Übersicht über PflegeDigital
Verschaffen Sie sich einen ersten Überblick über PflegeDigital, sein User Interface und die Funktionen
PflegeDigital ist eine umfassende Software für ambulante Pflegedienste. Die Software ist als ‚Software as a Service / Software als Dienstleistung‘ (SaaS) konzipiert und kann Ihnen somit mit dem größtmöglichem Komfort zur Verfügung gestellt werden. Der Zugang erfolgt über Standard-Mobiltelefone und Standard Webbrowser auf Desktop PCs / Laptops. Es sind keine separaten lokalen Installationen notwendig; der komplette Betrieb der Software in der Cloud wird durch uns sichergestellt.
Systemanforderungen sind:
Es ist eine entscheidende Eigenschaft von SaaS Produkten, dass diese regelmäßig verbessert und im Funktionsumfang erweitert werden. Diese Weiterentwicklungen erfolgen in aller Regel auf Wunsch mehrerer Kunden. So wollen wir sicherstellen, dass unsere Produkte möglichst gut Ihren Anforderungen entsprechen und sie diese wertbringend einsetzen können. Sie werden per E-Mail über die jeweils neuen Funktionen informiert. Sollten Sie neue Produktanforderungen oder Verbesserungsvorschläge haben, so sprechen Sie uns einfach an. Ihr Feedback ist sehr wertvoll für uns.
Die Mobile Apps können im Google Play Store oder Apple App Store heruntergeladen werden. Die entsprechenden Links finden Sie auf unserer Webseite https://pflegedigital.net oder sie finden die Apps unter dem Suchbegriff PflegeDigital. Die Apps sind jeweils nur in den Stores in Deutschland, Österreich und der Schweiz erreichbar. Sollte Ihr Mobilgerät auf einen anderen Store eingestellt sein, so müssen Sie Ihren Store Account entsprechend ändern.
Entscheidend für das Funktionieren der Mobile Apps ist die übereinstimmende Version zwischen der Web-App und den Mobile Apps. Die Versionen werden beim Login abgeglichen und bei Abweichungen der Nutzer zur Aktualisierung der App aufgefordert.
Die Web-App erreichen Sie über unsere Webseite https://pflegedigital.net unter Login, oder direkt unter https://app.pflegedigital.net.
Die PflegeDigital Software umfasst folgende Rollen mit den zugehörigen Daten:
Produkte sind der Startpunkt der operativen Betreuungsprozesse. Über die Produktdefinition steuern Sie grundlegende Funktionen, wie die zu verplanende Dauer der Leistung, die Art der Abrechnung und die zugehörige Dokumentation. PflegeDigital beinhaltet bei der ersten Anmeldung bereits ein kleines Produktsortiment, welches speziell auf Betreuungsdienste zugeschnitten ist. Somit können sie sofort loslegen und sehen praktisch, wie unterschiedliche Produkte angelegt werden können. Produktmerkmale sind im Einzelnen:
Die Betreuungsplanung setzt sich aus wiederkehrenden Besuchen und Leistungen zusammen. Sie reflektiert die längerfristigen Vereinbarungen mit den Patienten / Kunden und stellt somit die längerfristig geplante Arbeit des Dienstes dar. Die Betreuungsplanung wird in PflegeDigital durch die Leitung des Dienstes festgelegt. Wichtige Funktionen im Rahmen der Betreuungsplanung sind:
Aber wann geht es in der Betreuung schon nach Plan? Die Besuchsplanung die tatsächliche Planung für einen gegebenen Tag. Die Besuchsplanung ändert sich also abhängig von täglichen Ereignissen, beispielsweise der Abwesenheit von Kunden oder der Abwesenheit von Mitarbeitern. Die Besuchsplanung kann auch von Alltagsbetreuern selbständig geändert oder ergänzt werden. Wichtige Funktionen im Rahmen der Besuchsplanung sind:
Die Besuchsdurchführung umfasst die komplette Unterstützung der Alltagsbetreuer bei der Arbeit beim Patienten. Die Besuchsdurchführung findet komplett auf den Mobilgeräten statt und umfasst die Information zu den geplanten Leistungen, die Erfassung des Besuchsbeginns und des Besuchsende, sowie die Dokumentation der Leistungen. Wichtige Funktionen der Besuchsdurchführung sind:
In PflegeDigital ist ein eigener Messenger Dienst integriert. Diese Integration erlaubt ein hohes Maß an Datensicherheit. So werden in Gegensatz zu vielen kommerziellen Messenger Diensten keine Metadaten gespeichert, die nicht zwingend für die Verteilung der Nachrichten nötig sind, es werden keine Metadaten ausgewertet und selbstverständlich keine Metadaten an Dritte, beispielsweise zu Werbezwecken, weitergegeben. Der Inhalt der Nachrichten in nur für den jeweiligen Absender und die jeweiligen Empfänger einsehbar. Darüber hinaus beinhaltet der Messender Dienst eine Reihe von Sicherheitsmechanismen, die das versehentliche Versenden von privaten Daten an falsche Empfänger verhindern. Beispielsweise können Nachrichten aus der Besuchsdokumentation nur entweder an Alltagsbetreuuer gesendet werden, die auch dem Patienten / Kunden zugeordnet sind oder an Gruppen, in denen der jeweilige Kunde Mitglied ist. Selbstverständlich können auch Kunden und deren Angehörige / Bezugspersonen den Dienst nutzen und so mit Ihnen auch ohne zu Telefonieren und außerhalb der Bürozeiten in Kontakt treten. Wichtige Funktionen des Nachrichtendienstes sind:
Die Rechnungslegung ist speziell auf die Anforderungen von Betreuungsdiensten ausgelegt, insbesondere auf die Abrechnung von Leistungen nach den Paragraphen §39, §45a und §45b des SGB XI. Die Ermittlung der Kostenträger und ggfs. der Papierannahmestellen erfolgt automatisch basierend auf der IK Nummer der Krankenkassenkarte, so dass die Datenpflege durch Ihren Dienst minimiert ist. (Anmerkung: leider sind wir bei der Ermittlung der Kostenträger und Papierannahmestellen auf die Qualität der regelmäßig vom GKV Spitzenverband veröffentlichten Daten angewiesen. Sollte es also einmal dazu kommen, dass eine Rechnung falsch erstellt wird, so sprechen Sie uns gerne hierzu an. Wir klären die Korrektur der Daten und erfassen die korrigierten Daten in unserer Datenbank. Somit profitieren all unsere Kunden gleichermaßen von der sich stetig verbessernden Datenqualität.). Die wichtigsten Funktionen der Rechnungslegung sind:
Die Arbeitszeiterfassung in PflegeDigital erlaubt die schnelle und unkomplizierte Erfassung von Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende. Die Daten werden in Berichten zur monatlichen Übersicht der Arbeitszeit, detaillierten Stundenzetteln sowie einer Besuchsübersicht ausgewertet und können in EXCEL exportiert werden. Von dort können sie beispielsweise in der Lohnbuchhaltung weiterverarbeitet werden. Die wichtigsten Funktionen der Arbeitszeiterfassung sind:
Die Benutzeroberfläche und Benutzerführung von Pflegedigital ist weitestgehend an die von gängigen, modernen Softwareprodukten für Privatnutzer angelehnt. Damit erreichen wir ein schnelles Zurechtfinden von neuen Nutzern in PflegeDigital, eine steile Lernkurve und eine hohe Akzeptanz bei der Einführung von PflegeDigital.
Die Oberfläche der Web-App ist für alle Benutzerrollen grundsätzlich gleich aufgebaut, die zur Verfügung stehenden Funktionen hängen jedoch von der jeweiligen Benutzerrolle ab. Das folgende Bild zeigt den Aufbau der Web-App:
Wie auch die Oberfläche der Web-App sind auch die Benutzeroberflächen der Mobile Apps von gängigen, modernen Apps aus dem Konsumentenbereich inspiriert und erleichtern so den Einstieg.
Die Mobile Apps haben zwei Ansichten:
Die beiden Ansichten der Mobile Apps:
Android:
Ansicht ‚Ausgecheckt‘
Ansicht ‚Eingecheckt‘
iOS:
Ansicht ‚Ausgecheckt‘
Ansicht ‚Eingecheckt‘
Die Funktionen der Mobile Apps sind:
Um ein intuitives Benutzen von PflegeDigital zu erlauben haben wir uns auf eine Reihe von Farbcodes festgelegt, die durchgängig in der Web-App und den Mobile Apps genutzt werden.
Bei Nachrichten werden:
Bei Besuchen werden:
PflegeDigital bietet eine Reihe von Exportschnittstellen für Arbeitszeitberichte und Besuchslisten in EXCEL, sowie den Export des Buchungsstapels der Rechnungen im DATEV-Format.
Funktionen von PflegeDigital
Beschreibungen der detaillierten Funktionsweise von PflegeDigital
Grundfunktionen
Das Erstellen des Passworts zur Erstanmeldung und das Zurücksetzen des Passworts geschieht in gleicher Weise. Diese Vorgänge sind sowohl in der Web-App, als auch auf den Mobilgeräten möglich und werden in der Folge Schritt für Schritt beschrieben.
Falls Sie das Passwort über den Link in der Einladungsemail festlegen, beginnen Sie direkt in Schritt 3. Der Einstieg über die App oder den Link der Web-Adresse ist jedoch gleichwertig.
Schritt 1:
Im Anmeldebildschrim, klicken Sie auf ‚Passwort vergessen‘.
WICHTIG: Beim zurücksetzen des Passwortes über die Mobile Apps müssen die AGBs über die Checkbox akzeptiert werden.
Schritt 2:
Geben Sie nun Ihre e-Mail Adresse an, mit der sie sich bei PflegeDigital identifizieren und fordern sie das Einmalpasswort an. Dieses erhalten Sie innerhalb weniger Sekunden per e-Mail.
Schritt 3:
Identifizieren Sie sich mit dem Einmalpasswort.
Schritt 4:
In der Web-App kommen Sie nun auf eine Seite, auf der Sie das neue Passwort festlegen können.
In der Mobile-App wird das Eingabefeld für das Einmalpasswort und der ‚Verifizieren‘ Button deaktiviert und die Eingabefelder für das neue Passwort aktiviert.
