Übersicht über PflegeDigital

Verschaffen Sie sich einen ersten Überblick über PflegeDigital, sein User Interface und die Funktionen

Softwareumgebung

PflegeDigital ist eine umfassende Software für ambulante Pflegedienste. Die Software ist als ‚Software as a Service / Software als Dienstleistung‘ (SaaS) konzipiert und kann Ihnen somit mit dem größtmöglichem Komfort zur Verfügung gestellt werden. Der Zugang erfolgt über Standard-Mobiltelefone und Standard Webbrowser auf Desktop PCs / Laptops. Es sind keine separaten lokalen Installationen notwendig; der komplette Betrieb der Software in der Cloud wird durch uns sichergestellt.

Systemanforderungen sind:

  • Web-Application: aktueller Webbrowser, z.B. Chrome oder Safari
  • Android App: Version M oder neuer
  • iOS App: iOS 13 oder neuer

Es ist eine entscheidende Eigenschaft von SaaS Produkten, dass diese regelmäßig verbessert und im Funktionsumfang erweitert werden. Diese Weiterentwicklungen erfolgen in aller Regel auf Wunsch mehrerer Kunden. So wollen wir sicherstellen, dass unsere Produkte möglichst gut Ihren Anforderungen entsprechen und sie diese wertbringend einsetzen können. Sie werden per E-Mail über die jeweils neuen Funktionen informiert. Sollten Sie neue Produktanforderungen oder Verbesserungsvorschläge haben, so sprechen Sie uns einfach an. Ihr Feedback ist sehr wertvoll für uns.

Die Mobile Apps können im Google Play Store oder Apple App Store heruntergeladen werden. Die entsprechenden Links finden Sie auf unserer Webseite https://pflegedigital.net oder sie finden die Apps unter dem Suchbegriff PflegeDigital. Die Apps sind jeweils nur in den Stores in Deutschland, Österreich und der Schweiz erreichbar. Sollte Ihr Mobilgerät auf einen anderen Store eingestellt sein, so müssen Sie Ihren Store Account entsprechend ändern.

Entscheidend für das Funktionieren der Mobile Apps ist die übereinstimmende Version zwischen der Web-App und den Mobile Apps. Die Versionen werden beim Login abgeglichen und bei Abweichungen der Nutzer zur Aktualisierung der App aufgefordert.

Die Web-App erreichen Sie über unsere Webseite https://pflegedigital.net unter Login, oder direkt unter https://app.pflegedigital.net.

Rollen

Die PflegeDigital Software umfasst folgende Rollen mit den zugehörigen Daten:

  • Pflegedienstleitung / Betreuungsdienstleitung: Name, Anschrift und Kontaktinformationen, Web App
  • Pflegende / Alltagsbetreuer: Name, Anschrift und Kontaktinformationen Mobile App oder Web App
  • Patienten / Kunden: Name, Straßen Anschrift, Postanschrift, Rechnungsanschrift, Kontaktinformationen, Versicherungsinformationen, Pflege- und Gesundheitsinformationen, Zuordnungen zu Pflegenden / Alltagsbetreuern, Web App
  • Angehörige / Bezugspersonen: Name, Anschrift und Kontaktinformationen, Zuordnung zu Patienten / Kunden, Web App. Zudem kann zwischen Angehörigen, die ausschließlich Zugang zu Besuchsinformationen sowie wie zum Nachrichtensystem haben, und solchen mit zusätzlichem Zugang zu den Abrechnungsinformationen unterschieden werden.
Funktionsübersicht: Produktdefinition

Produkte sind der Startpunkt der operativen Betreuungsprozesse. Über die Produktdefinition steuern Sie grundlegende Funktionen, wie die zu verplanende Dauer der Leistung, die Art der Abrechnung und die zugehörige Dokumentation. PflegeDigital beinhaltet bei der ersten Anmeldung bereits ein kleines Produktsortiment, welches speziell auf Betreuungsdienste zugeschnitten ist. Somit können sie sofort loslegen und sehen praktisch, wie unterschiedliche Produkte angelegt werden können. Produktmerkmale sind im Einzelnen:

  • Unterschiedliche Produktarten: Einzelleistungen, Zeitleistungen, Zuschläge
  • Unterschiedliche Kostenträger (Privatrechnung, SGB V, SGB XI)
  • Zuordnung von Dokumentationsformularen
  • Abrechnungseinheiten nach SGB V / SGB XI: je Stück, je Minute, je angefangene 5 Minuten, je angefangene 15 Minuten, je angefangene 60 Minuten, je km
Funktionsübersicht: Pflegeplanung / Betreuungsplanung

Die Betreuungsplanung setzt sich aus wiederkehrenden Besuchen und Leistungen zusammen. Sie reflektiert die längerfristigen Vereinbarungen mit den Patienten / Kunden und stellt somit die längerfristig geplante Arbeit des Dienstes dar. Die Betreuungsplanung wird in PflegeDigital durch die Leitung des Dienstes festgelegt. Wichtige Funktionen im Rahmen der Betreuungsplanung sind:

  • Definition von einmal- und wiederkehrenden Leistungen und Besuchen
  • Management von Terminkonflikten
Funktionsübersicht: Besuchsplanung

Aber wann geht es in der Betreuung schon nach Plan? Die Besuchsplanung die tatsächliche Planung für einen gegebenen Tag. Die Besuchsplanung ändert sich also abhängig von täglichen Ereignissen, beispielsweise der Abwesenheit von Kunden oder der Abwesenheit von Mitarbeitern. Die Besuchsplanung kann auch von Alltagsbetreuern selbständig geändert oder ergänzt werden. Wichtige Funktionen im Rahmen der Besuchsplanung sind:

  • Terminänderungen, Absagen per Dialogeingabe oder Drag&Drop
  • Terminänderungen vom Mobile Device aus
  • Abwesenheitsmanagement für Patienten und Mitarbeiter
Funktionsübersicht: Besuchsdurchführung

Die Besuchsdurchführung umfasst die komplette Unterstützung der Alltagsbetreuer bei der Arbeit beim Patienten. Die Besuchsdurchführung findet komplett auf den Mobilgeräten statt und umfasst die Information zu den geplanten Leistungen, die Erfassung des Besuchsbeginns und des Besuchsende, sowie die Dokumentation der Leistungen. Wichtige Funktionen der Besuchsdurchführung sind:

  • Geplante Betreuungsleistungen
  • Betreuungsdokumentation
  • Automatische Leistungserfassung aus der Dokumentation
  • Erstellen von Follow-ups / Nachrichten für Kollegen und Patientengruppen
Funktionsübersicht: Kommunikation / Messeging

In PflegeDigital ist ein eigener Messenger Dienst integriert. Diese Integration erlaubt ein hohes Maß an Datensicherheit. So werden in Gegensatz zu vielen kommerziellen Messenger Diensten keine Metadaten gespeichert, die nicht zwingend für die Verteilung der Nachrichten nötig sind, es werden keine Metadaten ausgewertet und selbstverständlich keine Metadaten an Dritte, beispielsweise zu Werbezwecken, weitergegeben. Der Inhalt der Nachrichten in nur für den jeweiligen Absender und die jeweiligen Empfänger einsehbar. Darüber hinaus beinhaltet der Messender Dienst eine Reihe von Sicherheitsmechanismen, die das versehentliche Versenden von privaten Daten an falsche Empfänger verhindern. Beispielsweise können Nachrichten aus der Besuchsdokumentation nur entweder an Alltagsbetreuuer gesendet werden, die auch dem Patienten / Kunden zugeordnet sind oder an Gruppen, in denen der jeweilige Kunde Mitglied ist. Selbstverständlich können auch Kunden und deren Angehörige / Bezugspersonen den Dienst nutzen und so mit Ihnen auch ohne zu Telefonieren und außerhalb der Bürozeiten in Kontakt treten. Wichtige Funktionen des Nachrichtendienstes sind:

  • Nachrichten an einzelne oder Gruppen
  • Management der Gruppen
  • Einbeziehung von Dienstleitung, Alltagsbetreuer, Kunden und Angehörigen
Funktionsübersicht: Rechnungslegung

