√úbersicht √ľber PflegeDigital

Verschaffen Sie sich einen ersten √úberblick √ľber PflegeDigital, sein User Interface und die Funktionen

Softwareumgebung

PflegeDigital ist eine umfassende Software f√ľr ambulante Pflegedienste. Die Software ist als ‚ÄöSoftware as a Service / Software als Dienstleistung‚Äė (SaaS) konzipiert und kann Ihnen somit mit dem gr√∂√ütm√∂glichem Komfort zur Verf√ľgung gestellt werden. Der Zugang erfolgt √ľber Standard-Mobiltelefone und Standard Webbrowser auf Desktop PCs / Laptops. Es sind keine separaten lokalen Installationen notwendig; der komplette Betrieb der Software in der Cloud wird durch uns sichergestellt.

Systemanforderungen sind:

  • Web-Application: aktueller Webbrowser, z.B. Chrome oder Safari
  • Android App: Version M oder neuer
  • iOS App: iOS 13 oder neuer

Es ist eine entscheidende Eigenschaft von SaaS Produkten, dass diese regelm√§√üig verbessert und im Funktionsumfang erweitert werden. Diese Weiterentwicklungen erfolgen in aller Regel auf Wunsch mehrerer Kunden. So wollen wir sicherstellen, dass unsere Produkte m√∂glichst gut Ihren Anforderungen entsprechen und sie diese wertbringend einsetzen k√∂nnen. Sie werden per E-Mail √ľber die jeweils neuen Funktionen informiert. Sollten Sie neue Produktanforderungen oder Verbesserungsvorschl√§ge haben, so sprechen Sie uns einfach an. Ihr Feedback ist sehr wertvoll f√ľr uns.

Die Mobile Apps k√∂nnen im Google Play Store oder Apple App Store heruntergeladen werden. Die entsprechenden Links finden Sie auf unserer Webseite https://pflegedigital.net oder sie finden die Apps unter dem Suchbegriff PflegeDigital. Die Apps sind jeweils nur in den Stores in Deutschland, √Ėsterreich und der Schweiz erreichbar. Sollte Ihr Mobilger√§t auf einen anderen Store eingestellt sein, so m√ľssen Sie Ihren Store Account entsprechend √§ndern.

Entscheidend f√ľr das Funktionieren der Mobile Apps ist die √ľbereinstimmende Version zwischen der Web-App und den Mobile Apps. Die Versionen werden beim Login abgeglichen und bei Abweichungen der Nutzer zur Aktualisierung der App aufgefordert.

Die Web-App erreichen Sie √ľber unsere Webseite https://pflegedigital.net unter Login, oder direkt unter https://app.pflegedigital.net.

Rollen

Die PflegeDigital Software umfasst folgende Rollen mit den zugehörigen Daten:

  • Pflegedienstleitung / Betreuungsdienstleitung: Name, Anschrift und Kontaktinformationen, Web App
  • Pflegende / Alltagsbetreuer: Name, Anschrift und Kontaktinformationen Mobile App oder Web App
  • Patienten / Kunden: Name, Stra√üen Anschrift, Postanschrift, Rechnungsanschrift, Kontaktinformationen, Versicherungsinformationen, Pflege- und Gesundheitsinformationen, Zuordnungen zu Pflegenden / Alltagsbetreuern, Web App
  • Angeh√∂rige / Bezugspersonen: Name, Anschrift und Kontaktinformationen, Zuordnung zu Patienten / Kunden, Web App. Zudem kann zwischen Angeh√∂rigen, die ausschlie√ülich Zugang zu Besuchsinformationen sowie wie zum Nachrichtensystem haben, und solchen mit zus√§tzlichem Zugang zu den Abrechnungsinformationen unterschieden werden.
Funktions√ľbersicht: Produktdefinition

Produkte sind der Startpunkt der operativen Betreuungsprozesse. Über die Produktdefinition steuern Sie grundlegende Funktionen, wie die zu verplanende Dauer der Leistung, die Art der Abrechnung und die zugehörige Dokumentation. PflegeDigital beinhaltet bei der ersten Anmeldung bereits ein kleines Produktsortiment, welches speziell auf Betreuungsdienste zugeschnitten ist. Somit können sie sofort loslegen und sehen praktisch, wie unterschiedliche Produkte angelegt werden können. Produktmerkmale sind im Einzelnen:

  • Unterschiedliche Produktarten: Einzelleistungen, Zeitleistungen, Zuschl√§ge
  • Unterschiedliche Kostentr√§ger (Privatrechnung, SGB V, SGB XI)
  • Zuordnung von Dokumentationsformularen
  • Abrechnungseinheiten nach SGB V / SGB XI: je St√ľck, je Minute, je angefangene 5 Minuten, je angefangene 15 Minuten, je angefangene 60 Minuten, je km
Funktions√ľbersicht: Pflegeplanung / Betreuungsplanung

Die Betreuungsplanung setzt sich aus wiederkehrenden Besuchen und Leistungen zusammen. Sie reflektiert die längerfristigen Vereinbarungen mit den Patienten / Kunden und stellt somit die längerfristig geplante Arbeit des Dienstes dar. Die Betreuungsplanung wird in PflegeDigital durch die Leitung des Dienstes festgelegt. Wichtige Funktionen im Rahmen der Betreuungsplanung sind:

  • Definition von einmal- und wiederkehrenden Leistungen und Besuchen
  • Management von Terminkonflikten
Funktions√ľbersicht: Besuchsplanung

Aber wann geht es in der Betreuung schon nach Plan? Die Besuchsplanung die tats√§chliche Planung f√ľr einen gegebenen Tag. Die Besuchsplanung √§ndert sich also abh√§ngig von t√§glichen Ereignissen, beispielsweise der Abwesenheit von Kunden oder der Abwesenheit von Mitarbeitern. Die Besuchsplanung kann auch von Alltagsbetreuern selbst√§ndig ge√§ndert oder erg√§nzt werden. Wichtige Funktionen im Rahmen der Besuchsplanung sind:

  • Termin√§nderungen, Absagen per Dialogeingabe oder Drag&Drop
  • Termin√§nderungen vom Mobile Device aus
  • Abwesenheitsmanagement f√ľr Patienten und Mitarbeiter
Funktions√ľbersicht: Besuchsdurchf√ľhrung

Die Besuchsdurchf√ľhrung umfasst die komplette Unterst√ľtzung der Alltagsbetreuer bei der Arbeit beim Patienten. Die Besuchsdurchf√ľhrung findet komplett auf den Mobilger√§ten statt und umfasst die Information zu den geplanten Leistungen, die Erfassung des Besuchsbeginns und des Besuchsende, sowie die Dokumentation der Leistungen. Wichtige Funktionen der Besuchsdurchf√ľhrung sind:

  • Geplante Betreuungsleistungen
  • Betreuungsdokumentation
  • Automatische Leistungserfassung aus der Dokumentation
  • Erstellen von Follow-ups / Nachrichten f√ľr Kollegen und Patientengruppen
Funktions√ľbersicht: Kommunikation / Messeging

In PflegeDigital ist ein eigener Messenger Dienst integriert. Diese Integration erlaubt ein hohes Ma√ü an Datensicherheit. So werden in Gegensatz zu vielen kommerziellen Messenger Diensten keine Metadaten gespeichert, die nicht zwingend f√ľr die Verteilung der Nachrichten n√∂tig sind, es werden keine Metadaten ausgewertet und selbstverst√§ndlich keine Metadaten an Dritte, beispielsweise zu Werbezwecken, weitergegeben. Der Inhalt der Nachrichten in nur f√ľr den jeweiligen Absender und die jeweiligen Empf√§nger einsehbar. Dar√ľber hinaus beinhaltet der Messender Dienst eine Reihe von Sicherheitsmechanismen, die das versehentliche Versenden von privaten Daten an falsche Empf√§nger verhindern. Beispielsweise k√∂nnen Nachrichten aus der Besuchsdokumentation nur entweder an Alltagsbetreuuer gesendet werden, die auch dem Patienten / Kunden zugeordnet sind oder an Gruppen, in denen der jeweilige Kunde Mitglied ist. Selbstverst√§ndlich k√∂nnen auch Kunden und deren Angeh√∂rige / Bezugspersonen den Dienst nutzen und so mit Ihnen auch ohne zu Telefonieren und au√üerhalb der B√ľrozeiten in Kontakt treten. Wichtige Funktionen des Nachrichtendienstes sind:

  • Nachrichten an einzelne oder Gruppen
  • Management der Gruppen
  • Einbeziehung von Dienstleitung, Alltagsbetreuer, Kunden und Angeh√∂rigen
Funktions√ľbersicht: Rechnungslegung

