen, modernen Softwareprodukten für Privatnutzer angelehnt. Damit erreichen wir ein schnelles Zurechtfinden von neuen Nutzern in PflegeDigital, eine steile Lernkurve und eine hohe Akzeptanz bei der Einführung von PflegeDigital.

Die Oberfläche der Web-App ist für alle Benutzerrollen grundsätzlich gleich aufgebaut, die zur Verfügung stehenden Funktionen hängen jedoch von der jeweiligen Benutzerrolle ab. Das folgende Bild zeigt den Aufbau der Web-App:

Wie auch die Oberfläche der Web-App sind auch die Benutzeroberflächen der Mobile Apps von gängigen, modernen Apps aus dem Konsumentenbereich inspiriert und erleichtern so den Einstieg.

Die Mobile Apps haben zwei Ansichten:

Die beiden Ansichten der Mobile Apps:

Android:

iOS:

Die Funktionen der Mobile Apps sind:

Um ein intuitives Benutzen von PflegeDigital zu erlauben haben wir uns auf eine Reihe von Farbcodes festgelegt, die durchgängig in der Web-App und den Mobile Apps genutzt werden.

Bei Nachrichten werden:

Bei Besuchen werden:

PflegeDigital bietet eine Reihe von Exportschnittstellen für Arbeitszeitberichte und Besuchslisten in EXCEL, sowie den Export des Buchungsstapels der Rechnungen im DATEV-Format.

Zum Log-out gehen Sie einfach auf das entsprechende Menü und klicken auf Log-out / Abmelden.

Die Mobile-Apps und die Web-App bleiben für fünf Stunden nach der letzten Eingabe geöffnet und zugänglich. Nach fünf Stunden ohne Interaktion erfolgt aus Sicherheitsgründen ein automatischer Log-out. Ebenso ist in der Web-App aus Sicherheitsgründen ein neuer Log-in erforderlich, wenn das Browserfenster geschlossen wird oder die Seite neu geladen wird.

Die Nutzung des Nachrichtendienstes ist an Dienste angelehnt, die aus dem Konsumentenbereich bekannt sind, was die Bedienung intuitiv und schnell erlernbar macht. In der Nachrichtenübersicht erscheinen die Nachrichten in chronologischer Reihenfolge absteigend. Konversationen, die ungelesene Nachrichten enthalten sind fett dargestellt. Durch Tippen gelangen Sie in die entsprechende Konversation.

Über das Sprechblasensymbol am unteren, rechten Bildschirmrand der Mobile App können Sie eine neue Konversation beginnen oder eine neue Gruppe erstellen. Das selbe erreichen Sie in der Web-App über die Schaltflächen ‚Neue Nachricht‘ und ‚Neue Gruppe‘.

WICHTIG: Gruppennamen dürfen nur Buchstaben Zahlen enthalten, keine Sonderzeichen oder Leerzeichen. Es ist nicht möglich neue Gruppen mit Sonder- oder Leerzeichen anzulegen.

Das Hinzufügen und Entfernen mit Mitgliedern von Gruppen kann nur durch den Ersteller der Gruppe in der Web-App über die Gruppeneinstellungen erfolgen. Für die anderen Mitglieder der Gruppe erscheint der Ersteller an erster Stelle, so dass Sie ihn identifizieren und kontaktieren können, falls eine Gruppe geändert werden soll.

WICHTIG: Auf der Mobile App können Gruppen erstellt werden, jedoch nicht geändert werden.

Folgende Produktmerkmale bestimmen ein Produkt:

Hierbei handelt es sich um die persönlichen Daten des ersten Dienstleiters / der ersten Dienstleiterin, der / die angelegt wird. Diese Person hat dann die Aufgabe, weitere Benutzer anzulegen. Es kann sich hierbei um den Inhaber oder Geschäftsführer des Dienstes handeln, dies ist aber nicht zwingend der Fall.

Die Heimatadresse ist die Anschrift Ihres Mitarbeiters.

Hier werden die Kontaktdaten des Mitarbeiters festgelegt.

Hier werden die Arbeitszeitdaten des Mitarbeiters festgelegt. Diese haben heute noch keine Bewandtnis im System, und sind somit auch keine Pflichtdaten. Die Daten werden für zukünftige Softwarefunktionen benötigt werden.