Die Rechnungslegung ist speziell auf die Anforderungen von Betreuungsdiensten ausgelegt, insbesondere auf die Abrechnung von Leistungen nach den Paragraphen §39, §45a und §45b des SGB XI. Die Ermittlung der Kostenträger und ggfs. der Papierannahmestellen erfolgt automatisch basierend auf der IK Nummer der Krankenkassenkarte, so dass die Datenpflege durch Ihren Dienst minimiert ist. (Anmerkung: leider sind wir bei der Ermittlung der Kostenträger und Papierannahmestellen auf die Qualität der regelmäßig vom GKV Spitzenverband veröffentlichten Daten angewiesen. Sollte es also einmal dazu kommen, dass eine Rechnung falsch erstellt wird, so sprechen Sie uns gerne hierzu an. Wir klären die Korrektur der Daten und erfassen die korrigierten Daten in unserer Datenbank. Somit profitieren all unsere Kunden gleichermaßen von der sich stetig verbessernden Datenqualität.). Die wichtigsten Funktionen der Rechnungslegung sind:

  • Aufteilung der Leistungen auf §39, §45a und §45b SGB XI
  • Übersicht über die Aufteilung der Kosten auf §39, §45a und §45b SGB XI
  • Erstellung der Papierrechnungen zum Download und Versand
  • DATEV Export
Funktionsübersicht: Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung in PflegeDigital erlaubt die schnelle und unkomplizierte Erfassung von Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende. Die Daten werden in Berichten zur monatlichen Übersicht der Arbeitszeit, detaillierten Stundenzetteln sowie einer Besuchsübersicht ausgewertet und können in EXCEL exportiert werden. Von dort können sie beispielsweise in der Lohnbuchhaltung weiterverarbeitet werden. Die wichtigsten Funktionen der Arbeitszeiterfassung sind:

  • Mobile Erfassung von Arbeitsbeginn, Arbeitsunterbrechungen und Arbeitsende
  • Automatische Zuordnung zu Arbeitstagen und Arbeitspausen
  • Downloadfunktion für Arbeits-, Pausen- und Besuchszeiten zur Weiterverarbeitung
  • Push-Nachrichten zur Erinnerung, falls die Arbeitszeit nach dem letzten Besuch des Tages nicht beendet wird.
Benutzeroberfläche der Web-App

Die Benutzeroberfläche und Benutzerführung von Pflegedigital ist weitestgehend an die von gängigen, modernen Softwareprodukten für Privatnutzer angelehnt. Damit erreichen wir ein schnelles Zurechtfinden von neuen Nutzern in PflegeDigital, eine steile Lernkurve und eine hohe Akzeptanz bei der Einführung von PflegeDigital.

Die Oberfläche der Web-App ist für alle Benutzerrollen grundsätzlich gleich aufgebaut, die zur Verfügung stehenden Funktionen hängen jedoch von der jeweiligen Benutzerrolle ab. Das folgende Bild zeigt den Aufbau der Web-App:

  • Name, Rolle und Menü zum Ausloggen: Hier sehen Sie, wer angemeldet ist und können sich über das Menü von PflegeDigital abmelden
  • Spracheinstellungen: PflegeDigital wird heute auf Deutsch und Englisch angeboten. Damit können auch Mitarbeiter, Kunden oder Bezugspersonen, die eher Englisch als Deutsch sprechen, das System nutzen.
  • Tagesübersicht: In der Tagesübersicht erhalten Sie eine schnelle Übersicht, über den aktuellen Betreuungstag und den Fortschritt der Besuche. Eine detailliertere Darstellung, auch über andere Tage, finden Sie in der Kalenderansicht.
  • Nachrichten des Tages: Hier finden Sie die heute aktualisierten Konversationen mit Mitarbeitern, Kollegen, Kunden oder Angehörigen.
Benutzeroberfläche der Mobile Apps

Wie auch die Oberfläche der Web-App sind auch die Benutzeroberflächen der Mobile Apps von gängigen, modernen Apps aus dem Konsumentenbereich inspiriert und erleichtern so den Einstieg.

Die Mobile Apps haben zwei Ansichten:

  • Die Ansicht zwischen den Besuchen beim Kunden („Ausgecheckt“): Hier sind weiterreichende und übergreifende Funktionen verfügbar.
  • Die Ansicht während eines laufenden Kundenbesuchs („Eingecheckt“): Der Kunde soll beim Besuch im Mittelpunkt stehen. Daher sind in dieser Ansicht nur Informationen sichtbar und Funktionen wählbar, die den aktuellen Kunden betreffen. Auch die Inhalte der Kalenderfunktion und der Nachrichtenfunktion werden auf den jeweiligen Patienten angepasst.

Die beiden Ansichten der Mobile Apps:

Android:

Ansicht ‚Ausgecheckt‘

Ansicht ‚Eingecheckt‘

iOS:

Ansicht ‚Ausgecheckt‘

Ansicht ‚Eingecheckt‘

  • Das Einstellungsmenü: Hier kommen Sie zu Einstellungen zu Ihrem Benutzerprofil, zu den Spracheinstellungen und den Datenschutzbestimmungen und zum Abmelden von der App.
  • Besuch beginnen / Besuch beenden: Hier können Sie den Besuch beginnen oder beenden
  • Arbeitszeit beginnen oder beenden: Hier können Sie die Arbeitszeit beginnen, unterbrechen oder beenden
  • Funktionen: Hier gelangen Sie zu den unterschiedlichen Funktionen von PflegeDigital

Die Funktionen der Mobile Apps sind:

  • Nächster Patient: Anzeige der Informationen zum nächsten geplanten Besuch. Als nächster Besuch wird unabhängig von der tatsächlichen Uhrzeit der in der Reihenfolge der Tagesplanung nächste Besuch ausgewählt.
  • Zielführung: Hier gelangen Sie zur Google Navigation zur Adresse des nächsten Patienten.
  • Nächsten Patienten anrufen: Hier können Sie den nächsten Patienten per Telefon anrufen. Diese Funktion hat den Zweck, dass Sie den nächsten Patienten schnell erreichen können, ohne die Telefonnummer im Adressbuch suchen zu müssen.
  • Pflegedienstleitung anrufen: Hier können Sie die in den Einstellungen des Dienstes hinterlegte Telefonnummer der Leitung des Dienstes anrufen.
  • Kalender: Hier gelangen Sie zu den Kalenderübersicht Ihrer Termine. Hier können die die Termine auch absagen, umplanen oder neue Einzelbesuche eintragen (Anmerkung: Die Pflegeplanung kann auf dem Mobilgerät nicht umgeplant werden, nur einzelne Besuche angelegt werden. Der Grund ist, dass die Pflegeplanung mit den entsprechenden Terminabstimmungen bei wiederkehrenden Terminen deutlich umfangreicher ist und damit auf dem Bildschirm des Mobilgerätes nicht sinnvoll erfolgen kann). In der Kalenderfunktion sehen Sie zwischen in der Ansicht zwischen den Besuchen alle Ihre Besuche bei Ihren Patienten. Während der Besuche werden alle Besuche bei dem aktuellen Patienten angezeigt, auch die von anderen Mitarbeitern. Besuche bei anderen Patienten werden nicht angezeigt.
  • Nachrichten: Hier finden Sie den Zugang zum Messenger Dienst. Abhängig davon, ob gerade ein Besuch stattfindet oder nicht (eingecheckt oder ausgecheckt), werden hier alle Nachrichten oder nur die den Patienten betreffenden Nachrichten angezeigt.
  • Dokumentation: Hier gelangen Sie zur Übersicht der Dokumentationen dieses Patienten. Sie können vergangene Dokumentationen einsehen und auch den aktuellen Besuch dokumentieren.
Die Farbcodes

Um ein intuitives Benutzen von PflegeDigital zu erlauben haben wir uns auf eine Reihe von Farbcodes festgelegt, die durchgängig in der Web-App und den Mobile Apps genutzt werden.

Bei Nachrichten werden:

  • Individuelle Nachrichten blau markiert
  • Gruppennachrichten grün markiert
  • Individuelle Nachrichten aus der Betreuungsdokumentation rot markiert

Bei Besuchen werden:

  • Geplante Besuche blau dargestellt
  • Laufende Besuche gelb dargestellt
  • Abgeschlossene Besuche grün dargestellt
  • Abgesagte besuche rot dargestellt
  • Umzuplanende Besuche grau dargestellt
Exportschnittstellen

PflegeDigital bietet eine Reihe von Exportschnittstellen für Arbeitszeitberichte und Besuchslisten in EXCEL, sowie den Export des Buchungsstapels der Rechnungen im DATEV-Format.