Die Rechnungslegung ist speziell auf die Anforderungen von Betreuungsdiensten ausgelegt, insbesondere auf die Abrechnung von Leistungen nach den Paragraphen §39, §45a und §45b des SGB XI. Die Ermittlung der Kostenträger und ggfs. der Papierannahmestellen erfolgt automatisch basierend auf der IK Nummer der Krankenkassenkarte, so dass die Datenpflege durch Ihren Dienst minimiert ist. (Anmerkung: leider sind wir bei der Ermittlung der Kostenträger und Papierannahmestellen auf die Qualität der regelmäßig vom GKV Spitzenverband veröffentlichten Daten angewiesen. Sollte es also einmal dazu kommen, dass eine Rechnung falsch erstellt wird, so sprechen Sie uns gerne hierzu an. Wir klären die Korrektur der Daten und erfassen die korrigierten Daten in unserer Datenbank. Somit profitieren all unsere Kunden gleichermaßen von der sich stetig verbessernden Datenqualität.). Die wichtigsten Funktionen der Rechnungslegung sind:

  • Aufteilung der Leistungen auf ¬ß39, ¬ß45a und ¬ß45b SGB XI
  • √úbersicht √ľber die Aufteilung der Kosten auf ¬ß39, ¬ß45a und ¬ß45b SGB XI
  • Erstellung der Papierrechnungen zum Download und Versand
  • DATEV Export
Funktions√ľbersicht: Arbeitszeiterfassung

Die Arbeitszeiterfassung in PflegeDigital erlaubt die schnelle und unkomplizierte Erfassung von Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende. Die Daten werden in Berichten zur monatlichen √úbersicht der Arbeitszeit, detaillierten Stundenzetteln sowie einer Besuchs√ľbersicht ausgewertet und k√∂nnen in EXCEL exportiert werden. Von dort k√∂nnen sie beispielsweise in der Lohnbuchhaltung weiterverarbeitet werden. Die wichtigsten Funktionen der Arbeitszeiterfassung sind:

  • Mobile Erfassung von Arbeitsbeginn, Arbeitsunterbrechungen und Arbeitsende
  • Automatische Zuordnung zu Arbeitstagen und Arbeitspausen
  • Downloadfunktion f√ľr Arbeits-, Pausen- und Besuchszeiten zur Weiterverarbeitung
  • Push-Nachrichten zur Erinnerung, falls die Arbeitszeit nach dem letzten Besuch des Tages nicht beendet wird.
Benutzeroberfläche der Web-App

Die Benutzeroberfl√§che und Benutzerf√ľhrung von Pflegedigital ist weitestgehend an die von g√§ngigen, modernen Softwareprodukten f√ľr Privatnutzer angelehnt. Damit erreichen wir ein schnelles Zurechtfinden von neuen Nutzern in PflegeDigital, eine steile Lernkurve und eine hohe Akzeptanz bei der Einf√ľhrung von PflegeDigital.

Die Oberfl√§che der Web-App ist f√ľr alle Benutzerrollen grunds√§tzlich gleich aufgebaut, die zur Verf√ľgung stehenden Funktionen h√§ngen jedoch von der jeweiligen Benutzerrolle ab. Das folgende Bild zeigt den Aufbau der Web-App:

  • Name, Rolle und Men√ľ zum Ausloggen: Hier sehen Sie, wer angemeldet ist und k√∂nnen sich √ľber das Men√ľ von PflegeDigital abmelden
  • Spracheinstellungen: PflegeDigital wird heute auf Deutsch und Englisch angeboten. Damit k√∂nnen auch Mitarbeiter, Kunden oder Bezugspersonen, die eher Englisch als Deutsch sprechen, das System nutzen.
  • Tages√ľbersicht: In der Tages√ľbersicht erhalten Sie eine schnelle √úbersicht, √ľber den aktuellen Betreuungstag und den Fortschritt der Besuche. Eine detailliertere Darstellung, auch √ľber andere Tage, finden Sie in der Kalenderansicht.
  • Nachrichten des Tages: Hier finden Sie die heute aktualisierten Konversationen mit Mitarbeitern, Kollegen, Kunden oder Angeh√∂rigen.
Benutzeroberfläche der Mobile Apps

Wie auch die Oberfläche der Web-App sind auch die Benutzeroberflächen der Mobile Apps von gängigen, modernen Apps aus dem Konsumentenbereich inspiriert und erleichtern so den Einstieg.

Die Mobile Apps haben zwei Ansichten:

  • Die Ansicht zwischen den Besuchen beim Kunden (‚ÄěAusgecheckt‚Äú): Hier sind weiterreichende und √ľbergreifende Funktionen verf√ľgbar.
  • Die Ansicht w√§hrend eines laufenden Kundenbesuchs (‚ÄěEingecheckt‚Äú): Der Kunde soll beim Besuch im Mittelpunkt stehen. Daher sind in dieser Ansicht nur Informationen sichtbar und Funktionen w√§hlbar, die den aktuellen Kunden betreffen. Auch die Inhalte der Kalenderfunktion und der Nachrichtenfunktion werden auf den jeweiligen Patienten angepasst.

Die beiden Ansichten der Mobile Apps:

Android:

Ansicht ‚Ausgecheckt‘

Ansicht ‚Eingecheckt‘

iOS:

Ansicht ‚Ausgecheckt‘

Ansicht ‚Eingecheckt‘

  • Das Einstellungsmen√ľ: Hier kommen Sie zu Einstellungen zu Ihrem Benutzerprofil, zu den Spracheinstellungen und den Datenschutzbestimmungen und zum Abmelden von der App.
  • Besuch beginnen / Besuch beenden: Hier k√∂nnen Sie den Besuch beginnen oder beenden
  • Arbeitszeit beginnen oder beenden: Hier k√∂nnen Sie die Arbeitszeit beginnen, unterbrechen oder beenden
  • Funktionen: Hier gelangen Sie zu den unterschiedlichen Funktionen von PflegeDigital

Die Funktionen der Mobile Apps sind:

  • N√§chster Patient: Anzeige der Informationen zum n√§chsten geplanten Besuch. Als n√§chster Besuch wird unabh√§ngig von der tats√§chlichen Uhrzeit der in der Reihenfolge der Tagesplanung n√§chste Besuch ausgew√§hlt.
  • Zielf√ľhrung: Hier gelangen Sie zur Google Navigation zur Adresse des n√§chsten Patienten.
  • N√§chsten Patienten anrufen: Hier k√∂nnen Sie den n√§chsten Patienten per Telefon anrufen. Diese Funktion hat den Zweck, dass Sie den n√§chsten Patienten schnell erreichen k√∂nnen, ohne die Telefonnummer im Adressbuch suchen zu m√ľssen.
  • Pflegedienstleitung anrufen: Hier k√∂nnen Sie die in den Einstellungen des Dienstes hinterlegte Telefonnummer der Leitung des Dienstes anrufen.
  • Kalender: Hier gelangen Sie zu den Kalender√ľbersicht Ihrer Termine. Hier k√∂nnen die die Termine auch absagen, umplanen oder neue Einzelbesuche eintragen (Anmerkung: Die Pflegeplanung kann auf dem Mobilger√§t nicht umgeplant werden, nur einzelne Besuche angelegt werden. Der Grund ist, dass die Pflegeplanung mit den entsprechenden Terminabstimmungen bei wiederkehrenden Terminen deutlich umfangreicher ist und damit auf dem Bildschirm des Mobilger√§tes nicht sinnvoll erfolgen kann). In der Kalenderfunktion sehen Sie zwischen in der Ansicht zwischen den Besuchen alle Ihre Besuche bei Ihren Patienten. W√§hrend der Besuche werden alle Besuche bei dem aktuellen Patienten angezeigt, auch die von anderen Mitarbeitern. Besuche bei anderen Patienten werden nicht angezeigt.
  • Nachrichten: Hier finden Sie den Zugang zum Messenger Dienst. Abh√§ngig davon, ob gerade ein Besuch stattfindet oder nicht (eingecheckt oder ausgecheckt), werden hier alle Nachrichten oder nur die den Patienten betreffenden Nachrichten angezeigt.
  • Dokumentation: Hier gelangen Sie zur √úbersicht der Dokumentationen dieses Patienten. Sie k√∂nnen vergangene Dokumentationen einsehen und auch den aktuellen Besuch dokumentieren.
Die Farbcodes

Um ein intuitives Benutzen von PflegeDigital zu erlauben haben wir uns auf eine Reihe von Farbcodes festgelegt, die durchgängig in der Web-App und den Mobile Apps genutzt werden.

Bei Nachrichten werden:

  • Individuelle Nachrichten blau markiert
  • Gruppennachrichten gr√ľn markiert
  • Individuelle Nachrichten aus der Betreuungsdokumentation rot markiert

Bei Besuchen werden:

  • Geplante Besuche blau dargestellt
  • Laufende Besuche gelb dargestellt
  • Abgeschlossene Besuche gr√ľn dargestellt
  • Abgesagte besuche rot dargestellt
  • Umzuplanende Besuche grau dargestellt
Exportschnittstellen

PflegeDigital bietet eine Reihe von Exportschnittstellen f√ľr Arbeitszeitberichte und Besuchslisten in EXCEL, sowie den Export des Buchungsstapels der Rechnungen im DATEV-Format.