Sie können eine Dienstleitung einzelne Pflegekräfte zuordnen und so eine einfache Teamstruktur abbilden. Dienstleiter haben nur Zugriff auf Alltagsbetreuer und Pflegekräfte, die ihnen zugeordnet sind.

Nur Dienstleiter, die als Admin freigeschaltet sind, können Unternehmenseinstellungen ändern. So können Sie verhindern, dass Angestellte versehentlich Unternehmensdaten verändern.

WICHTIG: Die iOS and Android Mobile Apps sind speziell auf die Aufgaben der Pflegekräfte zugeschnitten und stehen auch nur diesen zur Verfügung.

Hierbei handelt es sich um die persönlichen Daten des Alltagbetreuers.

Die Heimatadresse ist die Anschrift Ihres Mitarbeiters.

Hier werden die Kontaktdaten des Mitarbeiters festgelegt.

Hier werden die Arbeitszeitdaten des Mitarbeiters festgelegt. Diese haben heute noch keine Bewandtnis im System, und sind somit auch keine Pflichtdaten. Die Daten werden für zukünftige Softwarefunktionen benötigt werden.

Mit dem Button oben rechts können Sie eine weitere Kunden anlegen. Die Daten zur Anlage sind weiter unten im Einzelnen beschrieben. Oberhalb von der Auflistung der Kunden befindet sich ein Drop-Down Menu, mit dem Sie die Anzeige auf aktive, bzw. inaktive Kunden filtern können.

Ganz rechts in der Zeile der einzelnen Kunden befinden sich sechs Schaltflächen, um die Angaben zum Kunden. 

Wenn ein Kunde deaktiviert wird, hat er keinen Zugang mehr zum System und kann auch von den Mitarbeitern nicht mehr für Besuche ausgewählt werden. Kunden können durch Zurücksetzen des Schalters reaktiviert werden.

WICHTIG: Um ein versehentliches Deaktivieren eines Kunden zu vermeiden, können Kunden nur deaktiviert werden, wenn keine weiteren Besuche geplant sind. Aktive Besuche finden Sie über die Ansicht der laufenden und geplanten Pflegepläne des Kunden.

Hierbei handelt es sich um die persönlichen Daten des Kunden.

Anforderung Leistungsnachweis: Hier können Sie die Einstellung zur Anforderung der Leistungsnachweise für diesen Kunden festlegen. Mehr dazu unter ‚Festlegung der Einstellungen für Leistungsnachweise‘.

Die Heimatadresse ist die Straßenanschrift des Kunden. Diese Adresse wird von PflegeDigital zur Berechnungen der geplanten Fahrtzeiten herangezogen und erscheint in der Routenplanung auf dem Mobilgerät des Mitarbeiters.

Die Postanschrift ist die postalische Anschrift Ihres Kunden, beispielsweise falls zentrale Briefkästen verwendet werden.

Die Postanschrift kann durch setzen der Checkbox ‚Identisch mit der Anschrift zu Hause‘ übernommen werden. Hierbei wird im Moment des Setzens der Checkbox die Heimatanschrift übernommen. Falls sich die Heimatanschrift ändert, muss die Checkbox erneut aktiviert werden, um die korrigierten Daten zu übernehmen.

Die Rechnungsadresse kann von der Heimatadresse abweichen, beispielsweise wenn Rechnungen zu Bezugspersonen geschickt werden sollen. Diese Anschrift wird verwendet, um Ihre Privat- oder Zuzahlungsrechnungen zu adressieren.

Die Rechnungsadresse kann durch setzen der Checkbox ‚Identisch mit der Anschrift zu Hause‘ übernommen werden. Hierbei wird im Moment des Setzens der Checkbox die Heimatanschrift übernommen. Falls sich die Heimatanschrift ändert, muss die Checkbox erneut aktiviert werden, um die korrigierten Daten zu übernehmen.

Die Versicherungsdaten des Patienten steuern die Rechnungslegung für den jeweiligen Kunden.