Funktionen von PflegeDigital

Beschreibungen der detaillierten Funktionsweise von PflegeDigital

Grundfunktionen
Erste Anmeldung & Passwort zurücksetzen – Schritt für Schritt

Das Erstellen des Passworts zur Erstanmeldung und das Zurücksetzen des Passworts geschieht in gleicher Weise. Diese Vorgänge sind sowohl in der Web-App, als auch auf den Mobilgeräten möglich und werden in der Folge Schritt für Schritt beschrieben.

Falls Sie das Passwort über den Link in der Einladungsemail festlegen, beginnen Sie direkt in Schritt 3. Der Einstieg über die App oder den Link der Web-Adresse ist jedoch gleichwertig.

Schritt 1:

Im Anmeldebildschrim, klicken Sie auf ‚Passwort vergessen‘. 

WICHTIG: Beim zurücksetzen des Passwortes über die Mobile Apps müssen die AGBs über die Checkbox akzeptiert werden. 


Schritt 2:

Geben Sie nun Ihre e-Mail Adresse an, mit der sie sich bei PflegeDigital identifizieren und fordern sie das Einmalpasswort an. Dieses erhalten Sie innerhalb weniger Sekunden per e-Mail.

Schritt 3:

Identifizieren Sie sich mit dem Einmalpasswort.

Schritt 4:

In der Web-App kommen Sie nun auf eine Seite, auf der Sie das neue Passwort festlegen können.

In der Mobile-App wird das Eingabefeld für das Einmalpasswort und der ‚Verifizieren‘ Button deaktiviert und die Eingabefelder für das neue Passwort aktiviert. 

Um Tippfehler zu vermeiden muss das neue Passwort zwei mal eingeben werden und die Passwörter müssen übereinstimmen.

Nun gelangen Sie zum Anfangsbildschirm und Sie können sich mit dem neuen Passwort einloggen.

Log-in und Log-out

Der Log-in und Log-out erfolgt sowohl in der Web-App als auch in den Mobile Apps auf gleiche Art und Weise. Zum Log-in benötigen Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort. Aus Sicherheitsgründen erfolgt der Log-in immer mit Hilfe einer Zwei-Faktor-Authentifizierung. Nach Eingabe von E-Mail und Passwort, klicken Sie auf ‚Login‘ und Sie erreichen den Bildschirm zur Eingabe des Einmalpasswortes. Dieses erhalten Sie innerhalb von wenigen Sekunden in einer E-Mail. Geben dies nun ein und schließen den Log-in ab.

Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben können Sie das Passwort unter ‚Passwort vergessen‘ zurücksetzen. Hierzu wird ihnen wieder ein Einmalpasswort per E-Mail zugesandt, mit dem Sie Ihre Identität bestätigen und dann das Passwort neu festlegen können. Sie finden mehr unter dem Punkt ‚Erste Anmeldung & Passwort zurücksetzen – Schritt für Schritt‘.

WICHTIG: Die Sicherheit Ihrer Daten und der Daten Ihrer Kunden ist sehr wichtig. Stellen Sie daher sicher, dass Sie niemals Ihr Passwort oder Mobiltelefon mit anderen teilen, dass Ihr Mobilgerät und Computer nicht Fremden zugänglich ist und dass Ihr E-Mail-Konto nur für Sie einsehbar ist.

Zum Log-out gehen Sie einfach auf das entsprechende Menü und klicken auf Log-out / Abmelden.

Die Mobile-Apps und die Web-App bleiben für fünf Stunden nach der letzten Eingabe geöffnet und zugänglich. Nach fünf Stunden ohne Interaktion erfolgt aus Sicherheitsgründen ein automatischer Log-out. Ebenso ist in der Web-App aus Sicherheitsgründen ein neuer Log-in erforderlich, wenn das Browserfenster geschlossen wird oder die Seite neu geladen wird.

Nachrichtendienst

Über die Schaltfläche ‚Nachricht‘ in der Mobile App, bzw. den Menüpunkt ‚Nachrichten‘ in der Web App gelangen Sie in den internen Nachrichtendienst. Hier können die Nachrichten gelesen und beantwortet werden.

Die Nutzung des Nachrichtendienstes ist an Dienste angelehnt, die aus dem Konsumentenbereich bekannt sind, was die Bedienung intuitiv und schnell erlernbar macht. In der Nachrichtenübersicht erscheinen die Nachrichten in chronologischer Reihenfolge absteigend. Konversationen, die ungelesene Nachrichten enthalten sind fett dargestellt. Durch Tippen gelangen Sie in die entsprechende Konversation.

Über das Sprechblasensymbol am unteren, rechten Bildschirmrand der Mobile App können Sie eine neue Konversation beginnen oder eine neue Gruppe erstellen. Das selbe erreichen Sie in der Web-App über die Schaltflächen ‚Neue Nachricht‘ und ‚Neue Gruppe‘.

Zur besseren Übersichtlichkeit können Sie in der Mobile App über die Suchfunktion eine Person suchen oder über den Filter die Darstellung einschränken.

Auswahl der Kontakte für eine neue Konversation

Auswahl der Kontakte für eine neue Gruppe sowie eingabe des Gruppennamen

WICHTIG: Gruppennamen dürfen nur Buchstaben Zahlen enthalten, keine Sonderzeichen oder Leerzeichen. Es ist nicht möglich neue Gruppen mit Sonder- oder Leerzeichen anzulegen.

Das Hinzufügen und Entfernen mit Mitgliedern von Gruppen kann nur durch den Ersteller der Gruppe in der Web-App über die Gruppeneinstellungen erfolgen. Für die anderen Mitglieder der Gruppe erscheint der Ersteller an erster Stelle, so dass Sie ihn identifizieren und kontaktieren können, falls eine Gruppe geändert werden soll.

WICHTIG: Auf der Mobile App können Gruppen erstellt werden, jedoch nicht geändert werden.

Berichte

Über den Menüpunkt ‚Berichte‘ kommen Sie in das Reporting-Modul von PflegeDigital. Der Umfang der Berichte wird ständig erweitert. Für die Berichte kann jeweils der Berichtszeitraum ausgewählt werden und der Bericht im EXCEL Format zur Weiterverarbeitung exportiert werden. Derzeit stehen folgende Berichte zur Verfügung:

  • Zusammenfassung der Arbeitszeit: Dieser Bericht ist eine Zusammenfassung der Arbeits- und Besuchszeiten der Alltagsbetreuer im Berichtszeitraum. Über den Schalter oben rechts kann zwischen der Anzeige in Minuten oder in Stunden umgeschaltet werden.
  • Zusammenfassung der Schichtzeiten: Hierbei handelt es sich um einen detaillierten Arbeitszeitbericht, vergleichbar mit einem Stundenzettel. Über den Schalter oben rechts kann zwischen der Anzeige in Minuten oder in Stunden umgeschaltet werden.
  • Zusammenfassung der Patienten: Dieser Bericht listet alle Besuche bei den verschiedenen Patienten im Berichtszeitraum auf.
  • DATEV Export: Hier erstellen Sie einen DATEV Buchungsstapel im EXCEL Format. Dieser kannggfs. in EXCEL korrigiert werden, beispielsweise wenn Kundennummern ersetzt werden müssen, um dem Kundennummerschema in Ihrer Buchhaltungssoftware zu entsprechen. Die Kundennummern der Patienten werden in der Patienten-Stammdatenanlage festgelegt, für Kranken- und Pflegeversicherungen wird die IK Nummer als Kundennummer verwendet.
  • Vorausgefüllte Abtretungserklärungen: Je nach Bundesland und Versicherung bestehen in der Praxis unterschiedliche Anforderungen an Abtretungserklärungen. Auch müssen diese häufig vorab unterschrieben werden, bevor die endgültigen Rechnungsbeträge bekannt sind. Daher werden hier die Abtretungserklärungen nur mit den Kundendaten, dem Buchungsmonat und der Daten des Betreuungsdienst vorab ausgefüllt. Weitere Details müssen manuell eingetragen werden.
Stammdaten
Unternehmenseinstellungen

Unter ‚Einstellungen‘ finden können Sie die Einstellungen der Daten für Ihr Unternehmen einsehen und ändern:

Logo

Hier können Sie das Logo Ihres Unternehmens hochladen. Dieses Logo erscheint auf Ihren Rechnungen


WICHTIG: Damit das Logo unversehrt wiedergegeben wird, muss die Größe 140 x 70 Pixel sein

Persönliche Details:

Hierbei handelt es sich um die persönlichen Daten des ersten Dienstleiters / der ersten Dienstleiterin, der / die angelegt wird. Diese Person hat dann die Aufgabe, weitere Benutzer anzulegen. Es kann sich hierbei um den Inhaber oder Geschäftsführer des Dienstes handeln, dies ist aber nicht zwingend der Fall.