Funktionen von PflegeDigital

Beschreibungen der detaillierten Funktionsweise von PflegeDigital

Grundfunktionen
Erste Anmeldung & Passwort zur√ľcksetzen – Schritt f√ľr Schritt

Das Erstellen des Passworts zur Erstanmeldung und das Zur√ľcksetzen des Passworts geschieht in gleicher Weise. Diese Vorg√§nge sind sowohl in der Web-App, als auch auf den Mobilger√§ten m√∂glich und werden in der Folge Schritt f√ľr Schritt beschrieben.

Falls Sie das Passwort √ľber den Link in der Einladungsemail festlegen, beginnen Sie direkt in Schritt 3. Der Einstieg √ľber die App oder den Link der Web-Adresse ist jedoch gleichwertig.

Schritt 1:

Im Anmeldebildschrim, klicken Sie auf ‚Passwort vergessen‘. 

WICHTIG: Beim zur√ľcksetzen des Passwortes √ľber die Mobile Apps m√ľssen die AGBs √ľber die Checkbox akzeptiert werden. 


Schritt 2:

Geben Sie nun Ihre e-Mail Adresse an, mit der sie sich bei PflegeDigital identifizieren und fordern sie das Einmalpasswort an. Dieses erhalten Sie innerhalb weniger Sekunden per e-Mail.

Schritt 3:

Identifizieren Sie sich mit dem Einmalpasswort.

Schritt 4:

In der Web-App kommen Sie nun auf eine Seite, auf der Sie das neue Passwort festlegen können.

In der Mobile-App wird das Eingabefeld f√ľr das Einmalpasswort und der ‚Verifizieren‘ Button deaktiviert und die Eingabefelder f√ľr das neue Passwort aktiviert. 

Um Tippfehler zu vermeiden muss das neue Passwort zwei mal eingeben werden und die Passw√∂rter m√ľssen √ľbereinstimmen.

Nun gelangen Sie zum Anfangsbildschirm und Sie können sich mit dem neuen Passwort einloggen.

Log-in und Log-out

Der Log-in und Log-out erfolgt sowohl in der Web-App als auch in den Mobile Apps auf gleiche Art und Weise. Zum Log-in ben√∂tigen Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort. Aus Sicherheitsgr√ľnden erfolgt der Log-in immer mit Hilfe einer Zwei-Faktor-Authentifizierung. Nach Eingabe von E-Mail und Passwort, klicken Sie auf ‚ÄöLogin‚Äė und Sie erreichen den Bildschirm zur Eingabe des Einmalpasswortes. Dieses erhalten Sie innerhalb von wenigen Sekunden in einer E-Mail. Geben dies nun ein und schlie√üen den Log-in ab.

Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben k√∂nnen Sie das Passwort unter ‚ÄöPasswort vergessen‚Äė zur√ľcksetzen. Hierzu wird ihnen wieder ein Einmalpasswort per E-Mail zugesandt, mit dem Sie Ihre Identit√§t best√§tigen und dann das Passwort neu festlegen k√∂nnen. Sie finden mehr unter dem Punkt ‚Erste Anmeldung & Passwort zur√ľcksetzen – Schritt f√ľr Schritt‘.

WICHTIG: Die Sicherheit Ihrer Daten und der Daten Ihrer Kunden ist sehr wichtig. Stellen Sie daher sicher, dass Sie niemals Ihr Passwort oder Mobiltelefon mit anderen teilen, dass Ihr Mobilger√§t und Computer nicht Fremden zug√§nglich ist und dass Ihr E-Mail-Konto nur f√ľr Sie einsehbar ist.

Zum Log-out gehen Sie einfach auf das entsprechende Men√ľ und klicken auf Log-out / Abmelden.

Die Mobile-Apps und die Web-App bleiben f√ľr f√ľnf Stunden nach der letzten Eingabe ge√∂ffnet und zug√§nglich. Nach f√ľnf Stunden ohne Interaktion erfolgt aus Sicherheitsgr√ľnden ein automatischer Log-out. Ebenso ist in der Web-App aus Sicherheitsgr√ľnden ein neuer Log-in erforderlich, wenn das Browserfenster geschlossen wird oder die Seite neu geladen wird.

Nachrichtendienst

√úber die Schaltfl√§che ‚ÄöNachricht‚Äė in der Mobile App, bzw. den Men√ľpunkt ‚ÄöNachrichten‚Äė in der Web App gelangen Sie in den internen Nachrichtendienst. Hier k√∂nnen die Nachrichten gelesen und beantwortet werden.

Die Nutzung des Nachrichtendienstes ist an Dienste angelehnt, die aus dem Konsumentenbereich bekannt sind, was die Bedienung intuitiv und schnell erlernbar macht. In der Nachrichten√ľbersicht erscheinen die Nachrichten in chronologischer Reihenfolge absteigend. Konversationen, die ungelesene Nachrichten enthalten sind fett dargestellt. Durch Tippen gelangen Sie in die entsprechende Konversation.

√úber das Sprechblasensymbol am unteren, rechten Bildschirmrand der Mobile App k√∂nnen Sie eine neue Konversation beginnen oder eine neue Gruppe erstellen. Das selbe erreichen Sie in der Web-App √ľber die Schaltfl√§chen ‚ÄöNeue Nachricht‚Äė und ‚ÄöNeue Gruppe‚Äė.

Zur besseren √úbersichtlichkeit k√∂nnen Sie in der Mobile App √ľber die Suchfunktion eine Person suchen oder √ľber den Filter die Darstellung einschr√§nken.

Auswahl der Kontakte f√ľr eine neue Konversation

Auswahl der Kontakte f√ľr eine neue Gruppe sowie eingabe des Gruppennamen

WICHTIG: Gruppennamen d√ľrfen nur Buchstaben Zahlen enthalten, keine Sonderzeichen oder Leerzeichen. Es ist nicht m√∂glich neue Gruppen mit Sonder- oder Leerzeichen anzulegen.

Das Hinzuf√ľgen und Entfernen mit Mitgliedern von Gruppen kann nur durch den Ersteller der Gruppe in der Web-App √ľber die Gruppeneinstellungen erfolgen. F√ľr die anderen Mitglieder der Gruppe erscheint der Ersteller an erster Stelle, so dass Sie ihn identifizieren und kontaktieren k√∂nnen, falls eine Gruppe ge√§ndert werden soll.

WICHTIG: Auf der Mobile App können Gruppen erstellt werden, jedoch nicht geändert werden.

Berichte

√úber den Men√ľpunkt ‚ÄöBerichte‚Äė kommen Sie in das Reporting-Modul von PflegeDigital. Der Umfang der Berichte wird st√§ndig erweitert. F√ľr die Berichte kann jeweils der Berichtszeitraum ausgew√§hlt werden und der Bericht im EXCEL Format zur Weiterverarbeitung exportiert werden. Derzeit stehen folgende Berichte zur Verf√ľgung:

  • Zusammenfassung der Arbeitszeit: Dieser Bericht ist eine Zusammenfassung der Arbeits- und Besuchszeiten der Alltagsbetreuer im Berichtszeitraum. √úber den Schalter oben rechts kann zwischen der Anzeige in Minuten oder in Stunden umgeschaltet werden.
  • Zusammenfassung der Schichtzeiten: Hierbei handelt es sich um einen detaillierten Arbeitszeitbericht, vergleichbar mit einem Stundenzettel. √úber den Schalter oben rechts kann zwischen der Anzeige in Minuten oder in Stunden umgeschaltet werden.
  • Zusammenfassung der Patienten: Dieser Bericht listet alle Besuche bei den verschiedenen Patienten im Berichtszeitraum auf.
  • DATEV Export: Hier erstellen Sie einen DATEV Buchungsstapel im EXCEL Format. Dieser kannggfs. in EXCEL korrigiert werden, beispielsweise wenn Kundennummern ersetzt werden m√ľssen, um dem Kundennummerschema in Ihrer Buchhaltungssoftware zu entsprechen. Die Kundennummern der Patienten werden in der Patienten-Stammdatenanlage festgelegt, f√ľr Kranken- und Pflegeversicherungen wird die IK Nummer als Kundennummer verwendet.
  • Vorausgef√ľllte Abtretungserkl√§rungen: Je nach Bundesland und Versicherung bestehen in der Praxis unterschiedliche Anforderungen an Abtretungserkl√§rungen. Auch m√ľssen diese h√§ufig vorab unterschrieben werden, bevor die endg√ľltigen Rechnungsbetr√§ge bekannt sind. Daher werden hier die Abtretungserkl√§rungen nur mit den Kundendaten, dem Buchungsmonat und der Daten des Betreuungsdienst vorab ausgef√ľllt. Weitere Details m√ľssen manuell eingetragen werden.
Stammdaten
Unternehmenseinstellungen

Unter ‚ÄöEinstellungen‚Äė finden k√∂nnen Sie die Einstellungen der Daten f√ľr Ihr Unternehmen einsehen und √§ndern:

Logo

Hier können Sie das Logo Ihres Unternehmens hochladen. Dieses Logo erscheint auf Ihren Rechnungen


WICHTIG: Damit das Logo unversehrt wiedergegeben wird, muss die Größe 140 x 70 Pixel sein

Persönliche Details:

Hierbei handelt es sich um die pers√∂nlichen Daten des ersten Dienstleiters / der ersten Dienstleiterin, der / die angelegt wird. Diese Person hat dann die Aufgabe, weitere Benutzer anzulegen. Es kann sich hierbei um den Inhaber oder Gesch√§ftsf√ľhrer des Dienstes handeln, dies ist aber nicht zwingend der Fall.