Um Tippfehler zu vermeiden muss das neue Passwort zwei mal eingeben werden und die Passwörter müssen übereinstimmen.
Nun gelangen Sie zum Anfangsbildschirm und Sie können sich mit dem neuen Passwort einloggen.
Der Log-in und Log-out erfolgt sowohl in der Web-App als auch in den Mobile Apps auf gleiche Art und Weise. Zum Log-in benötigen Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort. Aus Sicherheitsgründen erfolgt der Log-in immer mit Hilfe einer Zwei-Faktor-Authentifizierung. Nach Eingabe von E-Mail und Passwort, klicken Sie auf ‚Login‘ und Sie erreichen den Bildschirm zur Eingabe des Einmalpasswortes. Dieses erhalten Sie innerhalb von wenigen Sekunden in einer E-Mail. Geben dies nun ein und schließen den Log-in ab.
Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben können Sie das Passwort unter ‚Passwort vergessen‘ zurücksetzen. Hierzu wird ihnen wieder ein Einmalpasswort per E-Mail zugesandt, mit dem Sie Ihre Identität bestätigen und dann das Passwort neu festlegen können. Sie finden mehr unter dem Punkt ‚Erste Anmeldung & Passwort zurücksetzen – Schritt für Schritt‘.
WICHTIG: Die Sicherheit Ihrer Daten und der Daten Ihrer Kunden ist sehr wichtig. Stellen Sie daher sicher, dass Sie niemals Ihr Passwort oder Mobiltelefon mit anderen teilen, dass Ihr Mobilgerät und Computer nicht Fremden zugänglich ist und dass Ihr E-Mail-Konto nur für Sie einsehbar ist.
Zum Log-out gehen Sie einfach auf das entsprechende Menü und klicken auf Log-out / Abmelden.
Die Mobile-Apps und die Web-App bleiben für fünf Stunden nach der letzten Eingabe geöffnet und zugänglich. Nach fünf Stunden ohne Interaktion erfolgt aus Sicherheitsgründen ein automatischer Log-out. Ebenso ist in der Web-App aus Sicherheitsgründen ein neuer Log-in erforderlich, wenn das Browserfenster geschlossen wird oder die Seite neu geladen wird.
Über die Schaltfläche ‚Nachricht‘ in der Mobile App, bzw. den Menüpunkt ‚Nachrichten‘ in der Web App gelangen Sie in den internen Nachrichtendienst. Hier können die Nachrichten gelesen und beantwortet werden.
Die Nutzung des Nachrichtendienstes ist an Dienste angelehnt, die aus dem Konsumentenbereich bekannt sind, was die Bedienung intuitiv und schnell erlernbar macht. In der Nachrichtenübersicht erscheinen die Nachrichten in chronologischer Reihenfolge absteigend. Konversationen, die ungelesene Nachrichten enthalten sind fett dargestellt. Durch Tippen gelangen Sie in die entsprechende Konversation.
Über das Sprechblasensymbol am unteren, rechten Bildschirmrand der Mobile App können Sie eine neue Konversation beginnen oder eine neue Gruppe erstellen. Das selbe erreichen Sie in der Web-App über die Schaltflächen ‚Neue Nachricht‘ und ‚Neue Gruppe‘.
Zur besseren Übersichtlichkeit können Sie in der Mobile App über die Suchfunktion eine Person suchen oder über den Filter die Darstellung einschränken.
Auswahl der Kontakte für eine neue Konversation
Auswahl der Kontakte für eine neue Gruppe sowie eingabe des Gruppennamen
WICHTIG: Gruppennamen dürfen nur Buchstaben Zahlen enthalten, keine Sonderzeichen oder Leerzeichen. Es ist nicht möglich neue Gruppen mit Sonder- oder Leerzeichen anzulegen.
Das Hinzufügen und Entfernen mit Mitgliedern von Gruppen kann nur durch den Ersteller der Gruppe in der Web-App über die Gruppeneinstellungen erfolgen. Für die anderen Mitglieder der Gruppe erscheint der Ersteller an erster Stelle, so dass Sie ihn identifizieren und kontaktieren können, falls eine Gruppe geändert werden soll.
WICHTIG: Auf der Mobile App können Gruppen erstellt werden, jedoch nicht geändert werden.
Über den Menüpunkt ‚Berichte‘ kommen Sie in das Reporting-Modul von PflegeDigital. Der Umfang der Berichte wird ständig erweitert. Für die Berichte kann jeweils der Berichtszeitraum ausgewählt werden und der Bericht im EXCEL Format zur Weiterverarbeitung exportiert werden. Derzeit stehen folgende Berichte zur Verfügung:
Stammdaten
Unter ‚Einstellungen‘ finden können Sie die Einstellungen der Daten für Ihr Unternehmen einsehen und ändern:
Logo
Hier können Sie das Logo Ihres Unternehmens hochladen. Dieses Logo erscheint auf Ihren Rechnungen
WICHTIG: Damit das Logo unversehrt wiedergegeben wird, muss die Größe 140 x 70 Pixel sein
Persönliche Details:
Hierbei handelt es sich um die persönlichen Daten des ersten Dienstleiters / der ersten Dienstleiterin, der / die angelegt wird. Diese Person hat dann die Aufgabe, weitere Benutzer anzulegen. Es kann sich hierbei um den Inhaber oder Geschäftsführer des Dienstes handeln, dies ist aber nicht zwingend der Fall.
Heimatadresse
Die ist die Anschrift des ersten Dienstleiters / der ersten Dienstleiterin, der / die angelegt wird. Diese Adresse kann sowohl hier in den Einstellungen als auch im Menüpunkt ‚Pflegedienstleitung‘ geändert werden.
Kontaktdaten
Hier werden die Kontaktdaten des ersten Dienstleiters / der ersten Dienstleiterin, der / die angelegt wird, festgelegt.
Arbeitsorganisationsdaten
Hier werden die Arbeitszeitdaten des ersten Dienstleiters / der ersten Dienstleiterin, der / die angelegt wird, festgelegt. Diese haben heute noch keine Bewandtnis im System, und sind somit auch keine Pflichtdaten. Die Daten werden für zukünftige Softwarefunktionen benötigt werden.
Firmeninformationen
Die rechtlichen Informationen zu Ihrer Firma sind erforderlich, um handelsrechtlich gültige Rechnungen zu erstellen. Die hier angegebenen Funktionen erscheinen auf Ihren Rechnungen.
Büroadresse
Die Büroadresse ist die Straßenanschrift Ihres Firmensitzes. In zukünftigen Softwareversionen ist es vorgesehen, auch Fahrten ins oder vom Büro mit geplanten Fahrzeiten zu versehen. Für diese ist die Büroadresse relevant.
Postanschrift
Die Postanschrift ist die postalische Anschrift Ihres Unternehmens. Sie kann von der Büroadresse abweichen, wenn beispielsweise Postfächer verwendet werden.
Die Postanschrift kann durch setzen der Checkbox ‚Identisch mit der Büroanschrift‘ übernommen werden. Hierbei wird im Moment des Setzens der Checkbox die Büroanschrift übernommen. Falls sich die Büroanschrift ändert, muss die Checkbox erneut aktiviert werden, um die korrigierten Daten zu übernehmen.
Rechnungsadresse
Die Rechnungsadresse kann von der Büroadresse abweichen, beispielsweise wenn Rechnungen direkt zu Buchhaltungsdienstleistern geschickt werden sollen. Diese Anschrift wird verwendet, um die PflegeDigital Rechnungen zu adressieren.
Die Rechnungsadresse kann durch setzen der Checkbox ‚Identisch mit der Büroanschrift‘ übernommen werden. Hierbei wird im Moment des Setzens der Checkbox die Büroanschrift übernommen. Falls sich die Büroanschrift ändert, muss die Checkbox erneut aktiviert werden, um die korrigierten Daten zu übernehmen.
Bankdaten
Die Bankdaten Ihres Dienstes werden benötigt, um die entsprechenden Zahlungsinformationen auf Ihren Rechnungen anzugeben.
Kontaktdaten
Die Kontaktdaten erscheinen als Kontaktmöglichkeit für Rückfragen auf Ihren Rechnungen. Hier können Sie wahlweise die Daten eines Mitarbeiters oder allgemeine Kontaktdaten angeben.
Rechnungsdaten
Die Rechnungsdaten werden zur Erstellung Ihrer Rechnungen, sowie zur Vorauswahl von Informationen zur Rechnungssteuerung benötigt:
IK Nummer: Ihre IK Nummer, wie sie auf den Rechnungen an gesetzliche Kranken- und Pflegeversicherungen erscheint.
Regional Code: Der Regionalcode entspricht dem Bundesland des Sitzes Ihres Unternehmens. Es entscheidet über die Steuerung von Rechnungen, wenn Kostenträger je nach Bundesland unterschiedliche Rechnungsempfänger oder Papierannahmestellen je nach Bundesland haben:
- Schleswig-Holstein
- Hamburg
- Niedersachsen
- Bremen
- Nordrhein-Westfalen
- Hessen
- Rheinland-Pfalz
- Baden-Württemberg
- Bayern
- Saarland
- Berlin
- Brandenburg
- Mecklenburg-Vorpommern
- Sachsen
- Sachsen-Anhalt
- Thüringen
Art des Dienstes: Die Art des Dienstes kann in manchen Fällen die Steuerung der Rechnungslegung beeinflussen. Mögliche Arten des Dienstes sind:
- frei gemeinnütziger Anbieter (Sozialstation)
- privat gewerblicher Anbieter
- öffentlicher Anbieter
- sonstiger Pflegedienst
Abrechnungsvertrag ID: Die ID des Abrechnungsvertrages ist das Tarifkennzeichen des Preisverzeichnisses des gültigen Tarifbereiches. Für ambulante Betreuungsdienste ist es nicht relevant.
Rechnungsart: Die Rechnungsart wird es in der Zukunft in der Abrechnung per DTA ermöglichen, unterschiedliche Arten der Art der Abrechnung festzulegen, beispielsweise die Abrechnung über eine Abrechnungsstelle mit- und ohne Inkassovollmacht. Zum derzeitigen Zeitpunkt ist nur die Abrechnung vom Leistungserbringer und die Zahlung an die IK des Leistungserbringers möglich.