Heimatadresse

Die ist die Anschrift des ersten Dienstleiters / der ersten Dienstleiterin, der / die angelegt wird. Diese Adresse kann sowohl hier in den Einstellungen als auch im Menüpunkt ‚Pflegedienstleitung‘ geändert werden.

Kontaktdaten

Hier werden die Kontaktdaten des ersten Dienstleiters / der ersten Dienstleiterin, der / die angelegt wird, festgelegt.

Arbeitsorganisationsdaten

Hier werden die Arbeitszeitdaten des ersten Dienstleiters / der ersten Dienstleiterin, der / die angelegt wird, festgelegt. Diese haben heute noch keine Bewandtnis im System, und sind somit auch keine Pflichtdaten. Die Daten werden für zukünftige Softwarefunktionen benötigt werden.

Firmeninformationen

Die rechtlichen Informationen zu Ihrer Firma sind erforderlich, um handelsrechtlich gültige Rechnungen zu erstellen. Die hier angegebenen Funktionen erscheinen auf Ihren Rechnungen.

Büroadresse

Die Büroadresse ist die Straßenanschrift Ihres Firmensitzes. In zukünftigen Softwareversionen ist es vorgesehen, auch Fahrten ins oder vom Büro mit geplanten Fahrzeiten zu versehen. Für diese ist die Büroadresse relevant.

Postanschrift

Die Postanschrift ist die postalische Anschrift Ihres Unternehmens. Sie kann von der Büroadresse abweichen, wenn beispielsweise Postfächer verwendet werden.

Die Postanschrift kann durch setzen der Checkbox ‚Identisch mit der Büroanschrift‘ übernommen werden. Hierbei wird im Moment des Setzens der Checkbox die Büroanschrift übernommen. Falls sich die Büroanschrift ändert, muss die Checkbox erneut aktiviert werden, um die korrigierten Daten zu übernehmen.

Rechnungsadresse

Die Rechnungsadresse kann von der Büroadresse abweichen, beispielsweise wenn Rechnungen direkt zu Buchhaltungsdienstleistern geschickt werden sollen. Diese Anschrift wird verwendet, um die PflegeDigital Rechnungen zu adressieren.

Die Rechnungsadresse kann durch setzen der Checkbox ‚Identisch mit der Büroanschrift‘ übernommen werden. Hierbei wird im Moment des Setzens der Checkbox die Büroanschrift übernommen. Falls sich die Büroanschrift ändert, muss die Checkbox erneut aktiviert werden, um die korrigierten Daten zu übernehmen.

Bankdaten

Die Bankdaten Ihres Dienstes werden benötigt, um die entsprechenden Zahlungsinformationen auf Ihren Rechnungen anzugeben.

Kontaktdaten

Die Kontaktdaten erscheinen als Kontaktmöglichkeit für Rückfragen auf Ihren Rechnungen. Hier können Sie wahlweise die Daten eines Mitarbeiters oder allgemeine Kontaktdaten angeben.

Rechnungsdaten

Die Rechnungsdaten werden zur Erstellung Ihrer Rechnungen, sowie zur Vorauswahl von Informationen zur Rechnungssteuerung benötigt:

IK Nummer:  Ihre IK Nummer, wie sie auf den Rechnungen an gesetzliche Kranken- und Pflegeversicherungen erscheint.

Regional Code:  Der Regionalcode entspricht dem Bundesland des Sitzes Ihres Unternehmens. Es entscheidet über die Steuerung von Rechnungen, wenn Kostenträger je nach Bundesland unterschiedliche Rechnungsempfänger oder Papierannahmestellen je nach Bundesland haben:

  1. Schleswig-Holstein
  2. Hamburg
  3. Niedersachsen
  4. Bremen
  5. Nordrhein-Westfalen
  6. Hessen
  7. Rheinland-Pfalz
  8. Baden-Württemberg
  9. Bayern
  10. Saarland
  11. Berlin
  12. Brandenburg
  13. Mecklenburg-Vorpommern
  14. Sachsen
  15. Sachsen-Anhalt
  16. Thüringen

Art des Dienstes: Die Art des Dienstes kann in manchen Fällen die Steuerung der Rechnungslegung beeinflussen. Mögliche Arten des Dienstes sind:

  • frei gemeinnütziger Anbieter (Sozialstation)
  • privat gewerblicher Anbieter
  • öffentlicher Anbieter
  • sonstiger Pflegedienst


Abrechnungsvertrag ID: Die ID des Abrechnungsvertrages ist das Tarifkennzeichen des Preisverzeichnisses des gültigen Tarifbereiches. Für ambulante Betreuungsdienste ist es nicht relevant.

Rechnungsart: Die Rechnungsart wird es in der Zukunft in der Abrechnung per DTA ermöglichen, unterschiedliche Arten der Art der Abrechnung festzulegen, beispielsweise die Abrechnung über eine Abrechnungsstelle mit- und ohne Inkassovollmacht. Zum derzeitigen Zeitpunkt ist nur die Abrechnung vom Leistungserbringer und die Zahlung an die IK des Leistungserbringers möglich.

Punktwert: Der Punktwert legt bei Leistungen, die über Punkte abgerechnet werden, den Wert eines Punktes fest.

Test Indikator: Der Testindikator legt des Teststatus für die Einführung der Abrechnung per DTA fest. Zum derzeitigen Zeitpunkt ist nur die Abrechnung par Rechnung möglich und damit ist dieses Feld noch nicht von Bedeutung.

Bilanzierungsstandard: Der Bilanzierungsstandard legt den im DATEV Export verwendeten Kontenrahmen für die Gegenkonten der Umsatzbuchungen fest. Möglich sind die Kontenrahmen SKR03 und SKR04.

Anforderung Leistungsnachweis: Hier können Sie die Standardeinstellung zur Anforderung der Leistungsnachweise in Ihrem Unternehmen festlegen. Mehr dazu unter ‚Festlegung der Einstellungen für Leistungsnachweise‘.

Rechtliche Hinweise / MwSt. / Zahlungsbedingungen: Hier kann ein Freitext festgelegt werden, der im Fußbereich der Rechnungen erscheint. Hier können beispielsweise auch Hinweise auf eine Abtretungserklärung eingefügt werden, die der Kunde anstatt einer separaten Abtretungserklärung unterschreiben kann.

Steuerdaten

Die meisten ambulanten Betreuungsdienste sind nach §4 Nr. 16 Satz 1 UStG umsatzsteuerbefreit. Somit können hier diese Umsatzsteuerbefreiung für die Rechnungen Ihres Dienstes eingestellt werden, sowie die anderen Umsatzsteuerdaten eingestellt werden.

Stammdaten: Produktportfolio

Über den Menüpunkt ‚Produkte‘ können Sie Ihr Produktportfolio anpassen und neue Produkte anlegen.

Produkte sind durch eine Reihe von Merkmalen bestimmt. Mit Hilfe dieser Merkmale können Sie flexibel Produkte entsprechend Ihrer Anforderungen definieren und so PflegeDigital weitgehend auf Ihren Dienst anpassen. 

Die Produktdefinition ist ausschlaggebend dafür, wie die Produkte in Betreuungspläne und Besuche eingeplant werden, wie diese dokumentiert werden und wie diese Abgerechnet werden. So werden beispielsweise die Produkte, die unterschiedlichen Kostenträgern zugeordnet sind, in der Abrechnung auch unterschiedlichen Rechnungen zugeordnet. Somit wir der Struktur der Kostenerstattung über die Strukturierung der Produktanlage Rechnung getragen.