Heimatadresse

Die ist die Anschrift des ersten Dienstleiters / der ersten Dienstleiterin, der / die angelegt wird. Diese Adresse kann sowohl hier in den Einstellungen als auch im Men√ľpunkt ‚ÄöPflegedienstleitung‚Äė ge√§ndert werden.

Kontaktdaten

Hier werden die Kontaktdaten des ersten Dienstleiters / der ersten Dienstleiterin, der / die angelegt wird, festgelegt.

Arbeitsorganisationsdaten

Hier werden die Arbeitszeitdaten des ersten Dienstleiters / der ersten Dienstleiterin, der / die angelegt wird, festgelegt. Diese haben heute noch keine Bewandtnis im System, und sind somit auch keine Pflichtdaten. Die Daten werden f√ľr zuk√ľnftige Softwarefunktionen ben√∂tigt werden.

Firmeninformationen

Die rechtlichen Informationen zu Ihrer Firma sind erforderlich, um handelsrechtlich g√ľltige Rechnungen zu erstellen. Die hier angegebenen Funktionen erscheinen auf Ihren Rechnungen.

B√ľroadresse

Die B√ľroadresse ist die Stra√üenanschrift Ihres Firmensitzes. In zuk√ľnftigen Softwareversionen ist es vorgesehen, auch Fahrten ins oder vom B√ľro mit geplanten Fahrzeiten zu versehen. F√ľr diese ist die B√ľroadresse relevant.

Postanschrift

Die Postanschrift ist die postalische Anschrift Ihres Unternehmens. Sie kann von der B√ľroadresse abweichen, wenn beispielsweise Postf√§cher verwendet werden.

Die Postanschrift kann durch setzen der Checkbox ‚ÄöIdentisch mit der B√ľroanschrift‚Äė √ľbernommen werden. Hierbei wird im Moment des Setzens der Checkbox die B√ľroanschrift √ľbernommen. Falls sich die B√ľroanschrift √§ndert, muss die Checkbox erneut aktiviert werden, um die korrigierten Daten zu √ľbernehmen.

Rechnungsadresse

Die Rechnungsadresse kann von der B√ľroadresse abweichen, beispielsweise wenn Rechnungen direkt zu Buchhaltungsdienstleistern geschickt werden sollen. Diese Anschrift wird verwendet, um die PflegeDigital Rechnungen zu adressieren.

Die Rechnungsadresse kann durch setzen der Checkbox ‚ÄöIdentisch mit der B√ľroanschrift‚Äė √ľbernommen werden. Hierbei wird im Moment des Setzens der Checkbox die B√ľroanschrift √ľbernommen. Falls sich die B√ľroanschrift √§ndert, muss die Checkbox erneut aktiviert werden, um die korrigierten Daten zu √ľbernehmen.

Bankdaten

Die Bankdaten Ihres Dienstes werden benötigt, um die entsprechenden Zahlungsinformationen auf Ihren Rechnungen anzugeben.

Kontaktdaten

Die Kontaktdaten erscheinen als Kontaktm√∂glichkeit f√ľr R√ľckfragen auf Ihren Rechnungen. Hier k√∂nnen Sie wahlweise die Daten eines Mitarbeiters oder allgemeine Kontaktdaten angeben.

Rechnungsdaten

Die Rechnungsdaten werden zur Erstellung Ihrer Rechnungen, sowie zur Vorauswahl von Informationen zur Rechnungssteuerung benötigt:

IK Nummer:  Ihre IK Nummer, wie sie auf den Rechnungen an gesetzliche Kranken- und Pflegeversicherungen erscheint.

Regional Code:  Der Regionalcode entspricht dem Bundesland des Sitzes Ihres Unternehmens. Es entscheidet √ľber die Steuerung von Rechnungen, wenn Kostentr√§ger je nach Bundesland unterschiedliche Rechnungsempf√§nger oder Papierannahmestellen je nach Bundesland haben:

  1. Schleswig-Holstein
  2. Hamburg
  3. Niedersachsen
  4. Bremen
  5. Nordrhein-Westfalen
  6. Hessen
  7. Rheinland-Pfalz
  8. Baden-W√ľrttemberg
  9. Bayern
  10. Saarland
  11. Berlin
  12. Brandenburg
  13. Mecklenburg-Vorpommern
  14. Sachsen
  15. Sachsen-Anhalt
  16. Th√ľringen

Art des Dienstes: Die Art des Dienstes kann in manchen Fällen die Steuerung der Rechnungslegung beeinflussen. Mögliche Arten des Dienstes sind:

  • frei gemeinn√ľtziger Anbieter (Sozialstation)
  • privat gewerblicher Anbieter
  • √∂ffentlicher Anbieter
  • sonstiger Pflegedienst


Abrechnungsvertrag ID: Die ID des Abrechnungsvertrages ist das Tarifkennzeichen des Preisverzeichnisses des g√ľltigen Tarifbereiches. F√ľr ambulante Betreuungsdienste ist es nicht relevant.

Rechnungsart: Die Rechnungsart wird es in der Zukunft in der Abrechnung per DTA erm√∂glichen, unterschiedliche Arten der Art der Abrechnung festzulegen, beispielsweise die Abrechnung √ľber eine Abrechnungsstelle mit- und ohne Inkassovollmacht. Zum derzeitigen Zeitpunkt ist nur die Abrechnung vom Leistungserbringer und die Zahlung an die IK des Leistungserbringers m√∂glich.

Punktwert: Der Punktwert legt bei Leistungen, die √ľber Punkte abgerechnet werden, den Wert eines Punktes fest.

Test Indikator: Der Testindikator legt des Teststatus f√ľr die Einf√ľhrung der Abrechnung per DTA fest. Zum derzeitigen Zeitpunkt ist nur die Abrechnung par Rechnung m√∂glich und damit ist dieses Feld noch nicht von Bedeutung.

Bilanzierungsstandard: Der Bilanzierungsstandard legt den im DATEV Export verwendeten Kontenrahmen f√ľr die Gegenkonten der Umsatzbuchungen fest. M√∂glich sind die Kontenrahmen SKR03 und SKR04.

Anforderung Leistungsnachweis: Hier k√∂nnen Sie die Standardeinstellung zur Anforderung der Leistungsnachweise in Ihrem Unternehmen festlegen. Mehr dazu unter ‚Festlegung der Einstellungen f√ľr Leistungsnachweise‘.

Rechtliche Hinweise / MwSt. / Zahlungsbedingungen: Hier kann ein Freitext festgelegt werden, der im Fu√übereich der Rechnungen erscheint. Hier k√∂nnen beispielsweise auch Hinweise auf eine Abtretungserkl√§rung eingef√ľgt werden, die der Kunde anstatt einer separaten Abtretungserkl√§rung unterschreiben kann.

Steuerdaten

Die meisten ambulanten Betreuungsdienste sind nach ¬ß4 Nr. 16 Satz 1 UStG umsatzsteuerbefreit. Somit k√∂nnen hier diese Umsatzsteuerbefreiung f√ľr die Rechnungen Ihres Dienstes eingestellt werden, sowie die anderen Umsatzsteuerdaten eingestellt werden.

Stammdaten: Produktportfolio

√úber den Men√ľpunkt ‚ÄöProdukte‚Äė k√∂nnen Sie Ihr Produktportfolio anpassen und neue Produkte anlegen.

Produkte sind durch eine Reihe von Merkmalen bestimmt. Mit Hilfe dieser Merkmale k√∂nnen Sie flexibel Produkte entsprechend Ihrer Anforderungen definieren und so PflegeDigital weitgehend auf Ihren Dienst anpassen. 

Die Produktdefinition ist ausschlaggebend daf√ľr, wie die Produkte in Betreuungspl√§ne und Besuche eingeplant werden, wie diese dokumentiert werden und wie diese Abgerechnet werden. So werden beispielsweise die Produkte, die unterschiedlichen Kostentr√§gern zugeordnet sind, in der Abrechnung auch unterschiedlichen Rechnungen zugeordnet. Somit wir der Struktur der Kostenerstattung √ľber die Strukturierung der Produktanlage Rechnung getragen.