Punktwert: Der Punktwert legt bei Leistungen, die über Punkte abgerechnet werden, den Wert eines Punktes fest.
Test Indikator: Der Testindikator legt des Teststatus für die Einführung der Abrechnung per DTA fest. Zum derzeitigen Zeitpunkt ist nur die Abrechnung par Rechnung möglich und damit ist dieses Feld noch nicht von Bedeutung.
Bilanzierungsstandard: Der Bilanzierungsstandard legt den im DATEV Export verwendeten Kontenrahmen für die Gegenkonten der Umsatzbuchungen fest. Möglich sind die Kontenrahmen SKR03 und SKR04.
Anforderung Leistungsnachweis: Hier können Sie die Standardeinstellung zur Anforderung der Leistungsnachweise in Ihrem Unternehmen festlegen. Mehr dazu unter ‚Festlegung der Einstellungen für Leistungsnachweise‘.
Rechtliche Hinweise / MwSt. / Zahlungsbedingungen: Hier kann ein Freitext festgelegt werden, der im Fußbereich der Rechnungen erscheint. Hier können beispielsweise auch Hinweise auf eine Abtretungserklärung eingefügt werden, die der Kunde anstatt einer separaten Abtretungserklärung unterschreiben kann.
Steuerdaten
Die meisten ambulanten Betreuungsdienste sind nach §4 Nr. 16 Satz 1 UStG umsatzsteuerbefreit. Somit können hier diese Umsatzsteuerbefreiung für die Rechnungen Ihres Dienstes eingestellt werden, sowie die anderen Umsatzsteuerdaten eingestellt werden.
Über den Menüpunkt ‚Produkte‘ können Sie Ihr Produktportfolio anpassen und neue Produkte anlegen.
Produkte sind durch eine Reihe von Merkmalen bestimmt. Mit Hilfe dieser Merkmale können Sie flexibel Produkte entsprechend Ihrer Anforderungen definieren und so PflegeDigital weitgehend auf Ihren Dienst anpassen.
Die Produktdefinition ist ausschlaggebend dafür, wie die Produkte in Betreuungspläne und Besuche eingeplant werden, wie diese dokumentiert werden und wie diese Abgerechnet werden. So werden beispielsweise die Produkte, die unterschiedlichen Kostenträgern zugeordnet sind, in der Abrechnung auch unterschiedlichen Rechnungen zugeordnet. Somit wir der Struktur der Kostenerstattung über die Strukturierung der Produktanlage Rechnung getragen.
Folgende Produktmerkmale bestimmen ein Produkt:
Unter dem Menüpunkt ‚Pflegedienstleitung‘ erhalten Sie die Möglichkeit, Ihre Mitarbeiter mit Leitungsverantwortung anzulegen und zu aktualisieren. Die Rolle der Pflegedienstleitung hat neben der Pflegeplanung, Besuchsplanung und der Abrechnung vor allem die Aufgabe, die Stammdaten der Mitarbeiter, Kunden und Bezugspersonen auf den aktuellen Stand zu halten. Besondere Sorgfalt muss hierbei auf die Erstellung der Beziehungen zwischen Mitarbeitern, Kunden und Bezugspersonen gerichtet werden, da diese die Datenfreigabe steuern.
Mit dem Button oben rechts können Sie eine weitere Person mit Leitungsaufgaben anlegen. Die Daten zur Anlage sind weiter unten im Einzelnen beschrieben.
Ganz rechts in der Zeile der einzelnen Personen mit Leistungsverantwortung befinden zich zwei Schaltflächen, um die Angaben zum Mitarbeiter zu bearbeiten oder den Mitarbeiter zu deaktivieren.
Über das Pop-up Menu oben rechts kann zur Übersichtlichkeit die Ansicht auf aktive und inaktive Mitarbeiter begrenzt werden.
Das Stiftsymbol führt zur Maske zur Aktualisierung der Mitarbeiterdaten, der Papierkorb zur Deaktivierung. Bitte beachten Sie, dass die Mitarbeiter aus Gründen der Revisionssicherheit nicht gelöscht, sondern nur deaktiviert werden. Eine spätere Reaktivierung ist möglich. Wenn ein Mitarbeiter deaktiviert wird, hat er keinen Zugang mehr zum System und den Daten im System.
Persönliche Details:
Hierbei handelt es sich um die persönlichen Daten des ersten Dienstleiters / der ersten Dienstleiterin, der / die angelegt wird. Diese Person hat dann die Aufgabe, weitere Benutzer anzulegen. Es kann sich hierbei um den Inhaber oder Geschäftsführer des Dienstes handeln, dies ist aber nicht zwingend der Fall.
Heimatadresse
Die Heimatadresse ist die Anschrift Ihres Mitarbeiters.
Kontaktdaten
Hier werden die Kontaktdaten des Mitarbeiters festgelegt.
Arbeitsorganisationsdaten
Hier werden die Arbeitszeitdaten des Mitarbeiters festgelegt. Diese haben heute noch keine Bewandtnis im System, und sind somit auch keine Pflichtdaten. Die Daten werden für zukünftige Softwarefunktionen benötigt werden.
Daten von Pflegekräften zuordnen
Sie können eine Dienstleitung einzelne Pflegekräfte zuordnen und so eine einfache Teamstruktur abbilden. Dienstleiter haben nur Zugriff auf Alltagsbetreuer und Pflegekräfte, die ihnen zugeordnet sind.
Admin-Setup
Nur Dienstleiter, die als Admin freigeschaltet sind, können Unternehmenseinstellungen ändern. So können Sie verhindern, dass Angestellte versehentlich Unternehmensdaten verändern.
Unter dem Menüpunkt ‚Pflegekräfte‘ erhalten Sie die Möglichkeit, Ihre Alltagsbetreuer anzulegen und zu aktualisieren. Die Alltagsbetreuer haben die Möglichkeit, Pflegepläne und Besuche zu erstellen, ändern und abzusagen, sowie Besuche durchzuführen und zu dokumentieren. Zusätzlich können Alltagsbetreuer ihre persönlichen Daten über die Mobile App über den Menüpunkt ‚Profil‘ im Einstellungsmenü ändern.
WICHTIG: Die iOS and Android Mobile Apps sind speziell auf die Aufgaben der Pflegekräfte zugeschnitten und stehen auch nur diesen zur Verfügung.
Mit dem Button oben rechts können Sie eine weitere Alltagsbetreuer anlegen. Die Daten zur Anlage sind weiter unten im Einzelnen beschrieben.
Ganz rechts in der Zeile der einzelnen Personen mit Leistungsverantwortung befinden zich drei Schaltflächen, um die Angaben des Mitarbeiters zu bearbeiten, eine Abwesenheit des Mitarbeiters einzutragen (Urlaub oder Krankheit) oder den Mitarbeiter zu deaktivieren.
Über das Pop-up Menu oben rechts kann zur Übersichtlichkeit die Ansicht auf aktive und inaktive Mitarbeiter begrenzt werden.
Das Stiftsymbol führt zur Maske zur Aktualisierung der Mitarbeiterdaten, das Mitarbeitersymbol zur Eingabe einer Abwesenheit und der Papierkorb zur Deaktivierung. Die Eingabe der Abwesenheit eines Mitarbeiters ist weiter unten im Detail erklärt. Bitte beachten Sie, dass die Mitarbeiter aus Gründen der Revisionssicherheit nicht gelöscht, sondern nur deaktiviert werden. Eine spätere Reaktivierung ist möglich. Wenn ein Mitarbeiter deaktiviert wird, hat er keinen Zugang mehr zum System und den Daten im über die Web-App oder die Mobile-App. Da von vorneherein keine Daten auf den Mobilgeräten lokal gespeichert werden, ist es nicht notwendig manuell Daten von den Endgeräten zu löschen. Mitarbeiter können durch zurücksetzen des Schalters wieder aktiviert werden.
Persönliche Details
Hierbei handelt es sich um die persönlichen Daten des Alltagbetreuers.
Heimatadresse
Die Heimatadresse ist die Anschrift Ihres Mitarbeiters.
Kontaktdaten
Hier werden die Kontaktdaten des Mitarbeiters festgelegt.
Arbeitsorganisationsdaten
Hier werden die Arbeitszeitdaten des Mitarbeiters festgelegt. Diese haben heute noch keine Bewandtnis im System, und sind somit auch keine Pflichtdaten. Die Daten werden für zukünftige Softwarefunktionen benötigt werden.
Unter dem Menüpunkt ‚Patienten‘ erhalten Sie die Möglichkeit, Ihre Kunden anzulegen und zu aktualisieren. Außerdem haben Sie hier die Möglichkeit, Pflegepläne für Ihre Kunden zu erstellen, dem Kunden Mitarbeiter zuzuweisen, QR-Codes zum Check-in / Check-out herunterzuladen und die Einladungs-e-Mails zu versenden.
Mit dem Button oben rechts können Sie eine weitere Kunden anlegen. Die Daten zur Anlage sind weiter unten im Einzelnen beschrieben. Oberhalb von der Auflistung der Kunden befindet sich ein Drop-Down Menu, mit dem Sie die Anzeige auf aktive, bzw. inaktive Kunden filtern können.
Ganz rechts in der Zeile der einzelnen Kunden befinden sich sechs Schaltflächen, um die Angaben zum Kunden.
Bedeutung der Symbole:
- Stift: zu bearbeiten der persönlichen Daten
- Auge: QR Codes zum Check-in/ Check-out herunterzuladen
- Einladungs-e-Mail versenden
- MA Symbol: Mitarbeiter zuzuweisen
- Kalender: Pflegepläne zu erstellen
- Papierkorb: Kunden zu deaktivieren
Wenn ein Kunde deaktiviert wird, hat er keinen Zugang mehr zum System und kann auch von den Mitarbeitern nicht mehr für Besuche ausgewählt werden. Kunden können durch Zurücksetzen des Schalters reaktiviert werden.