Folgende Produktmerkmale bestimmen ein Produkt:

  • Produktart: Die Art des Produktes, also Zeitleistungen, Zuschläge, Einzelleistungen, Leistungskomplexe
  • Produktname: Dieser Name wird intern in PflegeDigital verwendet um bei der Auswahl der Produkte diese zu unterscheiden
  • Produkt Beschreibung: Beschreibung des Produktes, die intern verwendet wird
  • Rechnungstext: Dieser Text wir verwendet, um das Produkt auf der Rechnung zu benennen. Der selbe Rechnungstext kann für unterschiedliche Produkte verwendet werden, beispielsweise wenn die gleiche Leistung über unterschiedliche Kostenträgeäger abgerechnet werden
  • Dokumentationstyp: Hier weisen Sie dem Produkt ein Dokumentationsformular zu
  • Kostenträger: Die Art der Abrechnung SGB V, SGB XI oder Privatleistung. Die Zuordnung einer SGB XI Leistung zu den unterschiedlichen Abrechnungsparagrafen des SGB XI erfolgt erst bei der Rechnungslegung
  • Dauer: Die geplante Dauer der Leistung. Bei Zeitleistungen ist dies die Mindestdauer der Leistung. Die tatsächliche Planungsdauer für die Leistung wird erst bei der Betreuungsplanung individuell festgelegt
  • Die Abrechnungseinheit: Abgerechnet werden kann nach Stück, nach minute, je angefangene 5min, je angefangene 15min, je angefangene Stunde,je Punkt oder je km.
  • Der Preis pro Einheit
Stammdaten: Pflegedienstleitung

Unter dem Menüpunkt ‚Pflegedienstleitung‘ erhalten Sie die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter mit Leitungsverantwortung anzulegen und zu aktualisieren. Die Rolle der Pflegedienstleitung hat neben der Pflegeplanung, Besuchsplanung und der Abrechnung vor allem die Aufgabe, die Stammdaten der Mitarbeiter, Kunden und Bezugspersonen auf den aktuellen Stand zu halten. Besondere Sorgfalt muss hierbei auf die Erstellung der Beziehungen zwischen Mitarbeitern, Kunden und Bezugspersonen gerichtet werden, da diese die Datenfreigabe steuern.

Mit dem Button oben rechts können Sie eine weitere Person mit Leitungsaufgaben anlegen. Die Daten zur Anlage sind weiter unten im Einzelnen beschrieben.

Ganz rechts in der Zeile der einzelnen Personen mit Leistungsverantwortung befinden zich zwei Schaltflächen, um die Angaben zum Mitarbeiter zu bearbeiten oder den Mitarbeiter zu deaktivieren.

Über das Pop-up Menu oben rechts kann zur Übersichtlichkeit die Ansicht auf aktive und inaktive Mitarbeiter begrenzt werden.

Das Stiftsymbol führt zur Maske zur Aktualisierung der Mitarbeiterdaten, der Papierkorb zur Deaktivierung. Bitte beachten Sie, dass die Mitarbeiter aus Gründen der Revisionssicherheit nicht gelöscht, sondern nur deaktiviert werden. Eine spätere Reaktivierung ist möglich. Wenn ein Mitarbeiter deaktiviert wird, hat er keinen Zugang mehr zum System und den Daten im System.

Persönliche Details:

Hierbei handelt es sich um die persönlichen Daten des ersten Dienstleiters / der ersten Dienstleiterin, der / die angelegt wird. Diese Person hat dann die Aufgabe, weitere Benutzer anzulegen. Es kann sich hierbei um den Inhaber oder Geschäftsführer des Dienstes handeln, dies ist aber nicht zwingend der Fall.

Heimatadresse

Die Heimatadresse ist die Anschrift Ihres Mitarbeiters.

Kontaktdaten

Hier werden die Kontaktdaten des Mitarbeiters festgelegt.

Arbeitsorganisationsdaten

Hier werden die Arbeitszeitdaten des Mitarbeiters festgelegt. Diese haben heute noch keine Bewandtnis im System, und sind somit auch keine Pflichtdaten. Die Daten werden für zukünftige Softwarefunktionen benötigt werden.

Daten von Pflegekräften zuordnen

Sie können eine Dienstleitung einzelne Pflegekräfte zuordnen und so eine einfache Teamstruktur abbilden. Dienstleiter haben nur Zugriff auf Alltagsbetreuer und Pflegekräfte, die ihnen zugeordnet sind.

Admin-Setup

Nur Dienstleiter, die als Admin freigeschaltet sind, können Unternehmenseinstellungen ändern. So können Sie verhindern, dass Angestellte versehentlich Unternehmensdaten verändern.

Stammdaten: Pflegekräfte

Unter dem Menüpunkt ‚Pflegekräfte‘ erhalten Sie die Möglichkeit, Ihre Alltagsbetreuer anzulegen und zu aktualisieren. Die Alltagsbetreuer haben die Möglichkeit, Pflegepläne und Besuche zu erstellen, ändern und abzusagen, sowie Besuche durchzuführen und zu dokumentieren. Zusätzlich können Alltagsbetreuer ihre persönlichen Daten über die Mobile App über den Menüpunkt ‚Profil‘ im Einstellungsmenü ändern.

WICHTIG: Die iOS and Android Mobile Apps sind speziell auf die Aufgaben der Pflegekräfte zugeschnitten und stehen auch nur diesen zur Verfügung.

Mit dem Button oben rechts können Sie eine weitere Alltagsbetreuer anlegen. Die Daten zur Anlage sind weiter unten im Einzelnen beschrieben.

Ganz rechts in der Zeile der einzelnen Personen mit Leistungsverantwortung befinden zich drei Schaltflächen, um die Angaben des Mitarbeiters zu bearbeiten, eine Abwesenheit des Mitarbeiters einzutragen (Urlaub oder Krankheit) oder den Mitarbeiter zu deaktivieren.

Über das Pop-up Menu oben rechts kann zur Übersichtlichkeit die Ansicht auf aktive und inaktive Mitarbeiter begrenzt werden.

Das Stiftsymbol führt zur Maske zur Aktualisierung der Mitarbeiterdaten, das Mitarbeitersymbol zur Eingabe einer Abwesenheit und der Papierkorb zur Deaktivierung. Die Eingabe der Abwesenheit eines Mitarbeiters ist weiter unten im Detail erklärt. Bitte beachten Sie, dass die Mitarbeiter aus Gründen der Revisionssicherheit nicht gelöscht, sondern nur deaktiviert werden. Eine spätere Reaktivierung ist möglich. Wenn ein Mitarbeiter deaktiviert wird, hat er keinen Zugang mehr zum System und den Daten im über die Web-App oder die Mobile-App. Da von vorneherein keine Daten auf den Mobilgeräten lokal gespeichert werden, ist es nicht notwendig manuell Daten von den Endgeräten zu löschen. Mitarbeiter können durch zurücksetzen des Schalters wieder aktiviert werden.

Persönliche Details

Hierbei handelt es sich um die persönlichen Daten des Alltagbetreuers.

Heimatadresse

Die Heimatadresse ist die Anschrift Ihres Mitarbeiters.

Kontaktdaten

Hier werden die Kontaktdaten des Mitarbeiters festgelegt.

Arbeitsorganisationsdaten

Hier werden die Arbeitszeitdaten des Mitarbeiters festgelegt. Diese haben heute noch keine Bewandtnis im System, und sind somit auch keine Pflichtdaten. Die Daten werden für zukünftige Softwarefunktionen benötigt werden.

Stammdaten: Patienten

Unter dem Menüpunkt ‚Patienten‘ erhalten Sie die Möglichkeit, Ihre Kunden anzulegen und zu aktualisieren. Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit, Pflegepläne für Ihre Kunden zu erstellen, dem Kunden Mitarbeiter zuzuweisen, QR-Codes zum Check-in / Check-out herunterzuladen und die Einladungs-e-Mails zu versenden.

Mit dem Button oben rechts können Sie eine weitere Kunden anlegen. Die Daten zur Anlage sind weiter unten im Einzelnen beschrieben. Oberhalb von der Auflistung der Kunden befindet sich ein Drop-Down Menu, mit dem Sie die Anzeige auf aktive, bzw. inaktive Kunden filtern können.