Folgende Produktmerkmale bestimmen ein Produkt:

  • Produktart: Die Art des Produktes, also Zeitleistungen, Zuschl√§ge, Einzelleistungen, Leistungskomplexe
  • Produktname: Dieser Name wird intern in PflegeDigital verwendet um bei der Auswahl der Produkte diese zu unterscheiden
  • Produkt Beschreibung: Beschreibung des Produktes, die intern verwendet wird
  • Rechnungstext: Dieser Text wir verwendet, um das Produkt auf der Rechnung zu benennen. Der selbe Rechnungstext kann f√ľr unterschiedliche Produkte verwendet werden, beispielsweise wenn die gleiche Leistung √ľber unterschiedliche Kostentr√§ge√§ger abgerechnet werden
  • Dokumentationstyp: Hier weisen Sie dem Produkt ein Dokumentationsformular zu
  • Kostentr√§ger: Die Art der Abrechnung SGB V, SGB XI oder Privatleistung. Die Zuordnung einer SGB XI Leistung zu den unterschiedlichen Abrechnungsparagrafen des SGB XI erfolgt erst bei der Rechnungslegung
  • Dauer: Die geplante Dauer der Leistung. Bei Zeitleistungen ist dies die Mindestdauer der Leistung. Die tats√§chliche Planungsdauer f√ľr die Leistung wird erst bei der Betreuungsplanung individuell festgelegt
  • Die Abrechnungseinheit: Abgerechnet werden kann nach St√ľck, nach minute, je angefangene 5min, je angefangene 15min, je angefangene Stunde,je Punkt oder je km.
  • Der Preis pro Einheit
Stammdaten: Pflegedienstleitung

Unter dem Men√ľpunkt ‚ÄöPflegedienstleitung‚Äė erhalten Sie die M√∂glichkeit, Ihre Mitarbeiter mit Leitungsverantwortung anzulegen und zu aktualisieren. Die Rolle der Pflegedienstleitung hat neben der Pflegeplanung, Besuchsplanung und der Abrechnung vor allem die Aufgabe, die Stammdaten der Mitarbeiter, Kunden und Bezugspersonen auf den aktuellen Stand zu halten. Besondere Sorgfalt muss hierbei auf die Erstellung der Beziehungen zwischen Mitarbeitern, Kunden und Bezugspersonen gerichtet werden, da diese die Datenfreigabe steuern.

Mit dem Button oben rechts können Sie eine weitere Person mit Leitungsaufgaben anlegen. Die Daten zur Anlage sind weiter unten im Einzelnen beschrieben.

Ganz rechts in der Zeile der einzelnen Personen mit Leistungsverantwortung befinden zich zwei Schaltflächen, um die Angaben zum Mitarbeiter zu bearbeiten oder den Mitarbeiter zu deaktivieren.

√úber das Pop-up Menu oben rechts kann zur √úbersichtlichkeit die Ansicht auf aktive und inaktive Mitarbeiter begrenzt werden.

Das Stiftsymbol f√ľhrt zur Maske zur Aktualisierung der Mitarbeiterdaten, der Papierkorb zur Deaktivierung. Bitte beachten Sie, dass die Mitarbeiter aus Gr√ľnden der Revisionssicherheit nicht gel√∂scht, sondern nur deaktiviert werden. Eine sp√§tere Reaktivierung ist m√∂glich. Wenn ein Mitarbeiter deaktiviert wird, hat er keinen Zugang mehr zum System und den Daten im System.

Persönliche Details:

Hierbei handelt es sich um die pers√∂nlichen Daten des ersten Dienstleiters / der ersten Dienstleiterin, der / die angelegt wird. Diese Person hat dann die Aufgabe, weitere Benutzer anzulegen. Es kann sich hierbei um den Inhaber oder Gesch√§ftsf√ľhrer des Dienstes handeln, dies ist aber nicht zwingend der Fall.

Heimatadresse

Die Heimatadresse ist die Anschrift Ihres Mitarbeiters.

Kontaktdaten

Hier werden die Kontaktdaten des Mitarbeiters festgelegt.

Arbeitsorganisationsdaten

Hier werden die Arbeitszeitdaten des Mitarbeiters festgelegt. Diese haben heute noch keine Bewandtnis im System, und sind somit auch keine Pflichtdaten. Die Daten werden f√ľr zuk√ľnftige Softwarefunktionen ben√∂tigt werden.

Daten von Pflegekräften zuordnen

Sie können eine Dienstleitung einzelne Pflegekräfte zuordnen und so eine einfache Teamstruktur abbilden. Dienstleiter haben nur Zugriff auf Alltagsbetreuer und Pflegekräfte, die ihnen zugeordnet sind.

Admin-Setup

Nur Dienstleiter, die als Admin freigeschaltet sind, können Unternehmenseinstellungen ändern. So können Sie verhindern, dass Angestellte versehentlich Unternehmensdaten verändern.

Stammdaten: Pflegekräfte

Unter dem Men√ľpunkt ‚ÄöPflegekr√§fte‚Äė erhalten Sie die M√∂glichkeit, Ihre Alltagsbetreuer anzulegen und zu aktualisieren. Die Alltagsbetreuer haben die M√∂glichkeit, Pflegepl√§ne und Besuche zu erstellen, √§ndern und abzusagen, sowie Besuche durchzuf√ľhren und zu dokumentieren. Zus√§tzlich k√∂nnen Alltagsbetreuer ihre pers√∂nlichen Daten √ľber die Mobile App √ľber den Men√ľpunkt ‚ÄöProfil‚Äė im Einstellungsmen√ľ √§ndern.

WICHTIG: Die iOS and Android Mobile Apps sind speziell auf die Aufgaben der Pflegekr√§fte zugeschnitten und stehen auch nur diesen zur Verf√ľgung.

Mit dem Button oben rechts können Sie eine weitere Alltagsbetreuer anlegen. Die Daten zur Anlage sind weiter unten im Einzelnen beschrieben.

Ganz rechts in der Zeile der einzelnen Personen mit Leistungsverantwortung befinden zich drei Schaltflächen, um die Angaben des Mitarbeiters zu bearbeiten, eine Abwesenheit des Mitarbeiters einzutragen (Urlaub oder Krankheit) oder den Mitarbeiter zu deaktivieren.

√úber das Pop-up Menu oben rechts kann zur √úbersichtlichkeit die Ansicht auf aktive und inaktive Mitarbeiter begrenzt werden.

Das Stiftsymbol f√ľhrt zur Maske zur Aktualisierung der Mitarbeiterdaten, das Mitarbeitersymbol zur Eingabe einer Abwesenheit und der Papierkorb zur Deaktivierung. Die Eingabe der Abwesenheit eines Mitarbeiters ist weiter unten im Detail erkl√§rt. Bitte beachten Sie, dass die Mitarbeiter aus Gr√ľnden der Revisionssicherheit nicht gel√∂scht, sondern nur deaktiviert werden. Eine sp√§tere Reaktivierung ist m√∂glich. Wenn ein Mitarbeiter deaktiviert wird, hat er keinen Zugang mehr zum System und den Daten im √ľber die Web-App oder die Mobile-App. Da von vorneherein keine Daten auf den Mobilger√§ten lokal gespeichert werden, ist es nicht notwendig manuell Daten von den Endger√§ten zu l√∂schen. Mitarbeiter k√∂nnen durch zur√ľcksetzen des Schalters wieder aktiviert werden.

Persönliche Details

Hierbei handelt es sich um die persönlichen Daten des Alltagbetreuers.

Heimatadresse

Die Heimatadresse ist die Anschrift Ihres Mitarbeiters.

Kontaktdaten

Hier werden die Kontaktdaten des Mitarbeiters festgelegt.

Arbeitsorganisationsdaten

Hier werden die Arbeitszeitdaten des Mitarbeiters festgelegt. Diese haben heute noch keine Bewandtnis im System, und sind somit auch keine Pflichtdaten. Die Daten werden f√ľr zuk√ľnftige Softwarefunktionen ben√∂tigt werden.

Stammdaten: Patienten

Unter dem Men√ľpunkt ‚ÄöPatienten‚Äė erhalten Sie die M√∂glichkeit, Ihre Kunden anzulegen und zu aktualisieren. Au√üerdem haben Sie hier die M√∂glichkeit, Pflegepl√§ne f√ľr Ihre Kunden zu erstellen, dem Kunden Mitarbeiter zuzuweisen, QR-Codes zum Check-in / Check-out herunterzuladen und die Einladungs-e-Mails zu versenden.

Mit dem Button oben rechts k√∂nnen Sie eine weitere Kunden anlegen. Die Daten zur Anlage sind weiter unten im Einzelnen beschrieben. Oberhalb von der Auflistung der Kunden befindet sich ein Drop-Down Menu, mit dem Sie die Anzeige auf aktive, bzw. inaktive Kunden filtern k√∂nnen.

Ganz rechts in der Zeile der einzelnen Kunden befinden sich sechs Schaltfl√§chen, um die Angaben zum Kunden. 