WICHTIG: Um ein versehentliches Deaktivieren eines Kunden zu vermeiden, können Kunden nur deaktiviert werden, wenn keine weiteren Besuche geplant sind. Aktive Besuche finden Sie über die Ansicht der laufenden und geplanten Pflegepläne des Kunden.
Persönliche Daten
Hierbei handelt es sich um die persönlichen Daten des Kunden.
Anforderung Leistungsnachweis: Hier können Sie die Einstellung zur Anforderung der Leistungsnachweise für diesen Kunden festlegen. Mehr dazu unter ‚Festlegung der Einstellungen für Leistungsnachweise‘.
Heimatadresse
Die Heimatadresse ist die Straßenanschrift des Kunden. Diese Adresse wird von PflegeDigital zur Berechnungen der geplanten Fahrtzeiten herangezogen und erscheint in der Routenplanung auf dem Mobilgerät des Mitarbeiters.
Postanschrift
Die Postanschrift ist die postalische Anschrift Ihres Kunden, beispielsweise falls zentrale Briefkästen verwendet werden.
Die Postanschrift kann durch setzen der Checkbox ‚Identisch mit der Anschrift zu Hause‘ übernommen werden. Hierbei wird im Moment des Setzens der Checkbox die Heimatanschrift übernommen. Falls sich die Heimatanschrift ändert, muss die Checkbox erneut aktiviert werden, um die korrigierten Daten zu übernehmen.
Rechnungsadresse
Die Rechnungsadresse kann von der Heimatadresse abweichen, beispielsweise wenn Rechnungen zu Bezugspersonen geschickt werden sollen. Diese Anschrift wird verwendet, um Ihre Privat- oder Zuzahlungsrechnungen zu adressieren.
Die Rechnungsadresse kann durch setzen der Checkbox ‚Identisch mit der Anschrift zu Hause‘ übernommen werden. Hierbei wird im Moment des Setzens der Checkbox die Heimatanschrift übernommen. Falls sich die Heimatanschrift ändert, muss die Checkbox erneut aktiviert werden, um die korrigierten Daten zu übernehmen.
Versicherungsdaten
Die Versicherungsdaten des Patienten steuern die Rechnungslegung für den jeweiligen Kunden.
Versicherungsstatus: Die Rechnungen von gesetzlich versicherten werden an die jeweilige Kranken- und Pflegeversicherung adressiert, die Rechnungen von privat versicherten und Selbstzahlern an die Rechnungsanschrift.
ID-Versicherungsvertrag: Die ID des Versicherungsvertrages ist für die gesetzlichen Kranken- und Pflegekassen maßgeblich für die Zuordnung der Rechnungen zum Kunden. Sie kann der Versichertenkarte entnommen werden.
Die Festlegung der Daten der Kranken- und Pflegeversicherung kann auf zwei Wege erfolgen:
- Automatische Bestimmung der Kostenträger: Wir empfehlen ausdrücklich diesen Weg zur Bestimmung der Kostenträger. Die Versicherung wird durch die IK-Nummer der Krankenkassenkarte identifiziert, die zugehörige Pflegeversicherung bestimmt und die Rechnungen in Abhängigkeit der Art der Leistung (§39, §45a, §45b) an die entsprechenden Papierannahmestellen adressiert.
- Manuelle Anlage der Kostenträger: Alternativ zur automatischen Bestimmung der Kostenträger können die Daten der Kranken- und Pflegekassen auch manuell erfasst werden. Eine Austeilung der Rechnungen nach Art der Leistung auf unterschiedliche Papierannahmestellen ist hierbei jedoch nicht möglich.
Die automatische Bestimmung der Kostenträger erleichtert die Kundenanlage bei gesetzlich versicherten erheblich. Sie benötigen nur die Daten von der Krankenversicherungskarte:
Wenn Sie nun den Schalter ‚Kostenträger Bestimmung‘ auf ‚Ja‘ setzen werden die Daten der Kranken- und Pflegeversicherung automatisch bestimmt. Sollten von der Anschrift der Pflegeversicherung abweichende Papierannahmestellen definiert sein, so werden die Rechnungen automatisch an diese adressiert.
WICHTIG: Zur automatischen Bestimmung der Kostenträger nutzen wir Daten, die vom GKV-Spitzenverband zur Verfügung gestellt und regelmäßig aktualisiert werden. Diese Aktualisierung nehmen wir zentral vor. Allerdings kann es in Ausnahmefällen vorkommen, dass Daten unvollständig oder falsch sind. Sollte eine Kranken, oder Pflegeversicherung die Zahlung einer Rechnung verweigern, bitten wir Sie, sich unter admin@pflegedigital.net an uns zu wenden. Wir werden die korrekten Daten in Erfahrung bringen und unsere Datenbank entsprechend aktualisieren. Dies kommt allen Kunden zu Gute.
Unterhalb der Versicherungsdaten finden Sie das Feld ‚Kundennummer‘.Tragen Sie hier die Kundennummer des Kunden in Ihrem Buchhaltungssystem. Diese Kundennummer wird im DATEV Export für Privat- und Zuzahlungsrechnungen des Kunden verwendet.
Pflegedaten
In den Pflegedaten werden eine Reihe von Informationen zur Pflegehistorie und Betreuung abgelegt. Die Informationen in den Feldern ‚Diagnosen‘ und ‚Bemerkungen‘ sind für die Alltagsbetreuer auf den Mobilgeräten zugänglich, so dass wichtige Informationen zu Besonderheiten im häuslichen Umfeld oder wichtige medizinische Informationen (z.B. Allergien) mitgeteilt werden können.
Die Pflegedaten umfassen den Pflegestatus des Kunden, sowie weitere Informationen zum Zutritt zur Wohnung.
Buchhaltungsdaten
In den Buchhaltungsdaten finden Sie das Feld ‚Kundennummer‘. Tragen Sie hier die Kundennummer des Kunden in Ihrem Buchhaltungssystem. Diese Kundennummer wird im DATEV Export für Privat- und Zuzahlungsrechnungen des Kunden verwendet. In Zukunft wird dieses Feld auch zur direkten Synchronisation der Kundennummern bei einer direkten Anbindung von Buchhaltungssystemen genutzt.
Zur Bestimmung der Fahrzeiten und in Zukunft der Fahrstrecken zwischen Kunden, müssen diese geolokalisiert werden, d.h. der Adresse wird ein physikalischer Ort zugewiesen.
Im einfachsten Falle erfolgt die Geolokalisation einer Kundenanschrift bei der Kundenanlage oder Kundernänderung automatisch über die Google Eingabehilfe der Anschrift. Wenn Sie eine Anschrift eingeben, diese vom System erkannt wird und Sie auf die vorgeschlagene Anschrift klicken, wird diese automatisch übernommen.
Allerdings gibt es durchaus Fälle, in denen Anschriften in Google nicht verfügbar sind oder nicht richtig erkannt werden. In diesen Fällen können die Anschriften dennoch gespeichert werden, allerdings führt dies zu Fehlern in der Fahrzeitenberechnung, bzw. in der Zukunft bei weiteren Funktionen, beispielsweise der automatischen Fahrzeiten und Entfernungsberechnung. Daher informiert das System im Falle einer Anschrift, die nicht geolokalisiert werden kann.
Wenn Sie in Zukunft die Funktionen, die auf der Geolokalisierung beruhen nutzen möchten, bzw. die Fahrzeiten korrekt in der Verfügbarkeitsprüfung berücksichtigen möchten, gehen Sie bitte im Falle der Fehlermeldung wie folgt vor:
- Öffnen Sie die Karte durch Klicken auf den Karten Pin rechts von der Eingabe der Anschrift.
- Schieben Sie durch ein- und auszoomen und verschieben auf der Karte den Pin auf die geographische Position des Einsatzes. Dieser Ort wird für die Bestimmung der Fahrzeiten und der Entfernung verwendet.
- Schließen Sie das Kartenfenster.
- Geben Sie die Anschrift ein, die nicht erkannt werden kann. Das System behält die Position des Pins aus Punkt 2 zur Bestimmung der Fahrzeiten bei.
Unter dem Menüpunkt ‚Angehörige‘ erhalten Sie die Möglichkeit, Ihre Bezugspersonen Ihrer Kunden anzulegen und zu aktualisieren. So können Angehörige, auch wenn die entfernt leben, die Betreuungsleistungen verfolgen und mit Ihnen in Kontakt treten.
Mit dem Button oben rechts können Sie eine weitere Bezugsperson anlegen. Die Daten zur Anlage sind weiter unten im Einzelnen beschrieben.
Mit dem Pop-up Menu oben Rechts können Sie die Anzeige auf derzeitig aktive und nicht mehr aktive Angehörige einschränken. Nicht mehr aktive Angehörige können auch wieder aktiviert werden.
Ganz rechts in der Zeile der einzelnen Angehörigen befinden zich drei Schaltflächen, um die Angaben zur Bezugsperson zu bearbeiten oder die Bezugsperson zu deaktivieren.
Das Stiftsymbol führt zur Maske zur Aktualisierung der Daten der Bezugsperson, das e-Mail Symbol löst das Versenden der Einladungs-Mail aus und deaktiviert Papierkorb den Angehörigen. Bitte beachten Sie, dass die Personen aus Gründen der Revisionssicherheit nicht gelöscht, sondern nur deaktiviert werden. Eine spätere Reaktivierung ist möglich. Wenn eine Bezugsperson deaktiviert wird, hat sie keinen Zugang mehr zum System und den Daten im System.
Wenn ein Kunde deaktiviert wird, hat er keinen Zugang mehr zum System und kann auch von den Mitarbeitern nicht mehr für Besuche ausgewählt werden. Kunden können durch Zurücksetzen des Schalters reaktiviert werden.
Persönliche Daten
Hierbei handelt es sich um die persönlichen Daten der Bezugsperson.
Heimatadresse
Die Heimatadresse ist die Anschrift der Bezugsperson.
Kontaktdaten
Hier werden die Kontaktdaten der Bezugsperson festgelegt.
Bezugsperson – Patientenbeziehung
Hier werden die Beziehungen zu Ihren Kunden festgelegt. Eine Bezugsperson kann mehreren Kunden zugeordnet werden. Über diese Beziehung wird der Zugang zu den Kundendaten hergestellt und gesteuert.