Ganz rechts in der Zeile der einzelnen Kunden befinden sich sechs Schaltflächen, um die Angaben zum Kunden. 

Bedeutung der Symbole:

  • Stift: zu bearbeiten der persönlichen Daten
  • Auge: QR Codes zum Check-in/ Check-out herunterzuladen
  • Einladungs-e-Mail versenden
  • MA Symbol: Mitarbeiter zuzuweisen
  • Kalender: Pflegepläne zu erstellen
  • Papierkorb: Kunden zu deaktivieren


Wenn ein Kunde deaktiviert wird, hat er keinen Zugang mehr zum System und kann auch von den Mitarbeitern nicht mehr für Besuche ausgewählt werden. Kunden können durch Zurücksetzen des Schalters reaktiviert werden.

WICHTIG: Um ein versehentliches Deaktivieren eines Kunden zu vermeiden, können Kunden nur deaktiviert werden, wenn keine weiteren Besuche geplant sind. Aktive Besuche finden Sie über die Ansicht der laufenden und geplanten Pflegepläne des Kunden.

Persönliche Daten

Hierbei handelt es sich um die persönlichen Daten des Kunden.

Anforderung Leistungsnachweis: Hier können Sie die Einstellung zur Anforderung der Leistungsnachweise für diesen Kunden festlegen. Mehr dazu unter ‚Festlegung der Einstellungen für Leistungsnachweise‘.

Heimatadresse

Die Heimatadresse ist die Straßenanschrift des Kunden. Diese Adresse wird von PflegeDigital zur Berechnungen der geplanten Fahrtzeiten herangezogen und erscheint in der Routenplanung auf dem Mobilgerät des Mitarbeiters.

Postanschrift

Die Postanschrift ist die postalische Anschrift Ihres Kunden, beispielsweise falls zentrale Briefkästen verwendet werden.

Die Postanschrift kann durch setzen der Checkbox ‚Identisch mit der Anschrift zu Hause‘ übernommen werden. Hierbei wird im Moment des Setzens der Checkbox die Heimatanschrift übernommen. Falls sich die Heimatanschrift ändert, muss die Checkbox erneut aktiviert werden, um die korrigierten Daten zu übernehmen.

Rechnungsadresse

Die Rechnungsadresse kann von der Heimatadresse abweichen, beispielsweise wenn Rechnungen zu Bezugspersonen geschickt werden sollen. Diese Anschrift wird verwendet, um Ihre Privat- oder Zuzahlungsrechnungen zu adressieren.

Die Rechnungsadresse kann durch setzen der Checkbox ‚Identisch mit der Anschrift zu Hause‘ übernommen werden. Hierbei wird im Moment des Setzens der Checkbox die Heimatanschrift übernommen. Falls sich die Heimatanschrift ändert, muss die Checkbox erneut aktiviert werden, um die korrigierten Daten zu übernehmen.

Versicherungsdaten

Die Versicherungsdaten des Patienten steuern die Rechnungslegung für den jeweiligen Kunden.

Versicherungsstatus: Die Rechnungen von gesetzlich versicherten werden an die jeweilige Kranken- und Pflegeversicherung adressiert, die Rechnungen von privat versicherten und Selbstzahlern an die Rechnungsanschrift.

ID-Versicherungsvertrag: Die ID des Versicherungsvertrages ist für die gesetzlichen Kranken- und Pflegekassen maßgeblich für die Zuordnung der Rechnungen zum Kunden. Sie kann der Versichertenkarte entnommen werden.

Die Festlegung der Daten der Kranken- und Pflegeversicherung kann auf zwei Wege erfolgen:

  • Automatische Bestimmung der Kostenträger: Wir empfehlen ausdrücklich diesen Weg zur Bestimmung der Kostenträger. Die Versicherung wird durch die IK-Nummer der Krankenkassenkarte identifiziert, die zugehörige Pflegeversicherung bestimmt und die Rechnungen in Abhängigkeit der Art der Leistung (§39, §45a, §45b) an die entsprechenden Papierannahmestellen adressiert.
  • Manuelle Anlage der Kostenträger: Alternativ zur automatischen Bestimmung der Kostenträger können die Daten der Kranken- und Pflegekassen auch manuell erfasst werden. Eine Austeilung der Rechnungen nach Art der Leistung auf unterschiedliche Papierannahmestellen ist hierbei jedoch nicht möglich.


Die automatische Bestimmung der Kostenträger erleichtert die Kundenanlage bei gesetzlich versicherten erheblich. Sie benötigen nur die Daten von der Krankenversicherungskarte:

  • IK Nummer der Versichertenkarte oder der Krankenversicherung
  • Nummer des Versicherungsvertrages
  • Die Region, in der die Leistung erbracht wird

Wenn Sie nun den Schalter ‚Kostenträger Bestimmung‘ auf ‚Ja‘ setzen werden die Daten der Kranken- und Pflegeversicherung automatisch bestimmt. Sollten von der Anschrift der Pflegeversicherung abweichende Papierannahmestellen definiert sein, so werden die Rechnungen automatisch an diese adressiert.

WICHTIG: Zur automatischen Bestimmung der Kostenträger nutzen wir Daten, die vom GKV-Spitzenverband zur Verfügung gestellt und regelmäßig aktualisiert werden. Diese Aktualisierung nehmen wir zentral vor. Allerdings kann es in Ausnahmefällen vorkommen, dass Daten unvollständig oder falsch sind. Sollte eine Kranken, oder Pflegeversicherung die Zahlung einer Rechnung verweigern, bitten wir Sie, sich unter admin@pflegedigital.net an uns zu wenden. Wir werden die korrekten Daten in Erfahrung bringen und unsere Datenbank entsprechend aktualisieren. Dies kommt allen Kunden zu Gute.

Unterhalb der Versicherungsdaten finden Sie das Feld ‚Kundennummer‘.Tragen Sie hier die Kundennummer des Kunden in Ihrem Buchhaltungssystem. Diese Kundennummer wird im DATEV Export für Privat- und Zuzahlungsrechnungen des Kunden verwendet.

Pflegedaten

In den Pflegedaten werden eine Reihe von Informationen zur Pflegehistorie und Betreuung abgelegt. Die Informationen in den Feldern ‚Diagnosen‘ und ‚Bemerkungen‘ sind für die Alltagsbetreuer auf den Mobilgeräten zugänglich, so dass wichtige Informationen zu Besonderheiten im häuslichen Umfeld oder wichtige medizinische Informationen (z.B. Allergien) mitgeteilt werden können.

Die Pflegedaten umfassen den Pflegestatus des Kunden, sowie weitere Informationen zum Zutritt zur Wohnung.

Buchhaltungsdaten

In den Buchhaltungsdaten finden Sie das Feld ‚Kundennummer‘. Tragen Sie hier die Kundennummer des Kunden in Ihrem Buchhaltungssystem. Diese Kundennummer wird im DATEV Export für Privat- und Zuzahlungsrechnungen des Kunden verwendet. In Zukunft wird dieses Feld auch zur direkten Synchronisation der Kundennummern bei einer direkten Anbindung von Buchhaltungssystemen genutzt.

Umgang mit der Geolokalisation von Kunden

Zur Bestimmung der Fahrzeiten und in Zukunft der Fahrstrecken zwischen Kunden, müssen diese geolokalisiert werden, d.h. der Adresse wird ein physikalischer Ort zugewiesen. 

Im einfachsten Falle erfolgt die Geolokalisation einer Kundenanschrift bei der Kundenanlage oder Kundernänderung automatisch über die Google Eingabehilfe der Anschrift. Wenn Sie eine Anschrift eingeben, diese vom System erkannt wird und Sie auf die vorgeschlagene Anschrift klicken, wird diese automatisch übernommen.

Allerdings gibt es durchaus Fälle, in denen Anschriften in Google nicht verfügbar sind oder nicht richtig erkannt werden. In diesen Fällen können die Anschriften dennoch gespeichert werden, allerdings führt dies zu Fehlern in der Fahrzeitenberechnung, bzw. in der Zukunft bei weiteren Funktionen, beispielsweise der automatischen Fahrzeiten und Entfernungsberechnung. Daher informiert das System im Falle einer Anschrift, die nicht geolokalisiert werden kann.