Bedeutung der Symbole:

  • Stift: zu bearbeiten der pers√∂nlichen Daten
  • Auge: QR Codes zum Check-in/ Check-out herunterzuladen
  • Einladungs-e-Mail versenden
  • MA Symbol: Mitarbeiter zuzuweisen
  • Kalender: Pflegepl√§ne zu erstellen
  • Papierkorb: Kunden zu deaktivieren


Wenn ein Kunde deaktiviert wird, hat er keinen Zugang mehr zum System und kann auch von den Mitarbeitern nicht mehr f√ľr Besuche ausgew√§hlt werden. Kunden k√∂nnen durch Zur√ľcksetzen des Schalters reaktiviert werden.

WICHTIG: Um ein versehentliches Deaktivieren eines Kunden zu vermeiden, k√∂nnen Kunden nur deaktiviert werden, wenn keine weiteren Besuche geplant sind. Aktive Besuche finden Sie √ľber die Ansicht der laufenden und geplanten Pflegepl√§ne des Kunden.

Persönliche Daten

Hierbei handelt es sich um die persönlichen Daten des Kunden.

Anforderung Leistungsnachweis: Hier k√∂nnen Sie die Einstellung zur Anforderung der Leistungsnachweise f√ľr diesen Kunden festlegen. Mehr dazu unter ‚Festlegung der Einstellungen f√ľr Leistungsnachweise‘.

Heimatadresse

Die Heimatadresse ist die Straßenanschrift des Kunden. Diese Adresse wird von PflegeDigital zur Berechnungen der geplanten Fahrtzeiten herangezogen und erscheint in der Routenplanung auf dem Mobilgerät des Mitarbeiters.

Postanschrift

Die Postanschrift ist die postalische Anschrift Ihres Kunden, beispielsweise falls zentrale Briefkästen verwendet werden.

Die Postanschrift kann durch setzen der Checkbox ‚ÄöIdentisch mit der Anschrift zu Hause‚Äė √ľbernommen werden. Hierbei wird im Moment des Setzens der Checkbox die Heimatanschrift √ľbernommen. Falls sich die Heimatanschrift √§ndert, muss die Checkbox erneut aktiviert werden, um die korrigierten Daten zu √ľbernehmen.

Rechnungsadresse

Die Rechnungsadresse kann von der Heimatadresse abweichen, beispielsweise wenn Rechnungen zu Bezugspersonen geschickt werden sollen. Diese Anschrift wird verwendet, um Ihre Privat- oder Zuzahlungsrechnungen zu adressieren.

Die Rechnungsadresse kann durch setzen der Checkbox ‚ÄöIdentisch mit der Anschrift zu Hause‚Äė √ľbernommen werden. Hierbei wird im Moment des Setzens der Checkbox die Heimatanschrift √ľbernommen. Falls sich die Heimatanschrift √§ndert, muss die Checkbox erneut aktiviert werden, um die korrigierten Daten zu √ľbernehmen.

Versicherungsdaten

Die Versicherungsdaten des Patienten steuern die Rechnungslegung f√ľr den jeweiligen Kunden.

Versicherungsstatus: Die Rechnungen von gesetzlich versicherten werden an die jeweilige Kranken- und Pflegeversicherung adressiert, die Rechnungen von privat versicherten und Selbstzahlern an die Rechnungsanschrift.

ID-Versicherungsvertrag: Die ID des Versicherungsvertrages ist f√ľr die gesetzlichen Kranken- und Pflegekassen ma√ügeblich f√ľr die Zuordnung der Rechnungen zum Kunden. Sie kann der Versichertenkarte entnommen werden.

Die Festlegung der Daten der Kranken- und Pflegeversicherung kann auf zwei Wege erfolgen:

  • Automatische Bestimmung der Kostentr√§ger: Wir empfehlen ausdr√ľcklich diesen Weg zur Bestimmung der Kostentr√§ger. Die Versicherung wird durch die IK-Nummer der Krankenkassenkarte identifiziert, die zugeh√∂rige Pflegeversicherung bestimmt und die Rechnungen in Abh√§ngigkeit der Art der Leistung (¬ß39, ¬ß45a, ¬ß45b) an die entsprechenden Papierannahmestellen adressiert.
  • Manuelle Anlage der Kostentr√§ger: Alternativ zur automatischen Bestimmung der Kostentr√§ger k√∂nnen die Daten der Kranken- und Pflegekassen auch manuell erfasst werden. Eine Austeilung der Rechnungen nach Art der Leistung auf unterschiedliche Papierannahmestellen ist hierbei jedoch nicht m√∂glich.


Die automatische Bestimmung der Kostenträger erleichtert die Kundenanlage bei gesetzlich versicherten erheblich. Sie benötigen nur die Daten von der Krankenversicherungskarte:

  • IK Nummer der Versichertenkarte oder der Krankenversicherung
  • Nummer des Versicherungsvertrages
  • Die Region, in der die Leistung erbracht wird

Wenn Sie nun den Schalter ‚Kostentr√§ger Bestimmung‘ auf ‚Ja‘ setzen werden die Daten der Kranken- und Pflegeversicherung automatisch bestimmt. Sollten von der Anschrift der Pflegeversicherung abweichende Papierannahmestellen definiert sein, so werden die Rechnungen automatisch an diese adressiert.

WICHTIG: Zur automatischen Bestimmung der Kostentr√§ger nutzen wir Daten, die vom GKV-Spitzenverband zur Verf√ľgung gestellt und regelm√§√üig aktualisiert werden. Diese Aktualisierung nehmen wir zentral vor. Allerdings kann es in Ausnahmef√§llen vorkommen, dass Daten unvollst√§ndig oder falsch sind. Sollte eine Kranken, oder Pflegeversicherung die Zahlung einer Rechnung verweigern, bitten wir Sie, sich unter admin@pflegedigital.net an uns zu wenden. Wir werden die korrekten Daten in Erfahrung bringen und unsere Datenbank entsprechend aktualisieren. Dies kommt allen Kunden zu Gute.

Unterhalb der Versicherungsdaten finden Sie das Feld ‚Kundennummer‘.Tragen Sie hier die Kundennummer des Kunden in Ihrem Buchhaltungssystem. Diese Kundennummer wird im DATEV Export f√ľr Privat- und Zuzahlungsrechnungen des Kunden verwendet.

Pflegedaten

In den Pflegedaten werden eine Reihe von Informationen zur Pflegehistorie und Betreuung abgelegt. Die Informationen in den Feldern ‚Diagnosen‘ und ‚Bemerkungen‘ sind f√ľr die Alltagsbetreuer auf den Mobilger√§ten zug√§nglich, so dass wichtige Informationen zu Besonderheiten im h√§uslichen Umfeld oder wichtige medizinische Informationen (z.B. Allergien) mitgeteilt werden k√∂nnen.

Die Pflegedaten umfassen den Pflegestatus des Kunden, sowie weitere Informationen zum Zutritt zur Wohnung.

Buchhaltungsdaten

In den Buchhaltungsdaten finden Sie das Feld ‚Kundennummer‘. Tragen Sie hier die Kundennummer des Kunden in Ihrem Buchhaltungssystem. Diese Kundennummer wird im DATEV Export f√ľr Privat- und Zuzahlungsrechnungen des Kunden verwendet. In Zukunft wird dieses Feld auch zur direkten Synchronisation der Kundennummern bei einer direkten Anbindung von Buchhaltungssystemen genutzt.

Umgang mit der Geolokalisation von Kunden

Zur Bestimmung der Fahrzeiten und in Zukunft der Fahrstrecken zwischen Kunden, m√ľssen diese geolokalisiert werden, d.h. der Adresse wird ein physikalischer Ort zugewiesen. 

Im einfachsten Falle erfolgt die Geolokalisation einer Kundenanschrift bei der Kundenanlage oder Kundern√§nderung automatisch √ľber die Google Eingabehilfe der Anschrift. Wenn Sie eine Anschrift eingeben, diese vom System erkannt wird und Sie auf die vorgeschlagene Anschrift klicken, wird diese automatisch √ľbernommen.

Allerdings gibt es durchaus F√§lle, in denen Anschriften in Google nicht verf√ľgbar sind oder nicht richtig erkannt werden. In diesen F√§llen k√∂nnen die Anschriften dennoch gespeichert werden, allerdings f√ľhrt dies zu Fehlern in der Fahrzeitenberechnung, bzw. in der Zukunft bei weiteren Funktionen, beispielsweise der automatischen Fahrzeiten und Entfernungsberechnung. Daher informiert das System im Falle einer Anschrift, die nicht geolokalisiert werden kann.