In den Unternehmenseinstellungen, sowie in den Patientendaten können die Einstellungen für Leistungsnachweise eingerichtet werden.
Die Einstellungen für Leistungsnachweise werden sowohl auf Unternehmensebene, als auch auf Kundenebene festgelegt. Als Standard folgen alle Kunden den Einstellungen für Ihr Unternehmen, es können jedoch abweichende Einstellungen vorgenommen werden, beispielsweise wenn der Kunde die Leistungsnachweise nicht selbst sofort unterschriebt.
Auf Unternehmensebene gibt es folgende Einstellmöglichkeiten:
- Nicht benötigt: Wählen Sie diese Option, wenn sie die Funktion nicht nutzen möchten.
- Jeder Besuch: Wenn Sie diese Funktion wählen, wird ein Leistungsnachweis am Ende des jeden Besuches angefordert.
- Letzter Besuch des Monats: Wenn Sie diese Funktion wählen, wird ein Leistungsnachweis nur am Ende des letzten Besuches des Monats für den gesamten Monat angefordert.
Auf Kundenebene stehen folgende Optionen zur Verfügung:
- Firmeneinstellungen: In diesem Fall werden die Unternehmenseinstellungen angewendet.
- Nicht benötigt: Abweichend von den Unternehmenseinstellungen wird bei diesem Kunden kein Leistungsnachweis angefordert.
- Jeder Besuch: Abweichend von den Unternehmenseinstellungen wird ein Leistungsnachweis am Ende des jeden Besuches angefordert.
- Letzter Besuch des Monats: Abweichend von den Unternehmenseinstellungen wird ein Leistungsnachweis nur am Ende des letzten Besuches des Monats für den gesamten Monat angefordert.
Um eine einfache Teamstruktur abzubilden, können über den Menüpunkt ‚Pflegedienstleitung‘ Mitarbeiter dem Alltagsbetreuer zugeordnet werden. Dies Zuordnung steuert den Zugang zu den Patientendaten und die Möglichkeiten der Pflege- und Besuchsplanung:
Um einem Dienstleiter einen Mitarbeiter zuzuordnen, klicken Sie auf das Stiftsymbol im Pflegedienstleitungsbildschirm. Unten in den Stammdaten Einstellungen der Dienstleiter werden die jeweiligen Alltagsbetreuer zugeordnet.
Als Standard sind einem neuen Dienstleiter alle Alltagsbetreuer zugeordnet. Diese Zuordnung kann nach Wahl herausgenommen werden.
Über den Menüpunkt ‚Patienten‘ können Mitarbeiter dem Patienten zugeordnet werden. Diese Zuordnung steuert den Zugang zu den Patientendaten und die Möglichkeiten der Pflege- und Besuchsplanung:
Um einem Patienten einen Mitarbeiter zuzuordnen, klicken Sie auf das Mitarbeitersymbol. Sie kommen nun auf einen Bildschirm, in dem die bereits festgelegten Beziehungen angezeigt werden. Über das Papierkorbsymbol können Sie eine bestehende Beziehung aufheben. Über den Button ‚Pflegekräfte zuweisen‘ oben rechts öffnen Sie ein Pop-Up Fenster, in dem Sie die Mitarbeiter auswählen.
Über Drag&Drop können Sie die Reihenfolge der zugeordneten Mitarbeiter ändern. Es ist sinnvoll, den primär dem Patienten zugeordneten Mitarbeiter an die oberste Stelle der Liste zu bewegen. Diese Reihenfolge wird an anderer Stelle der Software wiederverwendet, was die Anlage der Betreuungspläne erleichtert.
Über den Menüpunkt ‚Angehörige‘ können diese dem Kunden zugeordnet werden. Diese Zuordnung steuert den Zugang zu den Patientendaten und Abrechnungsinformationen des Kunden
Um einem Angehörigen einen Kunden zuzuordnen, klicken Sie in der Auflistung der Angehörigen auf das Stiftsymbol. Unten in den Stammdaten Einstellungen der Angehörigen werden die jeweiligen Kunden zugeordnet.
Hierbei gibt es zwei Zugangsniveaus:
- Angehörige mit einer einfachen Beziehung zum Kunden, beispielsweise Nachbarn, freiwillige Helfer, etc. Diese haben lediglich Zugang zum Nachrichtensystem, zu den Besuchen und der Besuchsdokumentation.
- Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit Angehörigen zusätzlich Zugang zu den Rechnungsinformatrionen zu gebären, beispielsweise für Angehörige mit Vertretungsbrerechtigung.
Betreuung- und Besuchsplanung
Die Erstellung der Betreuungsplanung erfolgt über das Kalendersymbol rechts in der Übersicht der Patienten.
Der Bildschirm zur Betreuungsplanung hat drei Bereiche:
Über das Pop-up Menu oberhalb der Liste der Pläne oben rechts können Sie die Ansicht auf vergangene Pläne, laufende Pläne und zukünftige Pläne filtern. So behalten Sie leicht die Übersicht.
In der Übersicht der bestehenden Pflegepläne können über die Symbole rechts:
Das Ändern oder Erstellen eines Betreuungsplanes erfolgt auf gleiche Weise in zwei Schritten. Im ersten Schritt wir der Betreuungsplan angelegt, im zweiten Schritt erfolgt die Verfügbarkeitsprüfung für die einzelnen Besuche.
Zum Anlegen des Betreuungsplans beginnen Sie der Auswahl der Alltagsbetreuer über das Drop-down Menü ‚Pflegekräfte auswählen‘. Die Pflegekräfte erscheinen hier in der Reihenfolge, wie sie in der Zuordnung von Patienten und Mitarbeiter angegeben ist. Rechts von dem Drop-down Menü der Mitarbeiter können Sie sich einen schnellen Überblick über die Zeitpläne des jeweils ausgewählten Mitarbeiters machen.
WICHTIG: Nur die Alltagsbetreuer, die dem Patienten zugeordnet sind, werden hier angezeigt. Sollten keine Alltagsbetreuer angezeigt werden, bzw. ein Alltagsbetreuer fehlen, so überprüfen Sie bitte die Zuordnung der Mitarbeiter.
Über die Datumsfelder werden die Start- und Enddaten der Betreuungsplanung festgelegt. Hierbei gibt es zwei unterschiedliche Möglichkeiten:
- Eingabe einer Besuchsserie mit einem Enddatum. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn sich eine Leitung nur über einen begrenzten Zeitraum erstreckt, beispielsweise nach einer Krankheit.
- Eingabe einer Besuchsserie ohne Enddatum. Hier werden zunächst Besuche bis zum Ende des 6. Monats in die Zukunft geplant. Wird die Besuchsserie nicht abgesagt, so wird Monat für Monat ein weiterer Monat hinzugeplant. Gegebenenfalls müssen dann Verfügbarkeitkonflikte manuell gelöst werden.
WICHTIG: PflegeDigital erlaubt keine Pflegeplanung in die Vergangenheit. Wird also ein Pflegeplan für einen Besuch am Morgen am Nachmittag geändert, so muss das Startdatum auf den folgenden Tag gesetzt werden.
Die Besuche des Pflegeplans werden als wiederkehrende Besuche angelegt. Folgende Auswahl ist möglich:
Als nächstes werden die Produkte ausgewählt. Über die Auswahl der Produkte wird auch die Dauer des Besuchs bestimmt. An dieser Stelle ist es sinnvoll, Zuschläge, beispielsweise Fahrtkostenpauschalen, bereits mit anzulegen, so dass sie nach dem Besuch bereits in der Abrechnung erscheinen.
Die Produkte können bereits jetzt den Abrechnungsparagraphen nach SGB XI zugeordnet werden, so dass die Leistungen korrekt in der Budgetsimulation eingesetzt werden.
Im Kommentarfeld können über die Eingabe von Freitext Bemerkungen hinzugefügt werden, beispielsweise welche Tätigkeiten konkret ausgeführt werden sollen oder ob Besonderheiten bei dem Patienten zu beachten sind. Diese Informationen erscheinen in den Besuchsinformationen auf den Mobilgeräten der Mitarbeiter.
Über den Button ‚weiter‘ erreicht man den zweiten Schritt der Pflegeplanung.
Im zweiten Schritt der Pflegeplanung ist die Verfügbarkeitsplanung. Die einzelnen Besuche erscheinen grün markiert, wenn das Zeitfenster unter Berücksichtigung der Fahrzeit verfügbar ist. Sollte entweder der Patient oder der Mitarbeiter nicht verfügbar ist, müssen die Termin hier umgeplant werden. Alternativ können andere Uhrzeiten oder ein anderer Mitarbeiter ausgewählt werden. Über das Kalendersymbol öffnet man den Kalender des Mitarbeiters, um so einen Überblick über die verfügbaren Termine zu erhalten.
Die neu gewählte Uhrzeit oder der neue Mitarbeiter können dann übermittelt werden und wenn der Termin verfügbar ist, erscheint der Besuch in grün. Wenn alle Besuche grün markiert sind, können die Besuche bestätigt werden und erscheinen dann im Kalender.
Besuche mit Zeitleistung können sowohl in der Mobile App, als auch in der Web-App erstellt und geändert werden. Hierbei ist die Dauer der Zeitleistung frei wählbar. Die Abrechnung erfolge gemäß der im Produktportfolio eingestellten Zeiteinheiten.
Zeitleistungen können in PflegeDigital mit variabler Dauer angelegt werden. Wenn Sie einen Betreuungsplan anlegen oder ändern, bzw. einen einzelnen Besuch ändern, können Sie über das Feld ‚Dauer‘ die Dauer der Leistung flexibel festlegen.
Wichtig: Die für eine Zeitleistung herangezogene Dauer in der tatsächlichen Besuchsdurchführung ergibt sich aus der Zeitdifferenz von Check-in und Check-out Zeit. Somit ist die Zeitleistung nur mit Zuschlägen und nicht mit Einzelleistungen oder Leistungskomplexen kombinierbar; dies würde in der Gesamtbetrachtung der Besuchsabrechnung keinen Sinn ergeben.
Besuche mit Fahrtleistungen können sowohl in der Mobile App, als auch in der Web-App erstellt und geändert werden. Eine Fahrtleistung ist dabei ein Zuschlag, der mit dem Dokumentationsformular ‚Fahrtleistung‘ verknüpft ist (siehe Produktportfolio).