Versicherungsstatus: Die Rechnungen von gesetzlich versicherten werden an die jeweilige Kranken- und Pflegeversicherung adressiert, die Rechnungen von privat versicherten und Selbstzahlern an die Rechnungsanschrift.

ID-Versicherungsvertrag: Die ID des Versicherungsvertrages ist für die gesetzlichen Kranken- und Pflegekassen maßgeblich für die Zuordnung der Rechnungen zum Kunden. Sie kann der Versichertenkarte entnommen werden.

Die Festlegung der Daten der Kranken- und Pflegeversicherung kann auf zwei Wege erfolgen:

• Automatische Bestimmung der Kostenträger: Wir empfehlen ausdrücklich diesen Weg zur Bestimmung der Kostenträger. Die Versicherung wird durch die IK-Nummer der Krankenkassenkarte identifiziert, die zugehörige Pflegeversicherung bestimmt und die Rechnungen in Abhängigkeit der Art der Leistung (§39, §45a, §45b) an die entsprechenden Papierannahmestellen adressiert.
• Manuelle Anlage der Kostenträger: Alternativ zur automatischen Bestimmung der Kostenträger können die Daten der Kranken- und Pflegekassen auch manuell erfasst werden. Eine Austeilung der Rechnungen nach Art der Leistung auf unterschiedliche Papierannahmestellen ist hierbei jedoch nicht möglich.

Die automatische Bestimmung der Kostenträger erleichtert die Kundenanlage bei gesetzlich versicherten erheblich. Sie benötigen nur die Daten von der Krankenversicherungskarte:

Wenn Sie nun den Schalter ‚Kostenträger Bestimmung‘ auf ‚Ja‘ setzen werden die Daten der Kranken- und Pflegeversicherung automatisch bestimmt. Sollten von der Anschrift der Pflegeversicherung abweichende Papierannahmestellen definiert sein, so werden die Rechnungen automatisch an diese adressiert.

WICHTIG: Zur automatischen Bestimmung der Kostenträger nutzen wir Daten, die vom GKV-Spitzenverband zur Verfügung gestellt und regelmäßig aktualisiert werden. Diese Aktualisierung nehmen wir zentral vor. Allerdings kann es in Ausnahmefällen vorkommen, dass Daten unvollständig oder falsch sind. Sollte eine Kranken, oder Pflegeversicherung die Zahlung einer Rechnung verweigern, bitten wir Sie, sich unter admin@pflegedigital.net an uns zu wenden. Wir werden die korrekten Daten in Erfahrung bringen und unsere Datenbank entsprechend aktualisieren. Dies kommt allen Kunden zu Gute.

Unterhalb der Versicherungsdaten finden Sie das Feld ‚Kundennummer‘.Tragen Sie hier die Kundennummer des Kunden in Ihrem Buchhaltungssystem. Diese Kundennummer wird im DATEV Export für Privat- und Zuzahlungsrechnungen des Kunden verwendet.

Die Pflegedaten umfassen den Pflegestatus des Kunden, sowie weitere Informationen zum Zutritt zur Wohnung.

Allerdings gibt es durchaus Fälle, in denen Anschriften in Google nicht verfügbar sind oder nicht richtig erkannt werden. In diesen Fällen können die Anschriften dennoch gespeichert werden, allerdings führt dies zu Fehlern in der Fahrzeitenberechnung, bzw. in der Zukunft bei weiteren Funktionen, beispielsweise der automatischen Fahrzeiten und Entfernungsberechnung. Daher informiert das System im Falle einer Anschrift, die nicht geolokalisiert werden kann.

Wenn Sie in Zukunft die Funktionen, die auf der Geolokalisierung beruhen nutzen möchten, bzw. die Fahrzeiten korrekt in der Verfügbarkeitsprüfung berücksichtigen möchten, gehen Sie bitte im Falle der Fehlermeldung wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Karte durch Klicken auf den Karten Pin rechts von der Eingabe der Anschrift. 
2. Schieben Sie durch ein- und auszoomen und verschieben auf der Karte den Pin auf die geographische Position des Einsatzes. Dieser Ort wird für die Bestimmung der Fahrzeiten und der Entfernung verwendet.
3. Schließen Sie das Kartenfenster.
4. Geben Sie die Anschrift ein, die nicht erkannt werden kann. Das System behält die Position des Pins aus Punkt 2 zur Bestimmung der Fahrzeiten bei.