Wenn Sie in Zukunft die Funktionen, die auf der Geolokalisierung beruhen nutzen m√∂chten, bzw. die Fahrzeiten korrekt in der Verf√ľgbarkeitspr√ľfung ber√ľcksichtigen m√∂chten, gehen Sie bitte im Falle der Fehlermeldung wie folgt vor:

  1. √Ėffnen Sie die Karte durch Klicken auf den Karten Pin rechts von der Eingabe der Anschrift. 
  2. Schieben Sie durch ein- und auszoomen und verschieben auf der Karte den Pin auf die geographische Position des Einsatzes. Dieser Ort wird f√ľr die Bestimmung der Fahrzeiten und der Entfernung verwendet.
  3. Schließen Sie das Kartenfenster.
  4. Geben Sie die Anschrift ein, die nicht erkannt werden kann. Das System behält die Position des Pins aus Punkt 2 zur Bestimmung der Fahrzeiten bei.
Stammdaten: Angehörige

Unter dem Men√ľpunkt ‚ÄöAngeh√∂rige‚Äė erhalten Sie die M√∂glichkeit, Ihre Bezugspersonen Ihrer Kunden anzulegen und zu aktualisieren. So k√∂nnen Angeh√∂rige, auch wenn die entfernt leben, die Betreuungsleistungen verfolgen und mit Ihnen in Kontakt treten.

Mit dem Button oben rechts können Sie eine weitere Bezugsperson anlegen. Die Daten zur Anlage sind weiter unten im Einzelnen beschrieben.

Mit dem Pop-up Menu oben Rechts können Sie die Anzeige auf derzeitig aktive und nicht mehr aktive Angehörige einschränken. Nicht mehr aktive Angehörige können auch wieder aktiviert werden.

Ganz rechts in der Zeile der einzelnen Angehörigen befinden zich drei Schaltflächen, um die Angaben zur Bezugsperson zu bearbeiten oder die Bezugsperson zu deaktivieren.

Das Stiftsymbol f√ľhrt zur Maske zur Aktualisierung der Daten der Bezugsperson, das e-Mail Symbol l√∂st das Versenden der Einladungs-Mail aus und deaktiviert Papierkorb den Angeh√∂rigen. Bitte beachten Sie, dass die Personen aus Gr√ľnden der Revisionssicherheit nicht gel√∂scht, sondern nur deaktiviert werden. Eine sp√§tere Reaktivierung ist m√∂glich. Wenn eine Bezugsperson deaktiviert wird, hat sie keinen Zugang mehr zum System und den Daten im System.

Wenn ein Kunde deaktiviert wird, hat er keinen Zugang mehr zum System und kann auch von den Mitarbeitern nicht mehr f√ľr Besuche ausgew√§hlt werden. Kunden k√∂nnen durch Zur√ľcksetzen des Schalters reaktiviert werden.

Persönliche Daten

Hierbei handelt es sich um die persönlichen Daten der Bezugsperson.

Heimatadresse

Die Heimatadresse ist die Anschrift der Bezugsperson.

Kontaktdaten

Hier werden die Kontaktdaten der Bezugsperson festgelegt.

Bezugsperson – Patientenbeziehung

Hier werden die Beziehungen zu Ihren Kunden festgelegt. Eine Bezugsperson kann mehreren Kunden zugeordnet werden. √úber diese Beziehung wird der Zugang zu den Kundendaten hergestellt und gesteuert.

Festlegung der Einstellungen f√ľr Leistungsnachweise

In den Unternehmenseinstellungen, sowie in den Patientendaten k√∂nnen die Einstellungen f√ľr Leistungsnachweise eingerichtet werden.

Die Einstellungen f√ľr Leistungsnachweise werden sowohl auf Unternehmensebene, als auch auf Kundenebene festgelegt. Als Standard folgen alle Kunden den Einstellungen f√ľr Ihr Unternehmen, es k√∂nnen jedoch abweichende Einstellungen vorgenommen werden, beispielsweise wenn der Kunde die Leistungsnachweise nicht selbst sofort unterschriebt.

Auf Unternehmensebene gibt es folgende Einstellmöglichkeiten:

  1. Nicht benötigt: Wählen Sie diese Option, wenn sie die Funktion nicht nutzen möchten.
  2. Jeder Besuch: Wenn Sie diese Funktion wählen, wird ein Leistungsnachweis am Ende des jeden Besuches angefordert.
  3. Letzter Besuch des Monats: Wenn Sie diese Funktion w√§hlen, wird ein Leistungsnachweis nur am Ende des letzten Besuches des Monats f√ľr den gesamten Monat angefordert.

Auf Kundenebene stehen folgende Optionen zur Verf√ľgung:

  1. Firmeneinstellungen: In diesem Fall werden die Unternehmenseinstellungen angewendet.
  2. Nicht benötigt: Abweichend von den Unternehmenseinstellungen wird bei diesem Kunden kein Leistungsnachweis angefordert.
  3. Jeder Besuch: Abweichend von den Unternehmenseinstellungen wird ein Leistungsnachweis am Ende des jeden Besuches angefordert.
  4. Letzter Besuch des Monats: Abweichend von den Unternehmenseinstellungen wird ein Leistungsnachweis nur am Ende des letzten Besuches des Monats f√ľr den gesamten Monat angefordert.
Zuordnung Dienstleiter РPflegekräfte

Um eine einfache Teamstruktur abzubilden, k√∂nnen √ľber den Men√ľpunkt ‚ÄöPflegedienstleitung‚Äė Mitarbeiter dem Alltagsbetreuer zugeordnet werden. Dies Zuordnung steuert den Zugang zu den Patientendaten und die M√∂glichkeiten der Pflege- und Besuchsplanung:

  • Nur dem Dienstleiter zugeordnete Mitarbeiter k√∂nnen f√ľr Betreuungseins√§tze eingeplant werden.
  • Nur Patienten, die den Alltagbetreuern zugeordnet sind, sind f√ľr ihn sichtbar.

Um einem Dienstleiter einen Mitarbeiter zuzuordnen, klicken Sie auf das Stiftsymbol im Pflegedienstleitungsbildschirm. Unten in den Stammdaten Einstellungen der Dienstleiter werden die jeweiligen Alltagsbetreuer zugeordnet.

Als Standard sind einem neuen Dienstleiter alle Alltagsbetreuer zugeordnet. Diese Zuordnung kann nach Wahl herausgenommen werden.

Zuordnung Patient ‚Äď Mitarbeiter

√úber den Men√ľpunkt ‚ÄöPatienten‚Äė k√∂nnen Mitarbeiter dem Patienten zugeordnet werden. Diese Zuordnung steuert den Zugang zu den Patientendaten und die M√∂glichkeiten der Pflege- und Besuchsplanung:

  • Nur dem Patienten zugeordnete Mitarbeiter k√∂nnen f√ľr Betreuungseins√§tze eingeplant werden. Somit k√∂nnen beispielsweise kleine Teams gebildet werden, die sich um einen Patienten k√ľmmern.
  • Nur dem Patienten zugeordnete Mitarbeiter k√∂nnen f√ľr Besuche bei dem Patienten ausgew√§hlt werden werden, beispielsweise per Drag&Drop im Kalender oder in der Pflegeplanung
  • Nur dem Patienten zugeordnete Mitarbeiter k√∂nnen aus der Besuchsdokumentation heraus individuelle Nachrichten erhalten. Somit wird sichergestellt, dass sch√ľtzenswerte Informationen aus der Dokumentation versehentlich an falsche Personen gesendet wird.
  • Nur dem Patienten zugeordnete Mitarbeiter k√∂nnen Patientendaten einsehen.

Um einem Patienten einen Mitarbeiter zuzuordnen, klicken Sie auf das Mitarbeitersymbol. Sie kommen nun auf einen Bildschirm, in dem die bereits festgelegten Beziehungen angezeigt werden. √úber das Papierkorbsymbol k√∂nnen Sie eine bestehende Beziehung aufheben. √úber den Button ‚ÄöPflegekr√§fte zuweisen‚Äė oben rechts √∂ffnen Sie ein Pop-Up Fenster, in dem Sie die Mitarbeiter ausw√§hlen.

Über Drag&Drop können Sie die Reihenfolge der zugeordneten Mitarbeiter ändern. Es ist sinnvoll, den primär dem Patienten zugeordneten Mitarbeiter an die oberste Stelle der Liste zu bewegen. Diese Reihenfolge wird an anderer Stelle der Software wiederverwendet, was die Anlage der Betreuungspläne erleichtert.

Zuordnung Angehörige РKunden

√úber den Men√ľpunkt ‚ÄöAngeh√∂rige‚Äė k√∂nnen diese dem Kunden zugeordnet werden. Diese Zuordnung steuert den Zugang zu den Patientendaten und Abrechnungsinformationen des Kunden

Um einem Angehörigen einen Kunden zuzuordnen, klicken Sie in der Auflistung der Angehörigen auf das Stiftsymbol. Unten in den Stammdaten Einstellungen der Angehörigen werden die jeweiligen Kunden zugeordnet.