Eine Fahrtleistung beinhaltet nur die zusätzlichen Informationen um für einen Kunden gefahrene km mit dem Kunden abzurechnen, beispielsweise um für einen Kunden einzukaufen oder für einen Apothekengang.
Die Arbeitszeit für diese Fahrt ist natürlich von einer Reihe von Faktoren, wie z.B. dem Verkehr abhängig und sollte somit im Besuch zusätzlich als Zeitleistung geplant und dokumentiert werden.
Solle ein Patient für einen vorübergehenden Zeitraum nicht betreut werden können oder wollen, beispielsweise bei Urlaub, Angehörigenbesuch oder Krankenhausaufenthalten, so können die Besuche über diesen Zeitraum abgesagt werden.
Über das Kalendersymbol werden die Start- und Enddaten der Abwesenheit ausgewählt und dann über den Button ‚Übermitteln‘ die Besuche für den ausgewählten Zeitraum abgesagt.
WICHTIG: Die Besuche werden an dieser Stelle nicht gelöscht, sondern abgesagt. Sie bleiben als solche in rot im Kalender und können dort auch wieder aktiviert werden. Mehr dazu in der Besuchsplanung
Die Abwesenheiten, beispielsweise Krankheit oder Urlaub, von Mitarbeitern werden über das ‚Pflegekräfte‘ Menü eingetragen. Wird ein Mitarbeiter als abwesend markiert, so können im für den vorgegebenen Zeitraum keine Besuche zugewiesen werden. Bereits bestehende Besuche werden im Kalender markiert und müssen umgeplant werden.
Um eine Abwesenheit einzutragen, klicken Sie im ‚Pflegekräfte‘ Menü auf das Mitarbeitersymbol mit dem Kreuz. Es öffnet sich ein Pop-up Fenster mit der Übersicht der bestehenden Abwesenheiten und der Möglichkeit eine weiter Abwesenheit einzutragen.
Bei der Eingabe der Abwesenheit könne Sie den Grund für die Abwesenheit wählen. Die Abwesenheit und Abwesenheitsgründe können zur Weiterverarbeitung in der Lohnbuchhaltung exportiert werden. Als Abwesenheitsgründe stehen folgende Optionen zur Verfügung:
- Urlaub
- Krankheit
- Krankheit eines Kindes
- Elternzeit
- Kurzzeitpflege mit und ohne Pflegeunterstützungsgeld
- Pflegezeit
- Auslandaufenthalt
- Training intern und extern
- freiwilliger Wehrdienst
- Duales Studium
- Rechtmäßiger und unrechtmäßiger Streik
- Unentschuldigtes Fehlen
- Freistellung
Über das Papierkorb symbol kann eine Abwesenheit gelöscht werden und über den Button ‚Abwesenheit hinzufügen‘ kann eine neue Abwesenheitsperiode hinzugefügt werden.
Während der Abwesenheit wird der Mitarbeiter in der Kalenderansicht rot hinterlegt. Bestehende Termin sind grau markiert und müssen umgeplant werden. Die Termine können entweder per Drag&Drop verschoben, über das Kreuz abgesagt werden oder über das Stift Symbol neu geplant werden. Mehr dazu im Punkt ‚Besuche bearbeiten‘
PflegeDigital bietet drei unterschiedlichen Kalenderansichten von Besuchen und Arbeitszeiten, die um Folgenden erklärt werden.
Mit Hilde der Auswahltabs der Kalenderansicht können die unterschiedlichen Kalenderansichten ausgewählt werden:
- Tagesansicht: Ansicht eines Tages über mehrere Mitarbeiter. Diese Ansicht eignet sich insbesondere um einzelne Tage zu organisieren und gegebenenfalls Klienten innerhalb eines Tages zwischen Mitarbeitern zur tauschen.
- Mitarbeiteransicht: Die Ansicht einer Woche oder eines Monats für einen Mitarbeiter. Diese Ansicht eignet sich insbesondere um die Dienstpläne einzelner Mitarbeiter zu organisieren.
- Arbeitszeiten Ansicht: Diese Ansicht zeigt die Arbeitszeiten einzelner Mitarbeiter im Detail.
Die Ansichtseinstellungen erlauben Auswahl unterschiedlicher Informationen für die einzelnen Ansichten:
- Tagesansicht: Auswahl des Datums, der zu bearbeitenden Mitarbeiter und der Anzeige einschließlich oder ausschließlich von abgesagten Terminen. Ausserdem kann in der Tagesansicht mit dem Schalter ‚Echtzeit‘ zwischen der Anzeige des Kalenders basierend auf den geplanten oder den tatsächlichen Arbeitszeiten umgeschaltet werden.
- Mitarbeiteransicht: Auswahl des Mitarbeiters und der Anzeige einschließlich oder ausschließlich von abgesagten Terminen.
- Arbeitszeiten Ansicht: Auswahl des Mitarbeiters.
Die Vorgehensweise zur Bearbeitung einzelner Besuche in der Tages- oder Mitarbeiteransicht finden Sie im folgenden Punkt.
Geplante Besuche können sowohl über die Web-App als auch über die Mobile App geändert werden.
Web App: Ein Auto-Symbol in der oberen rechten Ecke des Besuches. Durch Klicken auf das Auge können direkt aus der Kalenderansicht unterschiedliche Aktionen ausgeführt werden. Die geschieht in einem Pop-up, welches die Details des Besuches Anzeigt.
Das Pop-up zeigt den Namen des Kunden, die Telefonnummer, sowie die geplante Start- und Endzeit des Besuches. Bei laufenden Besuchen wird zusätzlich die tatsächliche Startzeit, sowie bei abgeschlossenen Besuchen die tatsächliche Endzeit angezeigt.
Unterschiedliche Aktionen sind über die Icons im Fußbereich des Pop-ups möglich:
Soll ein Besuch nur innerhalb eines Tages verschoben werden oder der Alltagsbetreuer geändert werden, so ist dies einfach durch Drag & Drop in der Kalenderansicht möglich.
WICHTIG: Besuche, die bereits abgeschlossen sind oder gerade durchgeführt werden, können nicht geändert werden. Es erscheint nur das Auge-Symbol, mit dem Sie Details zu dem Besuch anzeigen können oder in die Dokumentation gelangen.
Mobile Apps: In der Mobile App können Besuche ebenfalls in der Kalenderansicht geändert oder abgesagt werden. Gehen Sie hierzu auf den Tag des Termins, den Sie ändern möchten. Mehr hierzu im Kapitel ‚Besuche durchführen‘.
Besuche durchführen
Das Ein- und Ausloggen in der mobile App erfolgt analog zum Ein- und Ausloggen in der Web App. Sie benötigen Ihre eMail Adresse und Ihr Passwort. Nach der Eingabe wird Ihnen eine eMail mit dem Einmalpasswort zugeschickt, mit welchem Sie den Anmeldevorgang abschließen.
WICHTIG: Um sich Einzuloggen benötigen Sie Zugang zu Ihrem eMail Postfach, um die Einmalpasswörter zu empfangen. Wir empfehlen das eMail Postfach auf dem Mobilgerät einzurichten, um so den Zugang zu den entsprechenden eMails zu bekommen.
Nach dem Einloggen erreichen Sie den im Überblick beschriebenen Bildschirm im „Ausgecheckt Zustand“.
Über die Schaltfläche ‚Nächster Patient‘ erhalten Sie Information zu dem nächsten Patienten des Tages.
WICHTIG: Die Anzeige zeigt den nächsten geplanten Besuch des Tages; die Anzeige erfolgt nicht Tagesübergreifend. Falls Sie Informationen zu einem Besuch eines anderen Tages suchen, rufen Sie bitte die Kalenderansicht auf und zeigen den entsprechenden Termin an.
WICHTIG: Der nächste Patient ergibt sich aus der Reihenfolge der Besuche des Tages, unabhängig von der Uhrzeit. Soll ein Besuch nicht erfolgen, so muss er abgesagt werden, um nicht mehr als nächster Patient angezeigt zu werden.
Über die Schaltfläche ‚Zielführung‘ gelangen Sie zur Google Maps Navigation zum nächsten Patienten. Es wird die Anschrift des unter ‚Nächster Patient‘ als Ziel festgelegt.
Über die Schaltfläche ‚Nächsten Patienten anrufen‘ starten Sie einen Anruf bei dem nächsten Patienten. Diese Funktion soll es dem Alltagsbetreuer erlauben, schnell und unkompliziert den nächsten Patient anzurufen, ohne im Adressbuch die Telefonnummer suchen zu müssen. Dies kann beispielsweise nützlich sein, wenn kleinere Verschiebungen der Ankunftszeit, beispielsweise aufgrund des Verkehrs, kommuniziert werden müssen.
WICHTIG: Der nächste Patient ergibt sich aus der Reihenfolge der Besuche des Tages, unabhängig von der Uhrzeit. Soll ein Besuch nicht erfolgen, so muss er abgesagt werden, um nicht mehr als nächster Patient angezeigt zu werden.
Über die Schaltfläche ‚Pflegedienstleitung anrufen‘ starten Sie einen Anruf bei der Leitung des Betreuungsdienstes. Diese Funktion soll es dem Alltagsbetreuer erlauben, schnell und unkompliziert dem Büro Kontakt aufzunehmen, ohne im Adressbuch die Telefonnummer suchen zu müssen.
In der Kalenderansicht der Mobile App werden die Besuche des Alltagsbetreuers angezeigt.
Die Auswahl der Besuche erfolgt zunächst über die Auswahl des Tages in der Tagesauswahl. Die unterschiedlichen Besuche des Tages werden darunter dargestellt und können über die Besuchsdetail angezeigt und geändert werden, bzw. über das Kreuz abgesagt werden.
Gleichzeitig können Besuche nachträglich über das Symbol mit den Zeilen und dem Checkmark innerhalb des Kreises geändert werden.
Gleichzeitig können Besuche nachträglich über das Symbol mit den Zeilen und dem Checkmark innerhalb des Kreises geändert werden.