Wenn Sie in Zukunft die Funktionen, die auf der Geolokalisierung beruhen nutzen möchten, bzw. die Fahrzeiten korrekt in der Verfügbarkeitsprüfung berücksichtigen möchten, gehen Sie bitte im Falle der Fehlermeldung wie folgt vor:

  1. Öffnen Sie die Karte durch Klicken auf den Karten Pin rechts von der Eingabe der Anschrift. 
  2. Schieben Sie durch ein- und auszoomen und verschieben auf der Karte den Pin auf die geographische Position des Einsatzes. Dieser Ort wird für die Bestimmung der Fahrzeiten und der Entfernung verwendet.
  3. Schließen Sie das Kartenfenster.
  4. Geben Sie die Anschrift ein, die nicht erkannt werden kann. Das System behält die Position des Pins aus Punkt 2 zur Bestimmung der Fahrzeiten bei.
Stammdaten: Angehörige

Unter dem Menüpunkt ‚Angehörige‘ erhalten Sie die Möglichkeit, Ihre Bezugspersonen Ihrer Kunden anzulegen und zu aktualisieren. So können Angehörige, auch wenn die entfernt leben, die Betreuungsleistungen verfolgen und mit Ihnen in Kontakt treten.

Mit dem Button oben rechts können Sie eine weitere Bezugsperson anlegen. Die Daten zur Anlage sind weiter unten im Einzelnen beschrieben.

Mit dem Pop-up Menu oben Rechts können Sie die Anzeige auf derzeitig aktive und nicht mehr aktive Angehörige einschränken. Nicht mehr aktive Angehörige können auch wieder aktiviert werden.

Ganz rechts in der Zeile der einzelnen Angehörigen befinden zich drei Schaltflächen, um die Angaben zur Bezugsperson zu bearbeiten oder die Bezugsperson zu deaktivieren.

Das Stiftsymbol führt zur Maske zur Aktualisierung der Daten der Bezugsperson, das e-Mail Symbol löst das Versenden der Einladungs-Mail aus und deaktiviert Papierkorb den Angehörigen. Bitte beachten Sie, dass die Personen aus Gründen der Revisionssicherheit nicht gelöscht, sondern nur deaktiviert werden. Eine spätere Reaktivierung ist möglich. Wenn eine Bezugsperson deaktiviert wird, hat sie keinen Zugang mehr zum System und den Daten im System.

Wenn ein Kunde deaktiviert wird, hat er keinen Zugang mehr zum System und kann auch von den Mitarbeitern nicht mehr für Besuche ausgewählt werden. Kunden können durch Zurücksetzen des Schalters reaktiviert werden.

Persönliche Daten

Hierbei handelt es sich um die persönlichen Daten der Bezugsperson.

Heimatadresse

Die Heimatadresse ist die Anschrift der Bezugsperson.

Kontaktdaten

Hier werden die Kontaktdaten der Bezugsperson festgelegt.

Bezugsperson – Patientenbeziehung

Hier werden die Beziehungen zu Ihren Kunden festgelegt. Eine Bezugsperson kann mehreren Kunden zugeordnet werden. Über diese Beziehung wird der Zugang zu den Kundendaten hergestellt und gesteuert.

Festlegung der Einstellungen für Leistungsnachweise

In den Unternehmenseinstellungen, sowie in den Patientendaten können die Einstellungen für Leistungsnachweise eingerichtet werden.

Die Einstellungen für Leistungsnachweise werden sowohl auf Unternehmensebene, als auch auf Kundenebene festgelegt. Als Standard folgen alle Kunden den Einstellungen für Ihr Unternehmen, es können jedoch abweichende Einstellungen vorgenommen werden, beispielsweise wenn der Kunde die Leistungsnachweise nicht selbst sofort unterschriebt.

Auf Unternehmensebene gibt es folgende Einstellmöglichkeiten:

  1. Nicht benötigt: Wählen Sie diese Option, wenn sie die Funktion nicht nutzen möchten.
  2. Jeder Besuch: Wenn Sie diese Funktion wählen, wird ein Leistungsnachweis am Ende des jeden Besuches angefordert.
  3. Letzter Besuch des Monats: Wenn Sie diese Funktion wählen, wird ein Leistungsnachweis nur am Ende des letzten Besuches des Monats für den gesamten Monat angefordert.

Auf Kundenebene stehen folgende Optionen zur Verfügung:

  1. Firmeneinstellungen: In diesem Fall werden die Unternehmenseinstellungen angewendet.
  2. Nicht benötigt: Abweichend von den Unternehmenseinstellungen wird bei diesem Kunden kein Leistungsnachweis angefordert.
  3. Jeder Besuch: Abweichend von den Unternehmenseinstellungen wird ein Leistungsnachweis am Ende des jeden Besuches angefordert.
  4. Letzter Besuch des Monats: Abweichend von den Unternehmenseinstellungen wird ein Leistungsnachweis nur am Ende des letzten Besuches des Monats für den gesamten Monat angefordert.
Zuordnung Dienstleiter – Pflegekräfte

Um eine einfache Teamstruktur abzubilden, können über den Menüpunkt ‚Pflegedienstleitung‘ Mitarbeiter dem Alltagsbetreuer zugeordnet werden. Dies Zuordnung steuert den Zugang zu den Patientendaten und die Möglichkeiten der Pflege- und Besuchsplanung:

  • Nur dem Dienstleiter zugeordnete Mitarbeiter können für Betreuungseinsätze eingeplant werden.
  • Nur Patienten, die den Alltagbetreuern zugeordnet sind, sind für ihn sichtbar.

Um einem Dienstleiter einen Mitarbeiter zuzuordnen, klicken Sie auf das Stiftsymbol im Pflegedienstleitungsbildschirm. Unten in den Stammdaten Einstellungen der Dienstleiter werden die jeweiligen Alltagsbetreuer zugeordnet.

Als Standard sind einem neuen Dienstleiter alle Alltagsbetreuer zugeordnet. Diese Zuordnung kann nach Wahl herausgenommen werden.

Zuordnung Patient – Mitarbeiter

Über den Menüpunkt ‚Patienten‘ können Mitarbeiter dem Patienten zugeordnet werden. Diese Zuordnung steuert den Zugang zu den Patientendaten und die Möglichkeiten der Pflege- und Besuchsplanung:

  • Nur dem Patienten zugeordnete Mitarbeiter können für Betreuungseinsätze eingeplant werden. Somit können beispielsweise kleine Teams gebildet werden, die sich um einen Patienten kümmern.
  • Nur dem Patienten zugeordnete Mitarbeiter können für Besuche bei dem Patienten ausgewählt werden werden, beispielsweise per Drag&Drop im Kalender oder in der Pflegeplanung
  • Nur dem Patienten zugeordnete Mitarbeiter können aus der Besuchsdokumentation heraus individuelle Nachrichten erhalten. Somit wird sichergestellt, dass schützenswerte Informationen aus der Dokumentation versehentlich an falsche Personen gesendet wird.
  • Nur dem Patienten zugeordnete Mitarbeiter können Patientendaten einsehen.

Um einem Patienten einen Mitarbeiter zuzuordnen, klicken Sie auf das Mitarbeitersymbol. Sie kommen nun auf einen Bildschirm, in dem die bereits festgelegten Beziehungen angezeigt werden. Über das Papierkorbsymbol können Sie eine bestehende Beziehung aufheben. Über den Button ‚Pflegekräfte zuweisen‘ oben rechts öffnen Sie ein Pop-Up Fenster, in dem Sie die Mitarbeiter auswählen.

Über Drag&Drop können Sie die Reihenfolge der zugeordneten Mitarbeiter ändern. Es ist sinnvoll, den primär dem Patienten zugeordneten Mitarbeiter an die oberste Stelle der Liste zu bewegen. Diese Reihenfolge wird an anderer Stelle der Software wiederverwendet, was die Anlage der Betreuungspläne erleichtert.

Zuordnung Angehörige – Kunden

Über den Menüpunkt ‚Angehörige‘ können diese dem Kunden zugeordnet werden. Diese Zuordnung steuert den Zugang zu den Patientendaten und Abrechnungsinformationen des Kunden

Um einem Angehörigen einen Kunden zuzuordnen, klicken Sie in der Auflistung der Angehörigen auf das Stiftsymbol. Unten in den Stammdaten Einstellungen der Angehörigen werden die jeweiligen Kunden zugeordnet.