Hierbei gibt es zwei Zugangsniveaus:

  1. Angehörige mit einer einfachen Beziehung zum Kunden, beispielsweise Nachbarn, freiwillige Helfer, etc. Diese haben lediglich Zugang zum Nachrichtensystem, zu den Besuchen und der Besuchsdokumentation.
  2. Dar√ľber hinaus gibt es die M√∂glichkeit Angeh√∂rigen zus√§tzlich Zugang zu den Rechnungsinformatrionen zu geb√§ren, beispielsweise f√ľr Angeh√∂rige mit Vertretungsbrerechtigung.
Betreuung- und Besuchsplanung
Betreuungsplanung erstellen oder ändern

Die Erstellung der Betreuungsplanung erfolgt √ľber das Kalendersymbol rechts in der √úbersicht der Patienten.

Der Bildschirm zur Betreuungsplanung hat drei Bereiche:

  • Den Button zur Erstellung eines neuen Pflegeplans
  • Den Button zum Erstellen eines neuen Kunden
  • Die √úbersicht √ľber die bestehenden Betreuungs- bzw. Pflegepl√§ne
  • Die Eingabe von Abwesenheiten der Patienten

√úber das Pop-up Menu oberhalb der Liste der Pl√§ne oben rechts k√∂nnen Sie die Ansicht auf vergangene Pl√§ne, laufende Pl√§ne und zuk√ľnftige Pl√§ne filtern. So behalten Sie leicht die √úbersicht.

In der √úbersicht der bestehenden Pflegepl√§ne k√∂nnen √ľber die Symbole rechts:

  • Die Besuche einzelner Betreuungs- oder Pflegepl√§ne angezeigt werden.
  • Die Pflegepl√§ne ge√§ndert werden
  • Die Pflegepl√§ne gel√∂scht werden

Das √Ąndern oder Erstellen eines Betreuungsplanes erfolgt auf gleiche Weise in zwei Schritten. Im ersten Schritt wir der Betreuungsplan angelegt, im zweiten Schritt erfolgt die Verf√ľgbarkeitspr√ľfung f√ľr die einzelnen Besuche.

Zum Anlegen des Betreuungsplans beginnen Sie der Auswahl der Alltagsbetreuer √ľber das Drop-down Men√ľ ‚ÄöPflegekr√§fte ausw√§hlen‚Äė. Die Pflegekr√§fte erscheinen hier in der Reihenfolge, wie sie in der Zuordnung von Patienten und Mitarbeiter angegeben ist. Rechts von dem Drop-down Men√ľ der Mitarbeiter k√∂nnen Sie sich einen schnellen √úberblick √ľber die Zeitpl√§ne des jeweils ausgew√§hlten Mitarbeiters machen.

WICHTIG: Nur die Alltagsbetreuer, die dem Patienten zugeordnet sind, werden hier angezeigt. Sollten keine Alltagsbetreuer angezeigt werden, bzw. ein Alltagsbetreuer fehlen, so √ľberpr√ľfen Sie bitte die Zuordnung der Mitarbeiter.

Über die Datumsfelder werden die Start- und Enddaten der Betreuungsplanung festgelegt. Hierbei gibt es zwei unterschiedliche Möglichkeiten:

  1. Eingabe einer Besuchsserie mit einem Enddatum. Dies ist beispielsweise sinnvoll, wenn sich eine Leitung nur √ľber einen begrenzten Zeitraum erstreckt, beispielsweise nach einer Krankheit.
  2. Eingabe einer Besuchsserie ohne Enddatum. Hier werden zun√§chst Besuche bis zum Ende des 6. Monats in die Zukunft geplant. Wird die Besuchsserie nicht abgesagt, so wird Monat f√ľr Monat ein weiterer Monat hinzugeplant. Gegebenenfalls m√ľssen dann Verf√ľgbarkeitkonflikte manuell gel√∂st werden.

WICHTIG: PflegeDigital erlaubt keine Pflegeplanung in die Vergangenheit. Wird also ein Pflegeplan f√ľr einen Besuch am Morgen am Nachmittag ge√§ndert, so muss das Startdatum auf den folgenden Tag gesetzt werden.

Die Besuche des Pflegeplans werden als wiederkehrende Besuche angelegt. Folgende Auswahl ist möglich:

  • T√§glich: Die Besuche werden t√§glich, 7 Tage pro Woche geplant
  • Monatlich: Die Termine werden auf einen bestimmten Tag es Monats geplant.
  • W√∂chentlich: Die Besuche werden w√∂chentlich an den ausgew√§hlten Wochentagen geplant. Durch Eingabe es Wochenrhythmus k√∂nnen wiederkehrende Besuche in einw√∂chigen, zweiw√∂chigen, dreiw√∂chigen,…Wiederholungen geplant werden.

Als nächstes werden die Produkte ausgewählt. Über die Auswahl der Produkte wird auch die Dauer des Besuchs bestimmt. An dieser Stelle ist es sinnvoll, Zuschläge, beispielsweise Fahrtkostenpauschalen, bereits mit anzulegen, so dass sie nach dem Besuch bereits in der Abrechnung erscheinen.

Im Kommentarfeld k√∂nnen √ľber die Eingabe von Freitext Bemerkungen hinzugef√ľgt werden, beispielsweise welche T√§tigkeiten konkret ausgef√ľhrt werden sollen oder ob Besonderheiten bei dem Patienten zu beachten sind. Diese Informationen erscheinen in den Besuchsinformationen auf den Mobilger√§ten der Mitarbeiter.

√úber den Button ‚Äöweiter‚Äė erreicht man den zweiten Schritt der Pflegeplanung.

Im zweiten Schritt der Pflegeplanung ist die Verf√ľgbarkeitsplanung. Die einzelnen Besuche erscheinen gr√ľn markiert, wenn das Zeitfenster unter Ber√ľcksichtigung der Fahrzeit verf√ľgbar ist. Sollte entweder der Patient oder der Mitarbeiter nicht verf√ľgbar ist, m√ľssen die Termin hier umgeplant werden. Alternativ k√∂nnen andere Uhrzeiten oder ein anderer Mitarbeiter ausgew√§hlt werden. √úber das Kalendersymbol √∂ffnet man den Kalender des Mitarbeiters, um so einen √úberblick √ľber die verf√ľgbaren Termine zu erhalten. 

Die neu gew√§hlte Uhrzeit oder der neue Mitarbeiter k√∂nnen dann √ľbermittelt werden und wenn der Termin verf√ľgbar ist, erscheint der Besuch in gr√ľn. Wenn alle Besuche gr√ľn markiert sind, k√∂nnen die Besuche best√§tigt werden und erscheinen dann im Kalender.

Betreuungspläne und Besuche mit Zeitleistung

Besuche mit Zeitleistung können sowohl in der Mobile App, als auch in der Web-App erstellt und geändert werden. Hierbei ist die Dauer der Zeitleistung frei wählbar. Die Abrechnung erfolge gemäß der im Produktportfolio eingestellten Zeiteinheiten.

Zeitleistungen k√∂nnen in PflegeDigital mit variabler Dauer angelegt werden. Wenn Sie einen Betreuungsplan anlegen oder √§ndern, bzw. einen einzelnen Besuch √§ndern, k√∂nnen Sie √ľber das Feld ‚Dauer‘ die Dauer der Leistung flexibel festlegen.

Wichtig: Die f√ľr eine Zeitleistung herangezogene Dauer in der tats√§chlichen Besuchsdurchf√ľhrung ergibt sich aus der Zeitdifferenz von Check-in und Check-out Zeit. Somit ist die Zeitleistung nur mit Zuschl√§gen und nicht mit Einzelleistungen oder Leistungskomplexen kombinierbar; dies w√ľrde in der Gesamtbetrachtung der Besuchsabrechnung keinen Sinn ergeben.

Besuche mit Fahrtleistungen

Besuche mit Fahrtleistungen k√∂nnen sowohl in der Mobile App, als auch in der Web-App erstellt und ge√§ndert werden. Eine Fahrtleistung ist dabei ein Zuschlag, der mit dem Dokumentationsformular ‚Fahrtleistung‘ verkn√ľpft ist (siehe Produktportfolio).

Eine Fahrtleistung beinhaltet nur die zus√§tzlichen Informationen um f√ľr einen Kunden gefahrene km mit dem Kunden abzurechnen, beispielsweise um f√ľr einen Kunden einzukaufen oder f√ľr einen Apothekengang. 

Die Arbeitszeit f√ľr diese Fahrt ist nat√ľrlich von einer Reihe von Faktoren, wie z.B. dem Verkehr abh√§ngig und sollte somit im Besuch zus√§tzlich als Zeitleistung geplant und dokumentiert werden. 

Patientenabwesenheit eintragen

Solle ein Patient f√ľr einen vor√ľbergehenden Zeitraum nicht betreut werden k√∂nnen oder wollen, beispielsweise bei Urlaub, Angeh√∂rigenbesuch oder Krankenhausaufenthalten, so k√∂nnen die Besuche √ľber diesen Zeitraum abgesagt werden.

√úber das Kalendersymbol werden die Start- und Enddaten der Abwesenheit ausgew√§hlt und dann √ľber den Button ‚Äö√úbermitteln‚Äė die Besuche f√ľr den ausgew√§hlten