Weiter Informationen zum nachträglichen Änderen der Besuche finden Sie weiter unten unter ‚Besuche nachträglich ändern‘.
Das Beginnen und das Beenden des Besuchs erfolgen durch das Ein- und Auschecken beim Kunden. Wenn der Besuch als Zeitleistung angelegt ist, so erfolgt über das ein- und auschecken auch die Zeitberechnung für die Abrechnung des Besuches.
WICHTIG: Wir unterscheiden zwischen Besuchszeiten und Arbeitszeiten. Besuchszeiten sind die Zeiten beim Kunden, währen die Arbeitszeiten die für den Mitarbeiter zu vergütende Arbeitszeit inlk. Fahrtzeiten, Büroarbeitszeiten, etc. ist. Die genaue Regelung zu den Arbeitszeiten müssen für den jeweiligen Dienst von der Pflegedienstleitung festgelegt werden.
Das Beginnen und das Beenden des Besuchs erfolgen durch das Ein- und Auschecken über die Schaltfläche in der oberen, rechten Ecke der Mobile App.
Ist die App im ausgecheckten Zustand, wird über das Symbol eingecheckt (= Besuch begonnen), ist die App im eingecheckten Zustand, so wird über das Symbol ausgecheckt (= Besuch beendet)
Hierbei stehen zwei Wege zur Verfügung:
Nach dem Einchecken gelangt man auf den Bildschirm im ‚Eingecheckt‘ Status, welcher Ihnen den Zugang zur Dokumentation erlaubt. In dem Dokumentationsbildschirm sehen Sie für die jeweils ausgewählte Woche die Besuche, wobei der aktuelle Besuch blau hinterlegt ist.
Durch antippen können Sie die einzelnen Betreuungsmaßnahmen zu den Besuchen anzeigen, wobei fertig dokumentierte Leistungen grün markiert sind. Um Leistungen als erbracht zu dokumentieren können Sie:
- Bei Leistungen, die keine weitere Information erfordern (Anfahrtspauschalen, Zeitleistungen) über die Checkbox rechts in der Leistungszeile die Leistung bestätigen.
- Falls es zu Abweichungen kommt oder Leistungen erbracht werden, die zusätzliche Informationen erfordern (z.B. Kilometerleistungen) auf die Leistung tippen und dann die entsprechenden Informationen ergänzen.
WICHTIG: PflegeDigital erachtet nur dokumentierte Maßnahmen und Leistungen auch als erbracht. Werden Maßnahmen und Leistungen nicht dokumentiert, so erscheinen sie nicht im Faktura Vorrat und werden auch nicht zur Abrechnung vorgesehen.
WICHTIG: Es kann nur der aktuelle Besuch dokumentiert werden. Andere Besuche erscheinen nur zur Information über die Patientenhistorie und Planung
Nach dem Auschecken können – wenn die entsprechende Funktion auf Unternehmensebene und Kundenebene aktiviert ist, mehr dazu unter Stammdaten / Einstellungen für Leistungsnachweise – Leistungsnachweise angezeigt und von dem Kunden direkt auf dem Mobilgerät mit dem Finger unterschrieben werden.
Zum Abzeichnen der Leistungsnachweise wechselt das Mobilgerät in den Landschaftsmodus. Der Bildschirm ist in drei Bereiche geteilt:
- Die allgemeinen Kunden und Versicherungsdaten
- Die jeweiligen Leistungen
- Der Unterschriftenbereich
Der Kopfbereich umfasst die Kunden und Versicherungsdaten zur Kontrolle und zur Vollständigkeit des Leistungsnachweises.
Im mittleren Bildschirmteil werden alle Leistungen, die erbracht, aber noch nicht abgezeichnet sind aufgelistet. Die jeweils zuletzt erfassten Leistungen (direkt erfasst oder nachträglich erfasst; siehe unten unter ‚Besuche nachträglich ändern‘) erscheinen als oberstes in der Liste.
Damit die entsprechenden Leistungen auf den jeweiligen Leistungsnachweis übernommen werden, müssen diese über die Checkbox am linken Rand des jeweiligen Eintrags ausgewählt werden.
Wenn alle zu bestätigenden Leistungen ausgewählt sind kann die Unterschrift erfasst werden. Zunächst muss die Bestätigung der Abtretung der Leistung durch ein Haken in der Checkbox bestätigt werden und der Kunde kann im Unterschriftenfeld unterschreiben.
Falls die Unterschrift wiederholt werden soll, kann das Feld über “Unterschriftsfeld löschen‘ zurückgesetzt werden. Über ‚Speichern‘ wird der Leistungsnachweis übermittelt.
Mit dem Button ‚Später abzeichnen‘ kann der Leistungsnachweis übersprungen werden. Die nicht abgezeichneten Leistungen erscheinen bei dem nächsten Besuch erneut.
Die gesammelten Leistungsnachweise werden vom System auf einem Monatsleistungsnachweis zusammengefasst. Mehr dazu unter ‚Abrechnung und Rechnungserstellung‘.
Die Erfassung der Arbeitszeit erfolgt über das Uhr Symbol am rechten, unteren Rand des Bildschirms der Mobile App. Hier kann die Arbeitszeit begonnen und beendet werden. Dabei wird hier nicht unterschieden, ob es sich um den Beginn eines Arbeitstages oder die Wiederaufnahme der Arbeit nach einer Pause handelt. Ebenso wird nicht zwischen dem Beenden des Arbeitstages oder dem Beginn einer Pause unterschieden. Diese Unterscheidungen erfolgen später automatisch, wenn die Arbeitszeitreports erstellt werden.
Wird die Arbeitszeit nicht manuell gestartet, so beginnt sie spätestens mit dem Einchecken bei dem ersten Besuch. Falls die Arbeitszeit nicht über die Schaltflächen beendet wird, so wird sie spätestens mit dem Log-out aus der Mobile App automatisch beendet.
Sie können Besuche nachträglich erfassen oder ändern. Dies ist z.B. nötig, falls das Mobilgerät beim Besuch nicht verfügbar war oder der Empfang nicht ausreichend war.
Soll ein Besuch nachträglich erfasst werden, der nicht im Voraus geplant war und somit auch nicht im Kalender angelegt ist, so kann dieser über das + Symbol auch rückwirkend erfasst werden. Dies geschieht in gleicher weise, wie die Planung eines Besuches in der Zukunft.
In der Kalenderansicht auf dem Mobilgerät befindet sich bei jedem Besuch der letzten 7 Tage ein Kreisförmiges Piktogramm mit einem Haken. Über dieses Symbol kann der Besuch nachträglich erfasst oder korrigiert werden.
WICHTIG: Die nachträgliche Bearbeitung eines Besuchs ist nur einmalig möglich. Danach ist der Besuch aus Gründen der Revisionssicherheit festgeschrieben.
WICHTIG: Die Bearbeitung der Besuche ist 7 Tage nach den geplanten Besuch möglich. Danach werden nicht dokumentierte Besuche aus Gründen der Übersichtlichkeit gelöscht.
Erfassen Sie zunächst die Zeit des Check-Ins des Besuches.
ACHTUNG: Nach dem Einchecken kann diese Zeit nicht mehr verändert werden.
Danach Erreichen Sie den Bildschirm im eingecheckten Zustand und sie können nachträglich den Besuch in identischer Art und Weise dokumentieren, wie bei der direkten Dokumentation.
Wenn Sie die Dokumentation abgeschlossen haben, klicken Sie auf das QR Code Symbol und beenden den Besuch. Erfassen Sie die Check-out Zeit und schließen so den Besuch ab.
Abrechnung und Rechungserstellung
Die Rechnungsübersicht ist der Einstieg in die Abrechnungsaktivitäten in PflegeDigital.
Im Anzeigebereich des Bildschirms erhalten wir die Kundenübersicht mit der Information welche Rechnung zuletzt erstellt worden ist, wann diese Rechnung erstellt worden ist und wann zuletzt Rechnungen aktualisiert wurden. Im rechten Teil des Anzeigebereiches sieht man einen ‚Ampelstatus‘ der Abrechnung des Kunden, das Auge Symbol um gezielt die Abrechnung einzelner Besuche zu bearbeiten und das Dokumentsymbol um direkt zur Rechnungserstellung des Kunden zu springen.
Rechnungsstatus ‚Ampel‘: Dieses symbol zeigt, wie der Status der Abrechnung des Kunden ist. Hierbei wird die Abrechnungshistorie des Kunden bis zum Ende des letzten Abrechnungsmonats berücksichtigt; für den laufenden Monat wird noch keine Abrechnungsaktivität erwartet:
- rot: es sind Besuche in der Vergangenheit noch nicht abgerechnet. Über das Auge könnnen Sie sich einen beliebigen Datumsbereich anzeigen lassen, ggfs. korrigieren oder den Abrechnungsparagrafen zuordnen und die Rechnung erzeugen. So bleiben keine erbrachten Leistungen umabgerechnet.
- grau: Es wurden alle Rechnungen erzeugt, aber es hat danach Änderungen oder zusätzliche Besuche gegeben, so dass eine oder mehrere Rechnungen neu erstellt werden müssen.
- grün: Alle erstellten Rechnungen sind aktuell und keine Leistungen wurden geändert. Die Rechnungen können heruntergeladen und versendet werden.
Mit dem Button ‚Rechnungen herunterladen‘ können Rechnungen von allen Kunden, die mit einer grünen Ampel markiert sind, für einen Rechnungsmonat heruntergeladen werden. Mit dem Button ‚Zählerzahl setzen‘ wird die fortlaufende Seriennummer der Rechnung im Kalenderjahr eingestellt.
Über den Menüpunkt ‚Rechnungen‘ in der Web App erreichen Sie die Abrechnungsfunktion von PflegeDigital. Im ersten Schritt wählen Sie über das Auge Symbol den Patienten aus, für den Sie die Abrechnung erstellen möchten.