Ganz rechts in der Zeile der einzelnen Angehörigen befinden zich drei Schaltflächen, um die Angaben zur Bezugsperson zu bearbeiten oder die Bezugsperson zu deaktivieren.

Wenn ein Kunde deaktiviert wird, hat er keinen Zugang mehr zum System und kann auch von den Mitarbeitern nicht mehr für Besuche ausgewählt werden. Kunden können durch Zurücksetzen des Schalters reaktiviert werden.

Hierbei handelt es sich um die persönlichen Daten der Bezugsperson.

Die Heimatadresse ist die Anschrift der Bezugsperson.

Hier werden die Kontaktdaten der Bezugsperson festgelegt.

Hier werden die Beziehungen zu Ihren Kunden festgelegt. Eine Bezugsperson kann mehreren Kunden zugeordnet werden. Über diese Beziehung wird der Zugang zu den Kundendaten hergestellt und gesteuert.

Die Einstellungen für Leistungsnachweise werden sowohl auf Unternehmensebene, als auch auf Kundenebene festgelegt. Als Standard folgen alle Kunden den Einstellungen für Ihr Unternehmen, es können jedoch abweichende Einstellungen vorgenommen werden, beispielsweise wenn der Kunde die Leistungsnachweise nicht selbst sofort unterschriebt.

Auf Unternehmensebene gibt es folgende Einstellmöglichkeiten:

1. Nicht benötigt: Wählen Sie diese Option, wenn sie die Funktion nicht nutzen möchten.
2. Jeder Besuch: Wenn Sie diese Funktion wählen, wird ein Leistungsnachweis am Ende des jeden Besuches angefordert.
3. Letzter Besuch des Monats: Wenn Sie diese Funktion wählen, wird ein Leistungsnachweis nur am Ende des letzten Besuches des Monats für den gesamten Monat angefordert.

Auf Kundenebene stehen folgende Optionen zur Verfügung:

1. Firmeneinstellungen: In diesem Fall werden die Unternehmenseinstellungen angewendet.
2. Nicht benötigt: Abweichend von den Unternehmenseinstellungen wird bei diesem Kunden kein Leistungsnachweis angefordert.
3. Jeder Besuch: Abweichend von den Unternehmenseinstellungen wird ein Leistungsnachweis am Ende des jeden Besuches angefordert.
4. Letzter Besuch des Monats: Abweichend von den Unternehmenseinstellungen wird ein Leistungsnachweis nur am Ende des letzten Besuches des Monats für den gesamten Monat angefordert.

Als Standard sind einem neuen Dienstleiter alle Alltagsbetreuer zugeordnet. Diese Zuordnung kann nach Wahl herausgenommen werden.

Über Drag&Drop können Sie die Reihenfolge der zugeordneten Mitarbeiter ändern. Es ist sinnvoll, den primär dem Patienten zugeordneten Mitarbeiter an die oberste Stelle der Liste zu bewegen. Diese Reihenfolge wird an anderer Stelle der Software wiederverwendet, was die Anlage der Betreuungspläne erleichtert.

Hierbei gibt es zwei Zugangsniveaus:

1. Angehörige mit einer einfachen Beziehung zum Kunden, beispielsweise Nachbarn, freiwillige Helfer, etc. Diese haben lediglich Zugang zum Nachrichtensystem, zu den Besuchen und der Besuchsdokumentation.
2. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit Angehörigen zusätzlich Zugang zu den Rechnungsinformatrionen zu gebären, beispielsweise für Angehörige mit Vertretungsbrerechtigung.

Wichtig: Die für eine Zeitleistung herangezogene Dauer in der tatsächlichen Besuchsdurchführung ergibt sich aus der Zeitdifferenz von Check-in und Check-out Zeit. Somit ist die Zeitleistung nur mit Zuschlägen und nicht mit Einzelleistungen oder Leistungskomplexen kombinierbar; dies würde in der Gesamtbetrachtung der Besuchsabrechnung keinen Sinn ergeben.