Hierbei gibt es zwei Zugangsniveaus:

  1. Angehörige mit einer einfachen Beziehung zum Kunden, beispielsweise Nachbarn, freiwillige Helfer, etc. Diese haben lediglich Zugang zum Nachrichtensystem, zu den Besuchen und der Besuchsdokumentation.
  2. Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit Angehörigen zusätzlich Zugang zu den Rechnungsinformatrionen zu gebären, beispielsweise für Angehörige mit Vertretungsbrerechtigung.
Betreuung- und Besuchsplanung
Betreuungsplanung erstellen oder ändern

Die Erstellung der Betreuungsplanung erfolgt über das Kalendersymbol rechts in der Übersicht der Patienten.

Der Bildschirm zur Betreuungsplanung hat drei Bereiche:

  • Den Button zur Erstellung eines neuen Pflegeplans
  • Den Button zum Erstellen eines neuen Kunden
  • Die Übersicht über die bestehenden Betreuungs- bzw. Pflegepläne
  • Die Eingabe von Abwesenheiten der Patienten

Über das Pop-up Menu oberhalb der Liste der Pläne oben rechts können Sie die Ansicht auf vergangene Pläne, laufende Pläne und zukünftige Pläne filtern. So behalten Sie leicht die Übersicht.

In der Übersicht der bestehenden Pflegepläne können über die Symbole rechts:

  • Die Besuche einzelner Betreuungs- oder Pflegepläne angezeigt werden.
  • Die Pflegepläne geändert werden
  • Die Pflegepläne gelöscht werden

Das Ändern oder Erstellen eines Betreuungsplanes erfolgt auf gleiche Weise in zwei Schritten. Im ersten Schritt wir der Betreuungsplan angelegt, im zweiten Schritt erfolgt die Verfügbarkeitsprüfung für die einzelnen Besuche.

Zum Anlegen des Betreuungsplans beginnen Sie der Auswahl der Alltagsbetreuer über das Drop-down Menü ‚Pflegekräfte auswählen‘. Die Pflegekräfte erscheinen hier in der Reihenfolge, wie sie in der Zuordnung von Patienten und Mitarbeiter angegeben ist. Rechts von dem Drop-down Menü der Mitarbeiter können Sie sich einen schnellen Überblick über die Zeitpläne des jeweils ausgewählten Mitarbeiters machen.

WICHTIG: Nur die Alltagsbetreuer, die dem Patienten zugeordnet sind, werden hier angezeigt. Sollten keine Alltagsbetreuer angezeigt werden, bzw. ein Alltagsbetreuer fehlen, so überprüfen Sie bitte die Zuordnung der Mitarbeiter.

Über die Datumsfelder werden die Start- und Enddaten der Betreuungsplanung festgelegt. Hierbei gibt es zwei unterschiedliche Möglichkeiten:

  1. Eingabe einer Besuchsserie mit einem Enddatum. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn sich eine Leitung nur über einen begrenzten Zeitraum erstreckt, beispielsweise nach einer Krankheit.
  2. Eingabe einer Besuchsserie ohne Enddatum. Hier werden zunächst Besuche bis zum Ende des 6. Monats in die Zukunft geplant. Wird die Besuchsserie nicht abgesagt, so wird Monat für Monat ein weiterer Monat hinzugeplant. Gegebenenfalls müssen dann Verfügbarkeitkonflikte manuell gelöst werden.

WICHTIG: PflegeDigital erlaubt keine Pflegeplanung in die Vergangenheit. Wird also ein Pflegeplan für einen Besuch am Morgen am Nachmittag geändert, so muss das Startdatum auf den folgenden Tag gesetzt werden.

Die Besuche des Pflegeplans werden als wiederkehrende Besuche angelegt. Folgende Auswahl ist möglich:

  • Täglich: Die Besuche werden täglich, 7 Tage pro Woche geplant
  • Monatlich: Die Termine werden auf einen bestimmten Tag es Monats geplant.
  • Wöchentlich: Die Besuche werden wöchentlich an den ausgewählten Wochentagen geplant. Durch Eingabe es Wochenrhythmus können wiederkehrende Besuche in einwöchigen, zweiwöchigen, dreiwöchigen,…Wiederholungen geplant werden.

Als nächstes werden die Produkte ausgewählt. Über die Auswahl der Produkte wird auch die Dauer des Besuchs bestimmt. An dieser Stelle ist es sinnvoll, Zuschläge, beispielsweise Fahrtkostenpauschalen, bereits mit anzulegen, so dass sie nach dem Besuch bereits in der Abrechnung erscheinen.

Im Kommentarfeld können über die Eingabe von Freitext Bemerkungen hinzugefügt werden, beispielsweise welche Tätigkeiten konkret ausgeführt werden sollen oder ob Besonderheiten bei dem Patienten zu beachten sind. Diese Informationen erscheinen in den Besuchsinformationen auf den Mobilgeräten der Mitarbeiter.

Über den Button ‚weiter‘ erreicht man den zweiten Schritt der Pflegeplanung.

Im zweiten Schritt der Pflegeplanung ist die Verfügbarkeitsplanung. Die einzelnen Besuche erscheinen grün markiert, wenn das Zeitfenster unter Berücksichtigung der Fahrzeit verfügbar ist. Sollte entweder der Patient oder der Mitarbeiter nicht verfügbar ist, müssen die Termin hier umgeplant werden. Alternativ können andere Uhrzeiten oder ein anderer Mitarbeiter ausgewählt werden. Über das Kalendersymbol öffnet man den Kalender des Mitarbeiters, um so einen Überblick über die verfügbaren Termine zu erhalten. 

Die neu gewählte Uhrzeit oder der neue Mitarbeiter können dann übermittelt werden und wenn der Termin verfügbar ist, erscheint der Besuch in grün. Wenn alle Besuche grün markiert sind, können die Besuche bestätigt werden und erscheinen dann im Kalender.

Betreuungspläne und Besuche mit Zeitleistung

Besuche mit Zeitleistung können sowohl in der Mobile App, als auch in der Web-App erstellt und geändert werden. Hierbei ist die Dauer der Zeitleistung frei wählbar. Die Abrechnung erfolge gemäß der im Produktportfolio eingestellten Zeiteinheiten.

Zeitleistungen können in PflegeDigital mit variabler Dauer angelegt werden. Wenn Sie einen Betreuungsplan anlegen oder ändern, bzw. einen einzelnen Besuch ändern, können Sie über das Feld ‚Dauer‘ die Dauer der Leistung flexibel festlegen.

Wichtig: Die für eine Zeitleistung herangezogene Dauer in der tatsächlichen Besuchsdurchführung ergibt sich aus der Zeitdifferenz von Check-in und Check-out Zeit. Somit ist die Zeitleistung nur mit Zuschlägen und nicht mit Einzelleistungen oder Leistungskomplexen kombinierbar; dies würde in der Gesamtbetrachtung der Besuchsabrechnung keinen Sinn ergeben.

Besuche mit Fahrtleistungen

Besuche mit Fahrtleistungen können sowohl in der Mobile App, als auch in der Web-App erstellt und geändert werden. Eine Fahrtleistung ist dabei ein Zuschlag, der mit dem Dokumentationsformular ‚Fahrtleistung‘ verknüpft ist (siehe Produktportfolio).

Eine Fahrtleistung beinhaltet nur die zusätzlichen Informationen um für einen Kunden gefahrene km mit dem Kunden abzurechnen, beispielsweise um für einen Kunden einzukaufen oder für einen Apothekengang. 

Die Arbeitszeit für diese Fahrt ist natürlich von einer Reihe von Faktoren, wie z.B. dem Verkehr abhängig und sollte somit im Besuch zusätzlich als Zeitleistung geplant und dokumentiert werden. 

Patientenabwesenheit eintragen

Solle ein Patient für einen vorübergehenden Zeitraum nicht betreut werden können oder wollen, beispielsweise bei Urlaub, Angehörigenbesuch oder Krankenhausaufenthalten, so können die Besuche über diesen Zeitraum abgesagt werden.

Über das Kalendersymbol werden die Start- und Enddaten der Abwesenheit ausgewählt und dann über den Button ‚Übermitteln‘ die Besuche für den ausgewählten