Im Abrechnungsbildschirm wählen Sie über den Datumsfilter einen Datumsbereich aus, den Sie bearbeiten möchten. In dieser Ansicht finden Sie vor den Besuchen wieder mit Punkte als ‚Ampelsymbol‘, die den Abrechnungsstatus wiedergeben. Die Farben haben hierbei folgende Bedeutung:
- ‚rot‘: Für den Besuch wurde noch keine Rechnung erstellt
- ‚grau‚: Für den Besuch wurde eine Rechnung erstellt, diese hat sich jedoch geändert, so dass die Rechnung aktualisiert werden sollte
- ‚grün‚: Der Besuch ist auf einer Rechnung erfasst
So können sehr schnell und komfortabel Besuche identifiziert werden, für die eine Abrechungsmaßnahme zu treffen ist.
In der Spalte ‚Leistungsnachweis‘ finden Sie ein weiteres Ampelsymbol, mit dem der Status den Leistungsnachweises angezeigt wird:
- grün: es ist ein vollständiger Leistungsnachweis vorhanden
- rot: der Leistungsnachweis ist nicht oder nicht vollständig vorhanden.
Die Tatsache, dass kein Leistungsnachweis vorhanden ist, wirkt sich derzeit nicht blockierend auf die Abrechnungsfunktion aus, da es durchaus möglich ist, dass Leistungsnachweise ausserhalb des Systems manuell erfasst werden. Die Anzeige für den Leistungsnachweis hat lediglich informative Bedeutung.
Mit dem Auge und dem plus-Symbol können Sie die Abrechnung einzelner Besuche bearbeiten:
- Auge Symbol: Den Besuch anzeigen, einzelne Leistungen ändern, die Zuordnung der SGB XI Leistungen zu den Paragrafen vornehmen oder Leistungen Löschen
- Plus Symbol: De Besuch eine Leistung hinzufügen
Mit Hilfe der Pop-Up Menüs zum Untertyp des Kostenträgers können Sie die Zuordnung zu den Kostenträgern SGB V, SGB XI und private Zahlung wären, sowie bei SGB XI Leistungen den Abrechnungsparagrafen wählen. In der Budgetübersicht können Sie die jeweilige Aufteilung auf die unterschiedlichen Rechnungsarten überwachen.
Mit der Budgetübersicht erhalten Sie schnell und einfach einen Überblick über die Budgetnutzung der Kunden im laufenden und im kommenden Jahr. Hierbei wird das Budget basierend auf der Planung, den bereits abgerechneten Leistungen und den Budgeteinstellungen nach Abrechnungsparagraph vorausberechnet:
Wichtig: Die geplanten Kosten spiegeln selbstverständlich nur die tatsächlich geplanten Besuche wider.
Die Aufteilung der Leistungen zur Selbstzahlung, SGB V und SGB XI erfolgt zunächst über die Produktdefinition, z.B. ein Produkt, welches zur Selbstzahlung angelegt ist, wird auch mit einer Selbstzahlerrechnung abgerechnet.
§39 SGB XI
Unter dem §39 SGB XI können derzeit €1612,00 sowie gegebenenfalls €806,00 aus der Kurzzeitpflege. Geben Sie die zum letzten Monatsende verfügbaren Budgets in den Feldern ‚Zugewiesenes Budget‘ (Verhinderungspflege) und Zusatzbudget (Kurzzeitpflege) ein. Sollte der Kunde bereits anderweitig Budget verbraucht haben oder nur einen Teil des Budgets verwenden wollen, können Sie natürlich auch andere Beträge eingeben. Nachdem der Bildschirm neu geladen wurde , erscheinen die Budgets in der Tabelle unter §39 im Budget am Jahresanfang. Über die Schaltflächen ‚Laufendes Jahr‘ und ‚Nächstes Jahr‘ können Sie über den Jahreswechsel planen. Die Zeilen in der Tabelle haben die folgende Bedeutung:
- Leistungen: Hier finden Sie die Summe der erbrachten, bzw. geplanten Leistungen in dieser Budgetposition.
- Budget Monatsanfang: Das verfügbare Budget zum Anfang des jeweiligen Monats.
- Budget Folgemonat: Das Budget, dass in den Folgemonat übertragen wird.
- Abrechnung mit der Versicherung: Die Beträge für geleistete oder geplante Leistungen, die im Rahmen des Budgets mit der Versicherung abgerechnet werden.
- Abrechnung mit dem Kunden: Die erforderliche private Zuzahlung bei Budgetüberschreitungen. Sollen die privaten Zuzahlungen vermieden werden, müssen einzelne Leistungen auf andere Budgets übertragen werden.
§45a SGB XI
D10 Umwandlungsbeträge von Sachleistungen betragen derzeit:
- Pflegegrad 2: 304,40
- Pflegegrad 2: 572,80
- Pflegegrad 2: 711,20
- Pflegegrad 2: 880,00
Da diese Leistungen jedoch nicht zwingend vollständig für die Betreuung zur Verfügung stehen, beispielsweise wenn ein Teil der Sachleistungen durch einen Pflegedienst genutzt wird, können Sie den für den Kunden tatsächlich zur Verfügung stehenden Betrag in dem Feld ‚Zugewiesener Betrag‘ in der Konfigurationsbox eintragen. Die Zeilen in der Tabelle sind identisch zu denen unter §39, jedoch finden gemäß SGB XI kein Übertrag in den Folgemonat statt.
§45b SGB XI
Nach §45b SGB XI stehen den Kunden derzeit €125,00 pro Monat ab Pflegegrad 1 zur Verfügung. Aber auch hier kann es vorkommen, dass dieses Budget nicht vollständig zur Verfügung steht. Tragen Sie das tatsächlich zur Verfügung stehende monatliche Budget unter ‚Zugewiesenes Budget‘ ein. In der Eingabebox ‚Vorhandenes Budget‘ können Sie einen eventuellen Budgetübertrag aus dem Vormonat oder dem Vorjahr eintragen.
Basierend auf den Eingaben, sowie den geplanten bzw. erbrachten Leistungen wird das Budget monatlich fortgeschrieben. Dabei wird der Übertrag in das Folgejahr ebenso wie der Verfall des Vorjahresbudgets zum 30.6. des Folgejahres berücksichtigt.
Sollte es zu einer Budgetüberschreitung kommen, wird der Fremdanteil auf den Rechnungen an die Pflegeversicherung automatisch ausgewiesen. Über den Butto ‚Selbstzahler Rechnung‘ können Sie die Zuzahlungsrechnung erzeugen.
Rechnungsnummern müssen eindeutig sein und sollten durchgängig chronologisch vergeben werden. PflegeDigital erteilt Rechnungsnummern im Format ####/JJ, wobei #### für einen Rechnungszähler steht und JJ fur die letzten beiden Ziffern der Jahreszahl. Die Rechnungsnummer wird im Moment der ersten Erstellung einer Rechnung zugeteilt. Werden andere Leistungen einem Abrechnungszeitraum hinzugefügt oder andere Änderungen vorgenommen, so wird die Rechnung bei der erneuten Erstellung korrigiert, die zuvor vergebene Rechnungsnummer jedoch erhalten.
In der Realität kommt es jedoch vor, dass Rechnungen für Leistungen außerhalb von PflegeDigital erstellt werden, beispielsweise für Dienstleistungen, die nicht aus dem direkten pflegerischen Umfeld kommen oder während der Umstellung eines bestehenden Abrechnungssystems hin zu PflegeDigital. In diesen Fällen muß der Zähler der Rechnungsnummern angepasst werden und die auf anderem Wege erzeugten Rechnungsnummern ‚übersprungen werden‘.
Klicken Sie hierzu im Bildschirm ‚Rechnungen‘ Oben rechts auf den Button ‚Zählerzahl setzen‘. Es öffnet sich nun ein Pop-up, in welchen Sie:
Beispiel: Die letzte aus PflegeDigital erzeugte Rechnung hatte die Rechnungsnummer 0045/23. Danach haben Sie ausserhalb von PflegeDigital 10 Rechnungen, also die Rechnungsnummern 0046/23 bis 0055/23, erzeugt. Um nun in der Rechnungslegung in PflegeDigital korrekt fortzufahren, tragen Sie die Rechnungszähler Nr 56 in das Pop-up ein. Die nächste von PflegeDigital vergebene Rechnungsnummer ist dann die 0056/23.
ACHTUNG: Der neu gesetzte Rechnungszähler muss immer höher sein, als die zuletzt vergebene laufende Rechnungsnummer. Sonst würde die Gefahr der doppelten Rechnungsvergabe bestehen und die Rechnungsnummern wären nicht mehr in der chronologischen Reihenfolge.
Wenn alle Besuche fertig bearbeitet sind, können Sie über die Schaltfläche ‚Rechnung erstellen‘ die Rechnungen generieren.
Wählen Sie nun den Rechnungsmonat aus und übermitteln den Auftrag zur Erstellung der Rechnungen. Die Rechnungen erscheinen dann in der Listendarstellung und sind bereit zum Download.
Anstatt die Rechnungen einzeln je Patient herunterzuladen, können Sie ebenfalls nur die Rechnung erstellen und sie dann in der Kundenübersicht des Rechnungsschirms gesammelt für einen Monat herunterladen.
Es ist über die beiden Schaltflächen sowohl möglich, nur die Rechnungen eines Monats herunterzuladen, als auf die Rechnungen mit den zugehörigen Leistungsnachweisen. Da im Moment der Unterschrift der Leistungsnachweise nicht nicht abschließend bekannt ist, welche Leistung über welches Budget abgerechnet wird, kann es nur einen Leistungsnachweis für einen Monat geben. Wenn in einem Monat über mehrere Budgets abgerechnet wird, wird der Leistungsnachweis allen Rechnungen hinzugefügt.
Im Rechnungsmodul könnnen die zuvor erfassten Leistungsnachweise als Dokumente erzeugt und heruntergeladen werden für den jeweiligen Kunden erzeugt und heruntergeladen werden.
Klicken Sie in der Rechnungsübersicht des Kunden hierzu auf ‚Leistungsnachweis‘ und laden das PDF Dokument des Leistungsnachweises herunter.
Falls Leistungen von Kunden nicht elektronisch abgezeichnet werden können oder sollen (beispielsweise bei Kunden mit einem gesetzlichen Betreuer), kann über den Button ‚Blanko Leistungsnachweis‘ ein Leistungsnachweis mit allen nicht elektronisch abgezeichneten Leistungen zum manuellen Abzeichnen erstellt werden.